nieuws

Tips voor lean werken met minder formulieren

Coördineren

Formulieren worden gebruikt omdat ze gemakkelijk verwerkbaar zijn. Maar tegelijkertijd bieden ze weinig ruimte voor extra informatie en werken ze vertragend. Wees daarom kritisch op het gebruik van formulieren. Marianne Smits geeft 4 tips om het aantal formulieren terug te dringen.

Tips voor lean werken met minder formulieren

Het  gebruik van formulieren verschilt per organisatie. Een meer formele, strak geleide organisatie maakt meestal meer gebruik van formulieren dan een kleinere organisatie die een hoge mate van vrijheid kent. Dit geeft al iets aan over het nut van een formulier.

We gebruiken ze omdat de invulvakken aanzetten tot het volledig invullen van alle gegevens, en omdat alle informatie op dezelfde manier aangeleverd wordt. Maar juist het statische karakter zorgt ervoor dat er weinig ruimte is voor creativiteit. En als er al een vakje is voor het toevoegen van een extra antwoord, dan kan het digitale systeem vaak niet omgaan met deze ‘losse’ informatie. Bovendien werken formulieren vertragend. Je hoort regelmatig ‘je moet eerst het formulier invullen, anders kunnen we je niet verder helpen’.

4 tips voor minder formulieren

Het kan geen kwaad om kritisch te kijken naar formuliergebruik. 4 tips:

  • Start samen met je collega-managementassistenten een inventarisatie van formulieren of andere ‘hulpmiddelen’.
  • Bekijk vervolgens of ze nog een doel dienen, dus nog van toegevoegde waarde zijn.
  • Bedenk of een en ander niet eenvoudig digitaal te maken is.
  • Zijn de hulpmiddelen overbodig geworden, communiceer dit dan en laat ze vervallen.

Winst: zo bespaar je niet alleen kosten, verbonden aan de hulpmiddelen, maar je vergroot ook het werkplezier. Je collega’s zijn je dankbaar.

Bovenstaande tips komen uit het boek van Marianne Smits Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat.

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat?

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag met lean

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel