nieuws

Zelfsturing op het secretariaat

Coördineren

Zelfsturing is in opkomst, managementlagen verdwijnen en dit geeft assistant professionals de ruimte om hun werk effectiever en efficiënter te doen. En het secretariaat is bij uitstek een plek waar zelfsturing mogelijk is. Het is echter niet makkelijk. Want hoe werk je samen zonder hiërarchie en hoe bepaal je gezamenlijk de doelen, de werkwijze en ieders bijdrage?

Zelfsturing op het secretariaat

Maarten Fijnaut spreekt over zelfsturing op het Management Support Event (thema: zelfleiderschap) op 15 november 2018. Het is waardevol voor ieder team om over zelfsturing met elkaar in gesprek te gaan. Een vaste structuur om meer zelfsturend te werken is er echter niet, dat staat ook haaks op het gedachtegoed van zelfsturing. Ter inspiratie bespreek je in de workshop wel actuele praktijkvoorbeelden, om met elkaar te onderzoeken hoe dit jou kan helpen.

Verantwoordelijkheid

Zelfsturing is echt een andere manier van werken en in veel bedrijven levert het mooie resultaten op: medewerkers hebben geen last meer van verstikkende processen, kunnen sneller werken en de kans op fouten neemt af. Zelfsturing betekent echter niet dat er geen leiders zijn. Die zijn er wel, alleen niet in de traditionele vorm. Leiderschap bij zelfsturende teams is situatie-afhankelijk. De een kan nu eenmaal beter de leiding nemen in gesprek met een opdrachtgever, terwijl de ander weer beter is in het leiden van een vergadering. Dit leiderschap vraagt van ieder teamlid om verantwoordelijkheid te nemen en te geven. Als je dat niet gewend bent is dat best spannend, maar als je de resultaten eenmaal ervaart wil je niet meer terug.

In control!

Juist op het secretariaat ben je al behoorlijk actief als ‘ondernemer’. Van alle kanten komen verzoeken en vragen en je hebt veel te maken met ad-hocwerk. Een manager is vaak niet eens nodig. De stap naar zelfsturing is dan makkelijk gemaakt. Je vergroot het plezier in het werk, zowel voor jezelf als voor jouw ‘klanten’. Die merken het direct als jij zelf meer in control bent.
Maar ook als je werkt met een verantwoordelijke manager bieden de inzichten en tips handvatten om meer controle te nemen over het werk dat je doet. Om alvast een tipje van de sluier op te lichten: tips voor een ‘PROFI’-mindset, zodat je morgen al aan de slag kunt om ‘zelfsturend’ te zijn.

‘PROFI’-mindset

Pro-actief: Zorg ervoor dat je je verantwoordelijkheid neemt. Ervaar je dat iets gedaan ‘moet’ worden of dat iets beter kan? Doe dan een concreet voorstel of onderneem actie.

Reflectief: Onderzoek wekelijks met elkaar het proces, de successen en de fouten die worden gemaakt in het team. Wat kun je hiervan leren?

Objectief: Probeer je eigen kijk op de prestatie van jouw team ter discussie te stellen. Hoe ervaart de klant het? Hoe denken collega’s erover? Probeer zo objectief mogelijk te kijken en laat OMA af en toe thuis (dus: geen Oordelen, Meningen en Aannames).

Fouten maken: Als je ondernemend handelt, neem je risico’s. Weeg die goed af, maar durf vooral ook fouten te maken. Neem bewust risico om ervan te leren. Als je heel veilig blijft doen wat je deed… Dan blijf je ook krijgen wat je kreeg.

Inspireer elkaar: De meeste energie zie ik in teams waarbij teamleden elkaar echt aanvullen. Neem regelmatig de tijd om elkaar te vertellen waar jij trots op bent en welke ondersteuning je van anderen kunt gebruiken. Je brengt de kwaliteit omhoog van het team en krijgt bovendien meer energie om er gezamenlijk de schouders onder te zetten.

 

Reageer op dit artikel