nieuws

De 5 valkuilen van secretaressen

Taal en communiceren

Perfectionisme is een eigenschap die je als managementassistent nodig hebt, maar het kan ook tegen je gaan werken. En zo zijn er wel meer eigenschappen waar je voor op moet passen. Trainer Peter Vos noemt de 5 meest voorkomende valkuilen van secretaressen én legt uit hoe je over die valkuilen heen springt.

De 5 valkuilen van secretaressen

Valkuilen van secretaressen

Kennis van je eigen gebruiksaanwijzing en die van anderen is essentieel. Ik gebruik hierbij het ezelsbruggetje SCHOP, met eigenschappen die potentiële valkuilen zijn. SCHOP staat voor:

  • Solisme
  • Creativiteit
  • Helpen
  • Optimisme
  • Perfectionisme

Solisme

Valkuil: “Ik werk het liefst/het beste in mijn eentje. Samenwerken vind ik eigenlijk een vorm van tijdverspilling. ik houd niet zo van overleggen en vergaderingen; ik vind dat ik beter mijn tijd gebruik door lekker in mijn eentje bezig te zijn. Problemen los ik het liefst zelf op. Ik worstel liever in mijn eentje aan een lastig probleem terwijl ik eigenlijk wel weet dat ik sneller de oplossing heb door iemand een vraag hierover te stellen. Ik kan me goed concentreren op een bepaald onderwerp. Storingen en schakelen van de ene klus naar de ander vreten echter veel energie. Als secretaresse ontkom ik niet aan samenwerken, maar als ik het enigszins kan voorkomen dan ga ik daar voor. Ik schakel anderen vaak te laat in en stel het informeren van anderen uit.”

Oplossing: Als samenwerken niet je ding is ga je het als secretaresse moeilijk krijgen! Samenwerken is tot op zekere hoogte te leren als je er maar vroeg genoeg mee begint. Vraag bijvoorbeeld vaker om feedback van anderen en informeer anderen eerder en vaker over wat je aan het doen bent.

Creativiteit

Valkuil: “Ik heb eindeloos veel ideeën. Vaak zorgt het uitspreken van die ideeën voor meer werk waardoor ik ze steeds minder vaak uitspreek.  Ik ben vaak met meerdere dingen tegelijk bezig en het komt regelmatig voor dat ik iets niet afmaak. Mijn gedachten dwalen wel eens af terwijl ik met een klus bezig ben. Mijn bureau is vaak een rommeltje en ik moet soms lang zoeken om iets te vinden. Ik begin soms met iets nieuws zonder het oude (helemaal) afgemaakt te hebben. Ik denk buiten bestaande kaders en spring regelmatig van de hak-op-de-tak. Als het op de ene manier niet werkt dan probeer ik een andere aanpak.”

Oplossing: Veel secretaressen erkennen weinig creatief te zijn en soms herkennen ze zich alleen in ‘negatieve’ kanten van creativiteit (bijvoorbeeld veel ideeën en weinig actie). Creativiteit is cruciaal voor secretaressen om zich staande te houden. Durf out-of-the-box te denken en handelen en laat belemmerende gedachten los.

Helpen

Valkuil: “Als iemand aan mij iets vraagt zeg ik nooit nee. Mijn eigen werk staat regelmatig onder druk door de verzoeken van de ander. Anderen komen altijd naar mij toe met hun vragen en dat geeft mij aan de ene kant voldoening maar ik ben ook regelmatig met zaken bezig die niet tot mijn werkzaamheden behoren. Of ik laat me gemakkelijk verleiden om mijn geplande werk los te laten en andere werkzaamheden op te pakken. Ik scherm mezelf onvoldoende af en er daar wordt regelmatig misbruik van gemaakt. Ik reageer meestal meteen op e-mails en verzoeken van anderen. Ik kom pas aan mijn eigen klussen toe als ik de klussen van/voor anderen heb gedaan.”

Oplossing: Het is essentieel om vanuit je eigen prioriteiten en proactieve planning te leren situationeel te helpen.

Optimisme

Valkuil: “Ik neem me aan het begin van de dag voor om enorm veel te gaan doen (een indrukwekkende actielijst). Dat lukt vaak niet, maar ik blijf er elke dag weer in volharden. Mijn collega’s waarderen me om mijn optimisme en mijn goede humeur. Zelfs als ik iets niet op tijd af heb, wordt het me vaak vergeven. Ik laat me niet snel uit het veld slaan en trek met mijn energieke houding zaken ogenschijnlijk weer recht. Ik zit regelmatig in de stress, maar laat me er niet door van de wijs brengen. Ik blijf zeggen: ”natuurlijk doe ik dat even voor je!”. Ik houd mezelf regelmatig voor de gek door te denken dat een klusje me maar 10 minuten gaat kosten, terwijl het in de werkelijkheid vaak een half uur is. De dag is meestal dan ook niet lang genoeg om alles te doen, maar ja: morgen weer een dag!”

Oplossing: Secretaressen kunnen een gezonde dosis optimisme goed gebruiken mits ze dit koppelen aan regelmatige reality checks. Evalueren, reflecteren en consequenties benoemen en vertalen in ander gedrag. Elke dag afsluiten met een reality check in plaats van in de zesde versnelling nog klussen afmaken.

Perfectionisme

Valkuil: “Ik ga elke keer voor de 10+. Ik check mijn werk meerdere malen voordat ik tevreden ben. Ik vind dat ik vaak te weinig tijd heb om de dingen echt goed te doen. Ik ervaar vaak tijdsdruk. Ik ontvang complimenten over de kwaliteit van mijn werk, maar twijfel er toch aan of het werk wel goed genoeg is. Ik geef moeilijk werk uit handen omdat ik het zelf beter kan. Ik houd het liefst zelf de touwtjes in handen waardoor er regelmatig te veel werk op mijn bordje ligt. Ik ben niet vaak echt tevreden. Ik vind het lastig feedback te krijgen. Ik neem regelmatig werk mee naar huis. In mijn opvoeding is me geleerd alles wat ik doe zo goed mogelijk te doen. Ik kan niets ‘quick & dirty’ doen. Het loslaten van perfectionisme is lastig als het in mijn genen zit. Na wat schade en schande is het me gelukt om er meer optimalist te zijn in plaats van perfectionist.”

Om je perfectionisme te beteugelen is het erg belangrijk om consequent aan verwachtingsmanagement te doen. Perfectionisten overstijgen de verwachtingen van  de ander vaak. Door regelmatig te vragen wat de ander verwacht leer je optimaler werken. Vraag ook regelmatig om feedback en leer daarvan!

Tip: Peter Vos geeft  voor Management Support ook een aantal trainingen, waaronder Proactief handelen en De secretaresse als facilitator.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels