vraag & antwoord

Ik wil een vergadering op band opnemen en het verslag later uitwerken. Hoe doe ik dat het beste?

Vergaderen

Het voordeel van een opname is dat je de uitspraken altijd nog kunt naluisteren en dat je  ‘bewijsmateriaal’ hebt wanneer vergaderdeelnemers terugkomen op hun uitspraken. Het enige wat je kunt doen is de apparatuur van tevoren goed testen. Wordt het geluid hard genoeg opgenomen? Zijn er geen storende achtergrondgeluiden in de vergaderruimte? Het beste is om diverse […]

Het voordeel van een opname is dat je de uitspraken altijd nog kunt naluisteren en dat je  ‘bewijsmateriaal’ hebt wanneer vergaderdeelnemers terugkomen op hun uitspraken. Het enige wat je kunt doen is de apparatuur van tevoren goed testen. Wordt het geluid hard genoeg opgenomen? Zijn er geen storende achtergrondgeluiden in de vergaderruimte? Het beste is om diverse microfoons aan te sluiten wanneer de geluidskwaliteit onvoldoende is.

Er zitten ook nadelen aan opnemen. Deelnemers blijken soms minder vrijuit te praten (psychologisch effect). Verder blijkt uit de praktijk en volgens ervaren notulisten dat een vergadering opnemen omslachtiger en tijdrovender is dan notuleren tijdens de vergadering. Wanneer je opneemt speel je eigenlijk de hele vergadering opnieuw af, waarbij je dan toch nog moet opschrijven wat de kernzaken zijn. Een snellere methode om te notuleren is met de laptop, maar daar heb je apparatuur (laptop, software) voor nodig en bij voorkeur een korte training.

Reageer op dit artikel