vraag & antwoord

Waarom is de aandachtspuntenlijst voor een projectgroep zo handig?

Vergaderen

Als je een projectgroep notuleert, willen de deelnemers graag binnen een paar uur het verslag ontvangen. Het is namelijk een werkdocument waarmee ze aan de slag moeten en ze kunnen daar geen dagen op wachten. De deelnemers zitten ook niet te wachten op een verslag van drie A4’tjes.

Waarom is de aandachtspuntenlijst voor een projectgroep zo handig?

Het moet beknopt en exact zijn. Je kunt natuurlijk een afsprakenlijst en een actiepuntenlijst gebruiken. Maar dan heb je nóg twee lijsten. Als je een aandachtspuntenlijst gebruikt, combineer je deze lijsten. Op een aandachtspuntenlijst vermeld je namelijk wat er is afgesproken en wie wat gaat doen.

Adviseer de aandachtspuntenlijst

Het kan echter ook zo zijn dat je merkt dat je verslag nauwelijks gelezen wordt. Heel frustrerend! Je hebt je uiterste best gedaan en dan zie je dat de deelnemers alleen maar de actiepunten doornemen. ’Wat had ik ook alweer moeten doen voor vandaag?’ Stap dan in je rol als adviseur en breng het ter sprake: stel voor om een beknoptere verslagvorm te gebruiken, een aandachtspuntenlijst. Dat scheelt jou veel tijd, maar ook de deelnemers hebben er baat bij. Ze hebben immers minder leestijd
nodig.

De aandachtspuntenlijst in drie kolommen

  1. Onderwerp: het agendapunt
  2. Bijzonderheden: wat wordt er over gezegd
  3. Wie/wanneer: wie moet wat doen voor wanneer

Elke vergadering borduur je voort op de aandachtspuntenlijst van de vorige vergadering. Actiepunten die voltooid zijn, haal je eraf en ook zaken die er niet meer toe doen verwijder je. Je slaat de lijst als volgt op: jaar-maand-dag-naam vergadering. Bijvoorbeeld: 2017-08-28-PGZ. Omdat je iedere aandachtspuntenlijst onder een nieuwe datum opslaat, staan alle lijsten bij elkaar in de cloud of op de server.

Hieronder zie je een voorbeeld:

Aandachtpuntenlijst
Onderwerp Bijzonderheden Wie/wanneer
pr-commissie Er is ruimte voor een account-medewerker voor 24 uur. Peter stelt een profielschets accountmedewerker op. Hij mailt hem door naar team Peter 20-04-20..
Voorschriften Het is niet duidelijk wat de projectgroep moet vastleggen: vormgeving en briefconventies? Op welke tekstsoorten moet het van toepassing zijn? Jeanette zoekt dit uit. Jeanette 20-4-20

Auteur: Marjolein de Jong | Zij geeft onder meer de training Effectief notuleren op de laptop en schreef het boek Notuleren, zo doe je dat.

Handig sjabloon

Actielijst in Excel [sjabloon, Vakbase]

Reageer op dit artikel