vraag & antwoord

Hoe houd je je collega’s aan gemaakte afspraken?

Taal en communiceren

Je hebt een vergadering gehad en je denkt duidelijke afspraken te hebben gemaakt. Die staan allemaal netjes in de notulen. Toch blijkt bij de volgende bijeenkomst dat er niet gedaan is wat was afgesproken. Hoe voorkom je dit voortaan?

Hoe houd je je collega’s aan gemaakte afspraken?

Waarschijnlijk hebben de deelnemers aan het overleg niet duidelijk afgesproken wie een bepaalde taak op zich zal nemen. In het verslag staat dan bijvoorbeeld:

Er moet aan gedacht worden dat de levering op tijd de deur uit gaat.

Dat lijkt een duidelijke afspraak, maar je stimuleert niemand in actie te komen en iedereen zal denken dat een ander het wel doet. Veel beter en controleerbaarder is:

Jan zorgt ervoor dat de levering uiterlijk 20 april de deur uit gaat.

De reden dat het in eerste instantie onduidelijk bleef wie de handeling ging uitvoeren, is dat er in het verslag een zogenaamde passieve constructie is gebruikt: een zin met het werkwoord ‘worden’ erin.

Actief en passief

Actieve zin (bedrijvende vorm):

Jan schrijft het verslag.

Passieve zin (lijdende vorm):

Het verslag wordt geschreven (door Jan).

In een actieve zin staat in het onderwerp wie de handeling van het werkwoord verricht (Jan). Het gezegde geeft aan wat die persoon doet (een verslag schrijven).
Je maakt een actieve zin passief met behulp van het werkwoord worden. Het lijdend voorwerp van de actieve zin (het verslag) wordt het onderwerp van de passieve zin. De uitvoerder komt pas op het eind van de zin na het woordje door, maar kan ook worden weggelaten
Inhoudelijk gezien is er geen verschil tussen de actieve en passieve zin, maar de focus in de zin verandert wel. In de actieve zin staat de uitvoerder centraal (Jan). In een passieve zin verschuift de aandacht naar de handeling (het schrijven van het verslag). Het is minder belangrijk wie die handeling uitvoert.

Gemaakte afspraken

Bij notulen, verslagen rapporten is het storend als onduidelijk blijft wie iets gaat doen. Wees dus alert als er in een tekst passieve constructies staan, vooral als er geen ‘door…’ bij staat. Nog vager wordt het als je het woordje ‘er’ als onderwerp kiest:

Er wordt aan gewerkt.

Er moet aan worden gedacht.

In een bedrijf wil je natuurlijk niet alleen weten dat eraan wordt gewerkt of gedacht, maar ook wie eraan werken en denken.

Toonzetting

Het gebruik van de passieve vorm heeft ook een effect op de toonzetting van je tekst. Een actieve zin klinkt meestal directer, persoonlijker en daardoor vriendelijker: je hebt oog voor de mens. Een passieve zin is vaak afstandelijker, stijver en minder vriendelijk. Gebruik dus als je open en direct wilt communiceren zo weinig mogelijk passieve zinnen.

Door Hans de Groot, Van Dale, www.vandale.nl

Tip

Wil je meer leren over het correct schrijven van een tekst? Schrijf je dan in voor onze training Kei in taal. 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels