nieuws

Wat je liever niet hoort op kantoor

Taal en communiceren

Van het beruchte ‘Ik wist niet dat de deadline vandaag was’ tot de uitermate domme vraag ‘Wat doet het secretariaat nou eigenlijk?’: er zijn van die zaken die je liever niet hoort op kantoor. Een overzicht.

Wat je liever niet hoort op kantoor

Wat doet het secretariaat nou eigenlijk?

Sommige mensen hebben helaas nog steeds een heel verkeerd beeld van de werkzaamheden van een secretaresse. En dan gebeurt het dus dat iemand je bovenstaande vraag stelt, notabene net nadat je een presentatie hebt gegeven over de werkzaamheden van het secretariaat (lees de column van Gaby maar in het nieuwste nummer van Management Support). Of iemand zegt tegen je ‘Joh, je hebt deze baan nou al een tijdje, jij hebt toch veel meer in je mars?’ (dat vroeg iemand aan de young professional die ik interviewde voor het aankomende aprilnummer…)

Ik hoorde dat jij zo’n Excel-expert bent, zou jij me misschien kunnen helpen met deze gegevens?

Laat ik voorop stellen: er is niets mis met je collega’s een paar tips geven. Helpen is geen probleem. Maar helaas zijn er ook van die collega’s die dat als een aanmoediging zien om jou maar sneaky de hele klus toe te spelen. Zo van ‘jij bent er goed in, doe jij het maar’. Dit gebeurt soms voor je het weet en dan zit je met de gebakken peren. Helpen is prima, maar zorg ervoor dat mensen alleen je vinger pakken en niet je hele hand.

Om 12 uur hebben we een brandoefening.

Die e-mail komt altijd net wanneer je heel druk bent en er nog tien zaken op je liggen te wachten die allemaal zo snel mogelijk afgerond moeten zijn. En dan zit je er dus niet op te wachten om mee te doen aan een ontruimingsoefening en een half uur buiten in de kou te staan. Al is veiligheid nog zo belangrijk.

Ik heb helaas wat minder goed nieuws voor je.

Deze mededeling krijg je bij voorkeur net wanneer je project is uitgezet en je achterover leunt met de misplaatste illusie dat je het nu wel even kunt loslaten. Niet dus. Niemand van je collega’s blijkt te snappen hoe het in de praktijk werkt en er komt alleen maar meer werk je kant op. Trouwens: ben ik de enige die zo’n hekel heeft aan de formulering ‘wat minder goed’? Noem het gewoon wat het is: slecht nieuws.

De koffieautomaat is stuk.

Net wanneer je een korte nachtrust hebt gehad en je die dosis cafeïne wel heel hard nodig hebt. Gelukkig heeft een collega ergens achterin een keukenkastje nog een pot instant koffie gevonden, maar dat is toch niet hetzelfde.

Ik wist niet dat de deadline vandaag was.

Nee, daarom heb je twee weken geleden tijdens de vergadering de datum uitdrukkelijk een paar keer genoemd en heb je een week geleden nog een reminder gestuurd aan iedereen dat het op tijd af moest zijn. Soms vraag je je stiekem af of mensen hun e-mail überhaupt wel lezen of dat ze bepaalde e-mails selectief negeren omdat dat hen beter uitkomt.

Ik heb toch zo’n verschrikkelijke ochtend gehad. Alles ging mis. De wekker ging vroeg, ik kreeg de kinderen niet op tijd naar school, ik gooide koffie over mijn blouse, er stond een ellenlange file en nu kan ik dat ene document nergens vinden. En ik heb het echt nodig. Ik vroeg het nog aan Annet, maar die wist het ook niet. Waarom weet niemand hier ooit wat? Kan jij me misschien helpen?

Die éne collega die vrijwel iedere ochtend aan je bureau staat met de nieuwste klaagzang uit haar repertoire. Je zit niet te wachten op al die informatie, je hebt geen zin in die negatieve energie iedere keer en je vind dat ze maar gewoon haar eigen problemen op moet lossen. En toch help je haar iedere keer weer met haar problemen, want als je dat niet doet, krijg je alleen maar meer klaagzangen over je heen.

Reageer op dit artikel