nieuws

Digitaal werken: ‘Houd je mappenstructuur beknopt’

Digitaal werken

Ze printen bijna niets meer, hebben overzichtelijke digitale archieven opgezet en delen alle documenten via Dropbox of Google Drive. Management Support interviewde een aantal secretaressen die bijna volledig digitaal werken. Vandaag deel 2 met Jacqueline Bonkenburg.

Digitaal werken: ‘Houd je mappenstructuur beknopt’

Jacqueline Bonkenburg (53 jaar) was tot voor kort voorzitter van het organisatiecomité achter het uitwisselingsprogramma LEAP van Mensa. “Dit programma zorgt ervoor dat de kennis die over de hele wereld opgedaan wordt, zo goed mogelijk wordt gedeeld met elkaar. We selecteren ieder jaar een aantal kandidaten die de vereniging vertegenwoordigen op internationale bijeenkomsten.”

Google+ en Skype

“Omdat de vereniging internationaal is, werd alles digitaal gedaan. Alles ging in Dropbox, zodat iedereen toegang heeft tot de documenten en precies wist wat de stand van zaken was. Vergaderen deden we via Google+ of met Skype; met commissieleden uit diverse werelddelen is naar elkaar toevliegen voor een bijeenkomst natuurlijk geen optie.”

Snel digitaal werken

“Ik vind het heerlijk om digitaal te werken. Je kunt alle stukken gewoon openzetten en ertussen schakelen met je muis. Notuleren op de laptop werkt ook lekker snel: ik begin al voor een vergadering met het verslag door de vaste onderdelen er in te zetten, tijdens de bijeenkomst typ ik mee en aan het eind van de vergadering ben ik meteen klaar. Ik lees het hooguit nog één keer door en dan kan het weer van mijn takenlijst af.”

Digitaal archiveren

“Ook digitaal archiveren biedt wat mij betreft alleen maar voordelen. Tijdens mijn laatste baan op tijdelijke basis als projectassistent heb ik het archief vorm gegeven; een mooie klus om te doen. Bij een digitaal archief is het van belang dat de opbouw simpel en logisch in elkaar zit. Je moet omschrijvingen in één oogopslag kunnen begrijpen en alles moet gemakkelijk te vinden zijn. Het is vast wel duidelijk: ik ben inmiddels volledig gewend aan het digitale werken en zou het niet anders meer willen. Zelfs thuis doe ik niets meer met papier, alles gaat meteen in de pc.”

Tip: tijdens de Workshopdagen op 10, 11 en 12 april kun je de workshop Digitaal archiveren volgen. 

Handige tip voor een digitaal archief

“Houd je mapstructuur beknopt. Zo’n enorme lijst met mappen en/of documenten werkt niet fijn; tijdens het scrollen lees je er gemakkelijk overheen. Probeer alles op één schermpagina te houden. Mocht dat niet lukken, maak extra sub-mappen aan.”

Aan de slag

Wil je net als Jacqueline meer digitaal gaan werken? Kijk dan eens bij de volgende trainingen:

Reageer op dit artikel