vraag & antwoord

<strong>Effectief vergaderen: drie basistips</strong>

Vergaderen

Drie basistips voor effectief vergaderen

Stuur elke deelnemer vooraf de belangrijkste informatie

Veel tijd gaat namelijk verloren door hardop denken en informatie-uitwisseling tijdens de vergadering. Daarom kun je de belangrijkste informatie het beste per mail naar de deelnemers sturen.

Bereid je voor
Bepaal van tevoren de belangrijkste doelen van de vergadering en stel een korte agenda op die binnen de gestelde tijd behandeld kan worden. Meld begin- en eindtijd en zorg dat je op tijd begint en eindigt. Nodig alleen de mensen uit die echt nodig zijn en die zelf baat hebben bij de vergadering. Anderen hebben wellicht genoeg aan de stukken vooraf en de notulen achteraf.

Voorzitter zorgt voor dynamiek
De voorzitter motiveert de aanwezigen voor de doelen van de vergadering, maar respecteert ook hun andere bezigheden. Sluit elk agendapunt af met een samenvatting en zeg duidelijk: wie, wat, waar, wanneer en hoe? Rond duidelijk af en probeer de instemming te krijgen van alle deelnemers.
Mocht een agendapunt onverhoopt meer tijd in beslag nemen, dan bekijkt de voorzitter of dit punt in een kleinere groep of op een volgende vergadering besproken kan worden. Lukt dat niet? Dan zal een ander punt minder tijd krijgen. Als de vergadering echt langer moet duren, vraag dan toestemming van alle aanwezigen en maak duidelijk dat het een uitzondering is.

Tips voor een vruchtbare vergadering
Vergaderproblemen oplossen
Effectief vergaderen
Sneller vergaderen: voor jou en je manager
Reserveren van een vergaderlocatie
Boek: Vergaderingen… regel je zo! (gratis e-book)
Training: Efficiënt notuleren

Reageer op dit artikel