checklist

Mailetiquette: wat kan wel en wat kan niet?

Digitaal werken

E-mails in je inbox waar alleen maar ‘ok’ of ‘doe ik’ in staat, mensen die je voortdurend in de cc zetten… Mailen, het is zo gemakkelijk nog niet voor veel mensen. In dit artikel daarom een overzicht met mailetiquette.

Mailetiquette: wat kan wel en wat kan niet?

E-mail is heel belangrijk bij onze dagelijkse werkzaamheden en het blijft een handig communicatiemedium. Maar tegelijkertijd kan een te volle mailbox ons flink wat stress opleveren. En lang niet al die mailtjes zijn even relevant: uit onderzoek blijkt zelfs dat zo’n 30% van de berichten inhoudsloos blijkt, van de categorie ‘Bedankt’ of ‘Gaan we doen’ of ‘Pakken jullie het op?’ zonder aan te geven van wie wat en wanneer wordt verwacht. Zulke mails ontstaan omdat we niet goed nadenken over het opstellen van mails of omdat we het wel gemakkelijk vinden om iets over de schutting te gooien.

Benut de kracht en vermijd de zwakte

Hoe zorg je ervoor dat je minder zinloze mails uit bovenstaand voorbeeld binnenkrijgt en hoe ga je nu op een goede manier om met het fenomeen e-mail? In het boek Wérken in plaats van e-mailen geeft trainer Bauke van Kleef een aantal belangrijke tips. Allereerst: bedenk voor dat je een e-mail opstelt of e-mail wel het juiste medium is. Gebruik e-mail waarvoor het is bedoeld. Benut de kracht en vermijd de zwakte van het medium.

  • Doen: bevestiging van afspraken, gesloten vragen stellen, informatie verstrekken, duidelijke acties uitzetten.
  • Vermijden: discussie in de e-mail, emotie in de e-mail, onduidelijke communicatie als ‘Moeten we naar kijken’ en lange e-mails zonder duidelijke acties

Kies één helder onderwerp

Geef een mail altijd een passend onderwerp mee (één onderwerp per bericht). Zorg dat het veld ‘onderwerp’ een duidelijke en treffende beschrijving bevat van de inhoud van je mail. Geef bijvoorbeeld hier al aan wat voor een soort e-mail je stuurt: Vraag, Ter informatie, Actie, Urgent. Op deze manier maak je het de lezer al een stuk gemakkelijker. Is je mail langer dan vijf regels, zorg er dan voor dat in de eerste regel al duidelijk staat waarom je mailt.

Heb je toch meerdere boodschappen te melden? Verdeel ze dan over meerdere mails. Dit is beter leesbaar en maakt het zowel voor de afzender als de ontvanger makkelijk om de mail bij het juiste onderwerp te archiveren.

Lees ook: Zo wordt je e-mail wél goed gelezen

Tip: EB-poweremails

Nog een tip van Bauke van Kleef: stuur voor korte vragen ‘EB Poweremails’. EB staat voor Einde Bericht. Stuur een korte vraag van maximaal zeven woorden alleen in het onderwerpveld en eindig het onderwerp met EB. De ontvanger weet meteen wat je van hem wilt en kan snel en gemakkelijk antwoorden. Voorbeelden:

  • Jaarverslag voorstel: graag feedback voor 3 mrt – EB
  • Statusupdate omzet 1/2014 svp – EB

Denk na over CC/BCC-gebruik

Over het algemeen zijn de volgende regels van toepassing als het gaat om de ontvangers van je e-mail:

  • AAN: de personen van wie je actie verwacht
  • CC: de personen voor wie je het bericht alleen ter informatie opstuurt
  • BCC: een zogenoemde blinde kopie naar voor de overige ontvangers onzichtbare personen. Vermijd het gebruik van bcc zoveel mogelijk.

Stuur e-mail niet naar Jan en alleman, maar alleen naar mensen die het echt moeten lezen. Een handige regel hierbij: als je voor het kopiëren van een bericht niet naar de kopieermachine zou zijn gelopen, stuur van dit bericht dan ook geen cc rond. Daarnaast hoef je niet bij alles je leidinggevende in de cc te zetten met het idee ‘Dan weet hij of zij ervan’. Veel beter is het om je leidinggevende op de hoogte te stellen van nuttige informatie in een door jouw voorbereid bilateraal overleg.

Vermijd het stellen van open vragen

Lange mails sturen met een open vraag als ‘Wat denk jij hiervan?’ zijn niet handig. Zelfs een vraag als ‘Hoe kan ik je helpen?’ is niet behulpzaam. Pak het zo aan: ‘Kan ik je helpen door a) te bellen, b) langs te komen of c) niets te doen/me afzijdig te houden?’ Dit is natuurlijk maar een voorbeeld, maar op deze manier geef je al een aantal opties aan de lezer. Dit scheelt weer nadenktijd en dus zal hij/zij waarschijnlijk ook veel sneller op je mail antwoorden.

Stop met inhoudsloze kreten

Dat gaat dan om berichten als ‘Graag gedaan’ of ‘Bedankt’. Vind je dit lastig omdat je bang bent dat je anders onbeleefd overkomt of omdat je het handig vindt een definitieve bevestiging van iemand te hebben? Vermeld dit dan van te voren in je mail. Als iets ter informatie is, is een tegenreactie niet vereist; communiceer dat dan ook. Gebruik termen als ‘Zonder tegenbericht’ en ‘Ter info’. Bedank vooraf, dat scheelt bedankmailtjes achteraf.

Boektip

Veel van deze tips komen uit de Secretaresse Assistent Wijzer Wérken in plaats van e-mailen van Marianne H.M. Smits, Ed Hartskeerl, Bouke van Kleef en Miranda Meiners. Een aanrader voor iedereen die worstelt met een overvolle mailbox. Het boek is verkrijgbaar in onze webshop. 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels