artikel

Publiceren op SharePoint: de belangrijkste basistechnieken

Digitaal werken

Als je organisatie in SharePoint werkt is de kans groot dat ook het intranet en zelfs de website (extranet) in SharePoint worden gebouwd. In dat geval komt er een nieuwe taak bij voor het secretariaat: publiceren van informatie op het intranet in Sharepoint. Dit zijn de belangrijkste basistechnieken. 

Publiceren op SharePoint: de belangrijkste basistechnieken

Wie ‘in de overgang’ zit naar Sharepoint heeft met dit artikel alvast een bespreekdocument en ook de inhoud voor een trainingsvraag. Wie al stevig aan het publiceren is, kan misschien wat hiaten in de kennis vullen.

Pagina’s

In SharePoint heb je grofweg drie plekken waar je informatie kwijt kunt: een bibliotheek, een lijst en een pagina. Informatie op het intranet staat op een pagina. Net zoals een webpagina op een website. Daar kan tekst staan, maar ook foto’s, filmpjes, downloads en hyperlinks naar andere pagina’s of externe websites. Bij een SharePoint-pagina is dat precies hetzelfde.

Toevoegen of bewerken

In Microsoft-omgevingen zijn er altijd meerdere manieren om iets voor elkaar te krijgen. Voor het aanmaken of bewerken van een pagina klik je op het instellingenwieltje rechts bovenaan de pagina die je wilt wijzigen of waaraan je eentje wilt toevoegen >> kies Nieuwe Pagina of Pagina bewerken. Je komt dan in een bewerkmodus. Dat zie je ook aan het Lint (de werkbalk) dat bovenin staat.

In- en uitchecken

Een SharePoint-pagina die je hebt geopend is standaard uitgecheckt naar jou. Niemand anders kan op hetzelfde moment aan deze pagina werken. Dat is wel handig. Zelfs nadat je de pagina opslaat blijft deze uitgecheckt. Bezoekers van de site kunnen de pagina niet zien; collega contentbeheerders kunnen de pagina wel openen maar niet bewerken. In de lijst met pagina’s kan iedereen zien dat deze is uitgecheckt: er staat een groen pijltje bij het icoon en naar wie deze is uitgecheckt. Sharepoint geeft duidelijk aan in gele balken wat de status is van een document en of je er iets aan wilt wijzigen. Zo wordt er ook gevraagd of je wilt inchecken. Dat is pas zinvol als de inhoud voor publicatie geschikt is. Hij kan natuurlijk altijd nog door contentbeheerders worden gewijzigd.

Publiceren

Dit geldt voor een standaard SharePoint-team- of projectsite. Indien er een publicerende site is gemaakt dan worden de pagina’s pas voor bezoekers zichtbaar als ze na het inchecken ook nog eens gepubliceerd worden. Doe dit via het tabblad Publiceren en klik op de knop Publiceren. Soms zit er ook nog een workflow achter waarbij je kunt aangeven wanneer het artikel live mag gaan en wanneer het weer mag verdwijnen. Het grote voordeel van de publicatiemogelijkheid is dat je pagina’s kunt inchecken zodat collega’s eraan kunnen verder werken maar dat deze pagina’s nog niet voor de bezoekers zichtbaar zijn.

Gebruik hyperlinks

Niets zo vervelend als informatie die niet up to date is. Verouderd nieuws, oude behandelplannen of een handboek van vorig jaar… je wilt het allemaal niet op je intranet hebben. Maar om alle gepubliceerde pagina’s voortdurend na te moeten kijken, dat is ook nogal wat. Je lost dit op door zoveel mogelijk te verwijzen naar de plaats waar de originele informatie staat of het originele bestand. Een document in een Cloud of op Sharepoint heeft altijd een uniek webadres. Als je dit opzoekt kun je de URL bovenaan in de browser kopiëren en via Invoegen >> Hyperlink plakken op de pagina. Vink aan dat dit bestand of deze webpagina geopend wordt in een nieuw tabblad. Zo kunnen bezoekers snel weer terug naar de plek waar ze gebleven waren op het intranet. Als je naar externe webpagina’s linkt moet je zeker weten dat deze pagina live blijft en up to date wordt gehouden. Een “dode” hyperlink is onprofessioneel. Met een externe hyperlink steun je deze organisatie in haar vindbaarheid op Google. Dit kun je bewust doen bij partnerorganisaties. Laat het hen dan ook even weten. Ze kunnen er alleen maar blij om zijn!

Afbeeldingen

In de praktijk zie ik nog té veel intranetpagina’s met enkel tekst. Jammer, want het is niet aantrekkelijk om te lezen. Sterker nog: het nodigt niet uit tot lezen. Vandaar dat ik standaard minstens één afbeelding in een artikel zet. Je kunt deze uploaden van je computer of uit een Sharepoint-bibliotheek halen. Wil je een afbeelding bewerken? Klik dan het plaatje aan en klik het Tabblad open dat bovenin verschijnt. Enkele tips:

  • Laat de tekst er omheen lopen door de positie zwevend te maken.
  • Pas de grootte aan door te slepen met de formaatgrepen of handmatig de pixelgrootte te veranderen. In de praktijk is 300 x 200 veel voorkomend.
  • Wijzig de bestandsnaam in een woord waarop mensen later gaan zoeken. Doe dit in het vakje onder het tabblad afbeeldingen. Voeg ook nog een aantal trefwoorden toe bij de afbeeldingeigenschappen. Gebruik hier slimme zoekwoorden voor. Bijvoorbeeld: als je een foto van een teamuitje uploadt heeft dat vaak een bestandsnaam zoals 0012635DR.jpg. Als je hier de bestandsnaam wijzigt in ‘Teamuitje openingsceremonie’ en de zoekwoorden toevoegt ‘teamuitje, 2016, opening, teambuilding, team, teamactiviteiten’ dan komt het plaatje (en ook je informatiepagina) in het zoekresultaat als medewerkers een van de opgesomde termen intypen. Zo “vang” je mensen die zoeken op woorden die in jouw informatiestroom belangrijk zijn. Je wilt toch gelezen worden, of niet soms?

Voor een intranet hoef je geen rekening te houden met auteursrechten. Maar zodra je op een extranet gaat publiceren moet je hier wél bewust van zijn. Op Google kun je zoeken op afbeeldingen die je gratis mag gebruiken en vrij zijn van auteursrechten. Filter op rechtenvrij via Meer >> Gebruikrechten. Zoek je via Bing dan klik je op Afbeeldingen >> Licentie. Voor tekst vermeld je veiligheidshalve altijd de bron waar je deze hebt gevonden.

Samen beheren

Met een beetje geluk hoef je niet alles zelf te vullen en zijn er meerdere contentbeheerders. In dat geval is het handig om te weten dat er een overzichtslijst bestaat waarin alle pagina’s opgesomd zijn. Die vind je via het instellingenwieltje >> Inhoud van Site >> Sitepagina’s. Hier kun je ook zien wie deze heeft gemaakt en wanneer, wie de pagina de laatste keer heeft gewijzigd, of ze zijn uitgecheckt en wanneer de publicatiedatum is.

Veel plezier met je nieuwe taak als contentbeheerder of webredacteur!

Lees ook deel 1 van de tips over SharePoint: Contentbeheer in SharePoint: 5 voordelen

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels