artikel

OneNote: notitieblok delen en versiebeheer

Digitaal werken

Versiebeheer in OneNote? Jazeker! Wie al eens met OneNote te maken kreeg weet meestal ook wel dat je prima met z’n allen kunt samenwerken in dit uitgebreide notitieblok…

OneNote: notitieblok delen en versiebeheer

Ik schreef al heel wat over dit steeds populairder wordend Microsoft speeltje:

OneNote: hoe werkt het?
Tips voor vergaderen in OneNote

En wie al eens met OneNote te maken kreeg weet meestal ook wel dat je prima met z’n allen kunt samenwerken in dit uitgebreide notitieblok. Maar hoe je kunt zien of er iets is gewijzigd, wat er dan is veranderd en door wie? Dat is nog onbekend terrein, merk ik. En ja hoor: je kunt ook de vorige versies bekijken en indien nodig terug halen. We leggen het hier haarfijn uit. 

Zo deel je een Notitieblok

OneNote: locatie wijzigen van een Notitieblok

Dit artikel gaat over het samenwerken in een Notitieblok. Dit kan alleen maar als je het hebt gedeeld. Staat het Notitieblok op je lokale schijf of je Homeschijf op een netwerk dan kun je níet delen. Verplaats het of maak een nieuwe op een plek vanwaar je kunt delen, bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint Online.

Werk je nog met netwerkschijven dan kan dat ook als je het in een map plaatst op je groepsschijf en de collega’s die in het Notitieblok moeten werken ook toegang hebben tot deze map. Informatie over de locatie waar een Notitieblok staat en hoe je het kunt verplaatsen is te vinden als je met de rechtermuisknop op de naam van het Notitieblok klikt en gaat naar ‘Eigenschappen’. Staat het Notitieblok in een gedeelde map op een Netwerkschijf dan kunnen je collega’s die openen vanuit het eigen OneNote-programma. Staat het Online, dan kun je mensen uitnodigen via de knop ‘Delen’. Het e-mailadres invullen is dan voldoende om er een uitnodiging uit te gooien.  

Je merkt meteen wie er met de vingers aan heeft gezeten

OneNote: wie heeft er wat gewijzigd?

Zodra iemand in een gedeeld Notitieblok notities toevoegt worden de initialen van deze persoon toegevoegd. Dat komt omdat iedereen pas bij een Notitieblok kan als hij/zij is ingelogd. Hierdoor kan getoond worden wie er wat heeft gedaan. Heb je zelf iets gewijzigd, dan zie je je eigen naam er niet bij staan; een ander ziet jouw naam wel bij wat je hebt toegevoegd. Op de afbeelding hebben twee personen de notitiepagina aangevuld. Als je met je muis over de initialen hoovert zie je zijn/haar contactgegevens.  

Welke pagina’s zijn er gewijzigd? 

OneNote: gelezen en ongelezen pagina's

In mailboxen zijn we gewend dat je kunt zien welke berichten er nog niet zijn gelezen. Die staan namelijk vet gedrukt in de maillijst. Het bericht verandert in de status ‘gelezen’ als je dit opent of dit handmatig wijzigt met een knop. In OneNote werkt het precies hetzelfde. Op de afbeelding zie je gelezen secties (bijvoorbeeld ‘input mailing’) en ongelezen secties (bijvoorbeeld ‘voorbereiding’). In deze laatste sectie zijn er 2 pagina’s ongelezen. Open ze of gebruik je rechtermuisknop om deze op gelezen te zetten (of de sneltoets Ctrl+Q).  

De geschiedenis controleren van je Notitieblok

OneNote: alle geschiedenis

Om nog efficiënter te werk te gaan en zo snel mogelijk de input van je collega’s te checken is er een heuse tab ‘Geschiedenis’ toegevoegd aan het Lint. Daar kun je bijvoorbeeld met de knop ‘Alle ongelezen pagina’s checken’ van de ene naar de andere ongelezen pagina gaan. Of, indien gewenst, met één klik alle ongelezen notities meteen op gelezen zetten.

Als je enkel interesse hebt in wat er binnen een bepaalde periode is gewijzigd kun je daarop filteren via het tabblad ‘Geschiedenis’ en de knop ‘Recente wijzigingen’. Ook leuk is dat je kunt filteren op auteur. Zo zoek je met één klik meteen alle wijzigingen die een bepaalde collega heeft aangebracht (bijvoorbeeld de projectleider).

OneNote geeft natuurlijk alleen maar een lijst met namen van wie er überhaupt iets heeft toegevoegd. Je bepaalt hierbij zelf of je de aantekeningen op meerdere Notitieblokken, sectiegroepen, secties of pagina’s wilt zien. 

OneNote: versiebeheer

OneNote: versiebeheer

In dezelfde tab ‘Geschiedenis’ staat ook een knop voor versies van Notitiepagina’s. Iedere keer als iemand wat toevoegt wordt er ongemerkt een versie gemaakt en bijgehouden. Klik op de knop ‘paginaversies’ om een lijstje te openen met alle versies. Er is aangegeven wie er wanneer iets heeft gewijzigd. Vanzelfsprekend kun je versies verwijderen en oudere versies herstellen (van een oude versie de meest recente maken). Wil je om een of andere reden de oude versies voorgoed verwijderen dan kan dat ook. 

Ooit heb je de prullenbak nodig 

Een notitie is snel (per ongeluk) weggegooid. Geen probleem, via de tab ‘Geschiedenis’ en de knop ‘Prullenbak’ is een lijst met weggegooide sectiegroepen, secties en notities te zien. Je kunt ze één voor één herstellen als je wilt. Het is niet mogelijk ze automatisch op de oude plek terug te zetten. Je moet ze kopiëren en zelf terugzetten.

De prullenbak is geen onderdeel van je OneNote-programma, maar van je Notitieblok zelf. Ieder Notitieblok heeft zijn eigen prullenbak (recycle bin) die een onderdeel is van het Notitieblok bestand *.one. Mocht je dit ‘bestand’ tegenkomen op de fysieke plek waar je Notitieblok staat, dan mag je die dus niet weggooien. Staat het Notitieblok in OneDrive of een Site van SharePoint Online dan volgt het ook het ‘opruimbeleid’ van 60 dagen: na 60 dagen in de prullenbak wordt een pagina verwijderd! 

Auteur: Roel Peeters

Reageer op dit artikel