checklist

Checklist Inwerken nieuwe secretaresse

Coördineren

De functie

  • Stel het takenpakket van de nieuwe secretaresse vast.
  • Maak een checklist van alle taken die uitgelegd en toegelicht moeten worden.
  • Bepaal met wie uitgebreider kennis gemaakt moet worden.
  • Ga na welke secretaresses bij het inwerken van de nieuwe collega kunnen worden ingezet en op welke onderdelen ze kunnen worden ingezet.
  • Maak een planning voor het inwerken in overleg met alle betrokkenen. Houd hierbij rekening met het volgende:

– Plan regelmatig een evaluatie- en overlegmoment met de secretaresse in.
– Plan, in overleg met betrokken medewerkers en/of leidinggevenden, gesprekken met personen met wie uitgebreider kennis gemaakt moet worden.
– Zorg dat voor iedereen duidelijk is wie wat wanneer doet.

  • Stel een informatiepakketje samen met:

– het inwerkprogramma
– informatie over de organisatie en de afdeling
– de huisregels
– belangrijke overzichten, zoals:

  • – namen van medewerkers met functie en eventueel werkzaamheden
  • – ceen organisatieschema met afdelingen en namen van medewerkers
  • – telefoonnummers
  • – afkortingen met verklaringen
  • – voor zaken te hanteren codes

De werkplek

  • Zorg voor een passende werkplek voor de nieuwe secretaresse.
  • Bepaal wat nodig is om de werkplek op de eerste werkdag van je nieuwe collega gereed te hebben, en spreek af wie hiervoor zorgt. Denk hierbij aan:

– een schone en opgeruimde werkplek (bureau, stoel en kast)
– de aanwezigheid van een computer en telefoon die gebruiksklaar zijn
– de aanwezigheid van kleine kantoorbenodigdheden zoals pen, papier, post-its, paperclips, nietjes, schaar, plakband en dergelijke

Inwerkprogramma plannen
Afspraken maken met collega’s
Werkoverdracht voor vakantie
Boek: Ontwikkel een handboek voor je huisstijl
Training: Teamleider secretariaat

Reageer op dit artikel