vraag & antwoord

Ik wil bij mijn vergaderverslag lijsten gaan gebruiken, of zelfs alleen nog maar een lijst als verslagvorm hanteren. Wat zijn precies de verschillen tussen de lijsten en is het mogelijk om een lijst als enige verslagvorm te gebruiken?

Vergaderen

Het is heel verstandig om als bijlage bij je verslag lijsten op te nemen. Het is voor de deelnemers prettig: zij zien in 1 oogopslag wat er afgesproken is en jij behoudt ook het overzicht. Je kunt gebruikmaken van een afsprakenlijst en/of een actiepuntenlijst. Een afsprakenlijst bestaat uit 3 kolommen: 1 – nummer van de […]

Het is heel verstandig om als bijlage bij je verslag lijsten op te nemen. Het is voor de deelnemers prettig: zij zien in 1 oogopslag wat er afgesproken is en jij behoudt ook het overzicht. Je kunt gebruikmaken van een afsprakenlijst en/of een actiepuntenlijst.

Een afsprakenlijst bestaat uit 3 kolommen:
1 – nummer van de afspraak,
2 – datum van de vergadering waarin de afspraak is gemaakt,
3 – de formulering van de afspraak.

In een afsprakenlijst leg je de afspraken vast van een vergadergroep. Hierbij kan het gaan om zowel procedurele afspraken (niet meer bellen tijdens de vergadering) als voortgangsafspraken (op 1 december de 2e fase van project Alfa afronden). Zo blijft de vergadering continu herinnerd aan de afspraken die in het verleden zijn gemaakt. Als afspraken herzien worden of niet meer van toepassing zijn, verdwijnen ze van de lijst. Omdat dit niet vaak gebeurt, zul je niet zo snel ‘gaten’ in de nummering aantreffen.

Voorbeeld

Nummer Datum Afspraak
1 03-01-09 Vakantieaanvragen voor zomerperiode moeten in het vervolg voor 1 april worden ingediend bij het afdelingshoofd.
2 19-01-09 Stageaanvragen voor onze afdeling worden voorlopig niet ingewilligd door gebrek aan begeleiding van stagiair(e)s.

Als er acties worden afgesproken, kun je ook een actiepuntenlijst gebruiken.
Daarop staat:
– de datum waarop de actie is afgesproken,
– het nummer van de actie,
– wie de actie onderneemt,
– wanneer de actie klaar moet zijn.

Een actiepuntenlijst dient als geheugensteun voor de te ondernemen acties (‘Wat heb ik ook alweer beloofd?’) en om de voortgang te controleren (‘Heeft X gedaan wat hij heeft beloofd?’).

Het grote verschil met de afsprakenlijst is dat de nummers van de acties niet opeenvolgend zijn. De acties die uitgevoerd zijn, zijn van de lijst gehaald. Je kunt een uitgevoerde actie in de lijst ook markeren door deze te cursiveren, voordat je deze actie bij een volgende versie eraf haalt. Zo houdt iedereen overzicht.

Voorbeeld

Nummer Datum Wie Wat Wanneer
3 09-01-09 JZ inventariseert bestaande procedures 06-02-09
11 16-01-09 DW laat nieuwe werkvoorschriften drukken 05-03-09
12 30-01-09 LJ neemt contact op met juridische zaken over contract met extern bureau 05-03-09
13 06-02-09 PM geeft schriftelijk commentaar op rapport SDIN 99 30-03-09
15 06-02-09 DW brengt cursuswensen in kaart voor 2009 07-05-09

Een afsprakenlijst en een actiepuntenlijst kun je als bijlage bij het verslag meesturen. Het betekent wel extra werk: de afspraken en acties staan immers ook in het verslag. Maar als je eenmaal gewend bent aan de lijsten, wil je niet meer zonder. Bij een eenvoudige vergadering (bijvoorbeeld het wekelijkse afdelingsoverleg) kun je de lijsten ook als enige verslagvorm gebruiken. Dan vervalt het traditionele verslag. Ik geef in die situatie echter de voorkeur aan een aandachtspuntenlijst.

In een aandachtspuntenlijst vermeld je:
– het onderwerp,
– welke bijzonderheden niet over het hoofd mogen worden gezien,
– de eigenaar/trekker van het onderwerp en eventueel het tijdstip waarop dat onderdeel klaar moet zijn.

De lijst wordt vervolgens in elke vergadering behandeld; nieuwe informatie voeg je toe aan de lijst. Het is dus in feite een afspraken- en actiepuntenlijst ineen! Ideaal als je wekelijks vergadert en het zonde van je tijd vindt om de hele ochtend te besteden aan het uitwerken van je aantekeningen.

Voorbeeld

Onderwerp Bijzonderheden Eigenaar/Datum gereed
Huisstijlcommissie Huisstijlcommissie vormen, bevoegdheden vastleggen, medewerkers erbij betrekken (acceptatie) Henk/sep 2008
Imago Huidige imago, gewenste imago? In overleg met DIR Mike/nov 2008
Voorschriften Wat vastleggen? Vormgeving en briefconventies? Op welke tekstsoorten van toepassing? Sandra/feb 2009
Handboek Huisstijl Concept maken, commentaar vragen + verwerken. Sandra en Shekhar/apr 2009
Introductie Huisstijl zorgvuldig introduceren. Medewerkers en DIR hier nauw bij betrekken. Presentaties en workshops. Denk aan automatisering! Henk/aug 2009
Huisstijlbegeleider Begeleider benoemen; vraagbaak, toezichthouder en probleemoplosser. Henk/aug 2009

Tips voor een vruchtbare vergadering
Checklist Effectief vergaderen
Vergaderproblemen oplossen
Reserveren van een vergaderlocatie
Boek: Handboek notuleren
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel