nieuws

Lean werken: doe wat ertoe doet

Coördineren

Lean werken op het secretariaat: alleen nog maar bezig zijn met werkzaamheden die ertoe doen, werk dat waarde toevoegt voor de klant. Samen met anderen een proces doorlopen, verspillingen signaleren en oplossen. Zo doe je wat ertoe doet. Dat is kort en krachtig waar het om gaat bij ‘lean’. Iedereen kan ermee aan de slag, ook het secretariaat. Marianne Smits schreef er een boek over.

Lean werken: doe wat ertoe doet

Het secretariaat wordt zelden direct betrokken bij het initiatief voor lean werken. En dat is onterecht. Marianne Smits legt uit: “Het initiatief voor lean werken komt vaak van het management. Het gaat dan om de primaire processen, en daar is het secretariaat niet de spil in. Terwijl het secretariaat juíst ziet waar het anders of beter zou kunnen, want ze vormen het eind- of tussenstation van processen. Dáár is mijn boek op gericht. Als geen ander hebben ze een scherpe blik op wat goed is voor de interne en externe klant en zijn ze wars van dingen die er niet toe doen. In mijn optiek pakken zij juist snel leaner werken op.”

Lean werken op het secretariaat: instrumenten

In het boek bespreekt ze een aantal instrumenten die je kunt toepassen om zelf leaner te werken. Een kleine greep:

‘Ik ben het formulier’

In veel organisaties tieren de formulieren welig. Ook als ze niet meer up to date zijn. Maak een analyse door zelf fysiek de route te lopen die het formulier aflegt. Wat kan er beter, sneller, efficiënter?

‘5 x waarom’

Als je 5 x achter elkaar de vraag waarom stelt en je luistert naar het antwoord kom je tot de kern waarom iets gebeurt. Vraag je namelijk dóór dan kom je erachter wat het échte probleem is. Bijvoorbeeld het probleem dat de kopieerapparaten overbelast zijn omdat er door bezuinigingen een aantal zijn weggehaald. Oplossing: een andere machine die de druk wel aankan, in plaats van steeds de monteur bellen. Of: als je 5 x waarom vraagt, heb je alle criteria voor het maken van een afspraak in de agenda. Waarom nu? Waarom daar? En waarom live? Kan het ook anders, via een conference call bijvoorbeeld?

‘5 s’en’

“Kun je overal toepassen. Bekijk wat er nodig is om je werk goed te doen. Vaak staan er op een bureau hulpmiddelen uit het verleden die je niet meer nodig hebt. Haal dus overbodige zaken weg. De 5 s’en staan voor:

  • Sorteren: wat heb ik nodig? Je moet alles binnen een halve minuut kunnen vinden en terugleggen.
  • Schikken: alles heeft een vaste plek.
  • Schoonhouden: niet alleen letterlijk poetsen, maar ook zorgen dat je de standaard hanteert, dus dat je niet vervalt in oud gedrag.
  • Standaardiseren: op een prikpost in een ziekenhuis overduidelijk maken waar welke spullen horen te staan (de buisjes voor bloed), zodat je direct ziet wat er mist en aangevuld moet worden. Hetzelfde geldt voor de kopieermachine: zet er een bakje op met gekleurde kaarten zodat collega’s bij een toner die op is de juiste kleur kaart met serienummer op het secretariaat kunnen achterlaten. Zo beperk je de verstoring: anders komen er wel vijf mensen met dezelfde mededeling.
  • Stabiliseren: bedenk met elkaar dat je die 5 s’en blijft uitvoeren voor nieuwe verbeteringen. Dit kan ook in een vergaderruimte of in de ontvangsthal. Je zult merken dat mensen het leuk vinden om te verbeteren en je stimuleert de feedback.

Belang van lean werken op het secretariaat

Marianne legt het belang uit van lean: “Je gaat nadenken wat de toegevoegde waarde is van het secretariaat en of je wel met de juiste dingen bezig bent. Het vormt inspiratie voor iedere lezer: hoe je erachter komt wat er dan precies toe doet. Een secretaresse of assistant doet heel veel taken maar als je aan een manager vraagt wat hij belangrijk vindt loopt dat soms niet één op één. Pak die verspilling samen aan. Breng in beeld wat je doet en wat er werkelijk toe doet! Als je je focust, en je energie richt op dat wat er toe doet, voeg je pas echt waarde toe.”

Boek ‘Doen wat ertoe doet; leaner werken op het secretariaat’

Het boek Doen wat ertoe doet; leaner werken op het secretariaat behandelt effectief werken, gelardeerd met voorbeelden uit de praktijk. Het boek bevat behalve gereedschappen voor het opsporen van verspilling, een stappenplan, hoe je kunt beginnen, wie je kunt betrekken en hoe je dat op een goede manier doet. Het gaat in op de 7 bekende eigenschappen van Covey van effectief leiderschap. Zo leer je je grenzen te verleggen en creëer je professionele onafhankelijkheid voor jezelf.
In het laatste hoofdstuk licht Marianne Smits haar visie toe voor de toekomst van managementondersteuning: ze bespreekt de linking pin, de topper onder de ondersteuners.

Lean – de trainingen

Mariannes training Lean op het secretariaat is populair en zit altijd vol. “Dat komt denk ik omdat de deelnemers zelf allerlei verspillingen leren signaleren en er direct en energiek mee aan de slag kunnen.” Marianne is ook één van de trainers van de nieuwe training POWERlean op het secretariaat waarin je niet alleen leert hoe je processen lean kunt inrichten, maar ook welke eigenschappen ervoor nodig zijn, hoe je lean communiceert en hoe je grenzen afbakent en de juiste prioriteiten stelt.

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Marianne heeft een deel van haar tips verzameld in de e-pocket Lean werken. Je kunt deze gratis downloaden.
Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag met lean

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels