artikel

Zo stel je een vriendelijke, maar duidelijke e-mail op

Taal en communiceren

Eén van de grootste valkuilen van e-mail is de snelheid waarmee sommige berichten geschreven en verstuurd worden. Door die snelheid en de wens om kort te zijn, kan een bericht al gauw bot overkomen. Dat is jammer, want een vriendelijke mail is vaak effectiever. Hoe zorg je voor een vriendelijke toon? Toon e-mail Dat zit […]

Zo stel je een vriendelijke, maar duidelijke e-mail op

Eén van de grootste valkuilen van e-mail is de snelheid waarmee sommige berichten geschreven en verstuurd worden. Door die snelheid en de wens om kort te zijn, kan een bericht al gauw bot overkomen. Dat is jammer, want een vriendelijke mail is vaak effectiever. Hoe zorg je voor een vriendelijke toon?

Toon e-mail

Dat zit hem vooral in de aandacht die je aan het bericht besteedt. Wanneer je je even verplaatst in de lezer en bedenkt hoe deze graag aangesproken wil worden, is er al een hoop gewonnen. Daarnaast is het handig om de e-mail na het schrijven over te lezen of te laten lezen.

Tips

Maak verder gebruik van de volgende tips:

  • gebruik als aanhef niet alleen een naam, maar zet er wat voor: geachte, beste, dag, hallo;
  • gebruik verzachtende woorden, zoals graag, helaas, alsjeblieft;
  • gebruik vraagzinnen;
  • geef argumenten of uitleg als je boodschap niet voor zich spreekt;
  • als je reageert op een bericht van de lezer, bedank hem dan voor dat bericht;
  • als je de lezer vraagt iets voor je te doen, bedank hem dan bij voorbaat;
  • gebruik niet teveel uitroeptekens of hele woorden in hoofdletters: komt schreeuwerig over;
  • formuleer beschuldigingen neutraal. Schrijf niet: U heeft niet op mijn bericht gereageerd, maar wel: Ik heb nog geen reactie van u ontvangen;
  • besluit het bericht met een groet.

Voorbeeld

Zo dus liever niet:

Ellen,

Ik kom niet op de vergadering. Laat me weten wat er besloten is.

Theo

Dit is beter:

Beste Ellen,

Helaas kan ik niet op de vergadering komen. Wil je me laten weten wat er besloten is? Alvast bedankt.

Groet,
Theo

Bron: Handboek Secretaresse Assistent

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels