artikel

De do’s en don’ts van e-mailbijlagen (met tips)

Taal en communiceren

Offertes, foto’s, persberichten, spreadsheets: je verstuurt het allemaal even gemakkelijk als bijlage bij je e-mails. Maar deze bijlagen hebben voor- en nadelen. Een aantal do’s en don’ts op een rijtje.

De do’s en don’ts van e-mailbijlagen (met tips)

Voordelen

Het grootste voordeel van bijlagen is dat je in deze documenten meer opmaakmogelijkheden hebt dan in een e-mailbericht. Je kunt je huisstijl gebruiken, opsommingen mooi vormgeven en illustraties toevoegen. Dit komt je tekst, vooral als die wat uitgebreider is, zeker ten goede. Bovendien bespaar je je een hoop tijd en kosten door attachments.

Nadelen

Het grootste nadeel van bijlagen is dat het voor de lezer soms veel tijd kost om ze binnen te halen. Een lange downloadtijd levert zo’n lezer veel irritatie op en dat gaat weer ten koste van de acceptatie van je tekst. Ook netwerkbeheerders zijn er vaak niet zo blij mee als je tegelijkertijd naar 40 mensen dezelfde bijlage verstuurt.
Daarnaast moet de lezer over de juiste programma’s beschikken om je bijlagen te kunnen lezen. En niet iedereen heeft de laatste versie van Word. Het document dat je zo mooi had opgemaakt, kan er wel eens heel anders uit gaan zien als de ontvanger een ander programma gebruikt.

Tips

1. Denk goed na voor je een bijlage verstuurt:

  • Hebben alle lezers er wat aan?
  • Hebben de lezers de juiste programma’s om de bijlage te openen?
  • Kan de bijlage korter of eenvoudiger?
  • Is de bijlage ook op een andere plaats te vinden, bijvoorbeeld op het intranet? Zo ja, kun je daar dan niet naar verwijzen in plaats van de bijlage te versturen?

2. Geef in het begeleidende mailtje duidelijk aan:

  • hoeveel bijlagen je toevoegt
  • hoe deze bijlagen heten
  • wat er in de bijlagen staat
  • waarom de ontvanger de bijlagen zou moeten lezen
  • voor welke datum hij dat moet doen

3. Schrijf de verwijzing naar de bijlage in de afsluiting van je mail. Zo voorkom je dat de lezer directe doorklikt naar de bijlage, zonder je bericht uit te lezen. 

4. Geef de bijlagen een ladingdekkende titel. Dus niet: O.05.23, maar wel: Offerte adviestraject ABC.

5. Schrijf de bijlage zo dat hij op het scherm goed leesbaar is. 

6. Stuur officiële documenten per post.

Bron: Handboek Secretaresse Assistent 

Reageer op dit artikel