vraag & antwoord

Wat doe je als iemand de tekst van letterlijk opgetekende notulen helemaal verandert?

Vergaderen

Het komt voor dat de voorzitter of deelnemers van de vergadering de notulen nakijken en het opeens niet meer achter gedane uitspraken staan, of iets willen toevoegen, wijzigen of verzachten. Dat is eigenlijk niet de bedoeling. Jouw notulen bevatten als het goed is altijd concrete gegevens (dus geen emoties of stemmingmakerij). Je gaat uit van wie, wat, […]

Het komt voor dat de voorzitter of deelnemers van de vergadering de notulen nakijken en het opeens niet meer achter gedane uitspraken staan, of iets willen toevoegen, wijzigen of verzachten. Dat is eigenlijk niet de bedoeling. Jouw notulen bevatten als het goed is altijd concrete gegevens (dus geen emoties of stemmingmakerij). Je gaat uit van wie, wat, waar en hoe, kortom van feiten en van wat gezegd is tijdens de vergadering (en niet erna). De taak van de voorzitter (dat kan bijvoorbeeld een manager zijn of een afdelingshoofd), is om de notulen te controleren op onjuiste feitelijkheden. Een kleinigheid toevoegen hoeft geen probleem te zijn. Het gaat echter te ver dat er opmerkingen worden toegevoegd die niet gemaakt zijn of zaken worden verdraaid of in een andere context worden geplaatst.

Jij hebt als notulist je taak gedaan, de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke en goedgekeurde notulen ligt echter bij de voorzitter en deelnemers. Als zij wijzigingen maken en die erkennen, dan is dat hun besluit. De notulist valt dit niet te verwijten. Wel zou je deze gang van zaken eens aan de orde kunnen stellen. De notulen moeten immers een weergave van de vergadering zijn en niet de mening van een persoon vertegenwoordigen, zeker niet als die naderhand gevormd is. In een volgende vergadering kan men toch weer punten oppakken?

Reageer op dit artikel