vraag & antwoord

Waarom is het belangrijk om in de notulen te vermelden dat een vergaderaar voortijdig de vergadering verlaat?

Vergaderen

Vooral in vergaderingen waar het noodzakelijk is dat het quorum aanwezig is (het aantal leden dat aanwezig moet zijn wil een besluit rechtsgeldig zijn) is het zeker belangrijk dat deelnemers aan de vergadering en lezers van het verslag kunnen vaststellen of dat het geval is geweest. Stel je voor dat mevrouw De Vries onverwacht de vergadering verlaat […]

Vooral in vergaderingen waar het noodzakelijk is dat het quorum aanwezig is (het aantal leden dat aanwezig moet zijn wil een besluit rechtsgeldig zijn) is het zeker belangrijk dat deelnemers aan de vergadering en lezers van het verslag kunnen vaststellen of dat het geval is geweest. Stel je voor dat mevrouw De Vries onverwacht de vergadering verlaat tijdens de bespreking van een gewichtig agendapunt, en haar afwezigheid zou nu net tot gevolg hebben dat het quorum ontbreekt, dan is het besluit dat genomen wordt tijdens haar afwezigheid dus niet rechtsgeldig. Als de notulist echter niet vermeldt dat mevrouw De Vries halverwege dat agendapunt de vergadering verliet, dan lijkt het alsof mevrouw De Vries mede dat besluit heeft genomen en kunnen er achteraf problemen ontstaan. Dus let als notulist goed op in vergaderingen waar het belangrijk is dat het quorum aanwezig is, zoals bestuursvergaderingen. Dergelijke informatie kun je halen uit het huishoudelijk reglement of de statuten van een vergadering. Uiteraard is het aan de voorzitter om in de gaten te houden of het quorum aanwezig is. maar als notulist kun je natuurlijk ook actief zijn hierin. Je begrijpt dat het daarom ook belangrijk is om in dergelijke vergaderingen de lijst van aan- en afwezigen goed bij te houden en te vermelden in de notulen.

Reageer op dit artikel