artikel

Versnel je PowerPoint-werk

Digitaal werken

Wil jij ervoor zorgen dat als medewerkers in je organisatie een PowerPoint-presentatie maken, deze aan de huisstijl voldoet? Dan maak je waarschijnlijk een sjabloon. Als je het helemaal goed wilt aanpakken, combineer je dit met het maken van een diamodel. Eenmalig even wat werk, maar het bespaart je daarna een veelvoud aan tijd.

Versnel je PowerPoint-werk

Je gebruikt een diamodel om de lettertypes, kleuren, logo’s en dergelijke vast te leggen. Het grootste voordeel is dat als gebruikers een nieuwe dia toevoegen, ze automatisch een dia in die uitstraling kiezen, passend bij jullie huisstijl dus. Ze kunnen nog steeds kiezen uit de verschillende indelingen, maar de basis ligt wel vast. De gemiddelde gebruiker is bovendien niet in staat om de achtergrond te verplaatsen, logo’s te wijzigen en dergelijke.

Verschillende indelingen

Diamodel maken

Ga naar tabblad ‘Beeld’ en kies daar bij ‘Modelweergaven’ voor ‘Diamodel’. Je ziet nu de basisdia, met de verschillende indelingen eronder. Selecteer eerst de basisdia en voeg de juiste achtergrond en andere vaste elementen toe, zoals het logo. Bovendien stel je het juiste lettertype in en pas je het kleurenschema aan. Dit laatste zorgt er namelijk voor dat als de gebruiker bijvoorbeeld een grafiek toevoegt, deze de kleuren krijgt die jij vooraf hebt ingesteld.

Basisdia

Verschillende indelingen

Je ziet dat als je het diamodel hebt aangepast, de indelingen die daarbij horen automatisch dezelfde uitstraling krijgen. Nu zorg je ervoor dat iedere dia de indeling krijgt die erbij past. Wil je nieuwe indelingen toevoegen, dan kan dat bij ‘Indeling invoegen’ op het tabblad ‘Diamodel’. Hierbij is de ene dia geschikt voor een titel, een andere voor tekst, weer een andere voor afbeeldingen en natuurlijk soms voor een combinatie van deze dingen.

Verschillende indelingen in de diasorteerder

De nieuw in te voeren items, zoals tekst, afbeeldingen en grafieken voor een specifieke presentatie, kun je eenvoudig toevoegen en bewerken. Afbeeldingen die in het diamodel zijn vastgelegd, kun je in de normale weergave niet verplaatsen. Dat is prettig, want zo zorg je ervoor dat de uitstraling altijd hetzelfde is.

Ben je klaar met het bewerken van het diamodel en de verschillende indelingen, klik dan op het tabblad ‘Diamodel’ bij ‘Sluiten’ op ‘Modelweergave sluiten’. Het tabblad ‘Diamodel’ zie je alleen als je in de weergave ‘Diamodel’ zit, anders niet. Je kunt overigens ook op tabblad ‘Beeld’ bij ‘Presentatieweergaven’ kiezen voor ‘Normaal’.

Het nut van indelingen

We zien veel PowerPoint-presentaties waar de indeling ‘leeg’ is gebruikt. Om tekst te plaatsen zijn dan tekstvakken ingevoegd. Het grote nadeel van deze werkwijze is dat die tekstvakken niet ‘luisteren’ naar het diamodel. Als je dus een afzonderlijk tekstvak invoegt om een titel te maken, zal de opmaak niet zijn zoals bedoeld in de huisstijl. Het is dus van belang om titels in de daarvoor bestemde indeling te zetten en tekst ook. Als je dat doet, kun je in één klap alle titels van een presentatie wijzigen van kleur of lettertype. En stel dat je achteraf op een bepaalde dia geen titel meer wilt, dan kun je alsnog een indeling ‘titel met tekst’ gebruiken en het lege titelvak verwijderen.

Ook als je op meerdere dia’s een logo, of plaatjes of een hyperlink wilt plaatsen, kun je dat beter doen in een bepaalde indeling in het diamodel. Je hoeft dan alleen maar die indeling te kiezen en je hebt wat je nodig hebt. Je kunt achteraf iedere indeling wijzigen in een andere, mét behoud van tekst en plaatjes. Dat doe je via de knop ‘Indeling’ naast de knop ‘Nieuwe dia’.

Sjabloon maken

Als het goed is, heb je nu een presentatie met slechts 1 dia. Deze presentatie sla je nu op als sjabloon. Zou je deze namelijk opslaan als een gewone presentatie, dan is de kans groot dat iemand een specifieke presentatie maakt en deze opslaat. De volgende die een presentatie wil maken, moet dan eerst alle items verwijderen die hij/zij niet nodig heeft. Sla je de presentatie op als sjabloon, dan kan deze niet snel per ongeluk overschreven worden.

Je slaat de presentatie op als sjabloon door te gaan naar ‘Bestand’, ‘Opslaan als’. Vervolgens kies je onderaan bij ‘Opslaan als’ voor ‘PowerPoint-sjabloon’.

Opslaan als sjabloon

Meerdere versies

Wil je meerdere types presentaties hebben? Bijvoorbeeld per onderdeel van je bedrijf een aangepaste presentatie? Maak dan meerdere sjablonen. Ook kun je meerdere diamodellen in één sjabloon zetten. Hiervoor kies je in het diamodel voor ‘Diamodel invoegen’. Wanneer de gebruiker dan kiest voor ‘Nieuwe dia’, ziet hij/zij de diverse indelingen én de diverse diamodellen. Wanneer je meerdere types in één presentatie gebruikt, bestaat het risico wel dat deze door elkaar worden gebruikt.

tweede diamodel invoegen

Bestaande dia’s aan andere presentatie toevoegen

Als je een PowerPoint-presentatie hebt gemaakt via een op-en-top diamodel, zou het jammer zijn dat een kopie uit een andere presentatie alsnog je huisstijl in de war brengt. Dat hoeft niet als je de volgende werkwijze toepast: Vouw de knop ‘Nieuwe Dia’ open en kies voor ‘Dia’s opnieuw gebruiken’. Klik op de link ‘Een PowerPoint-bestand openen’. Open het bestand. Alle dia’s uit deze presentatie worden nu in een overzichtslijstje getoond. Wanneer je op een dia in de lijst klikt, wordt deze toegevoegd. En als je niet aanvinkt dat de opmaak van de bron behouden moet blijven, past de stijl zich aan je diamodel en thema aan.

Dit artikel kwam tot stand uit een samenwerking van Roel Peeters, Microsoft-adviseur & -trainer met Joyce Dunnewold, blogger op HaalmeeruitOffice.nl. Het sjabloon is gemaakt door Caatje van Walraven van Catch Company.

Reageer op dit artikel