nieuws

Digitaal werken: ‘Mijn inbox is mijn actielijst’

Digitaal werken

Ze printen bijna niets meer, hebben overzichtelijke digitale archieven opgezet en delen alle documenten via Dropbox of Google Drive. Management Support interviewde een aantal secretaressen die bijna volledig digitaal werken. Vandaag deel 1 met Bianca Lok.

Digitaal werken: ‘Mijn inbox is mijn actielijst’

Bianca Lok is 32 jaar en werkt als Change Leader Service Points bij Thales Nederland. “Mijn functie heet bij ons met een mooi woord ‘Change Leader Service Points’. Op het secretariaat werken we in groepen van minimaal twee personen, een zogeheten service point. Bij alle service points kunnen collega’s om secretariële dienstverlening vragen. Ik wil zoveel mogelijk digitaal werken. Printen doe ik niet meer. Het enige papier dat ik nog gebruik, is het boekje in A5-formaat dat ik altijd op zak heb. Gewoon voor de krabbels. Ik ben gek op tekenen als ik iets probeer uit te leggen. Mijn inbox is mijn actielijst. Ik probeer het altijd zo overzichtelijk en georganiseerd mogelijk te houden.

Digitaal werken

Om op de hoogte te blijven van elkaars werk, gebruiken we het systeem Livelink om documenten te delen. Hierin hebben we ook een map aangemaakt waarin we alle informatie voor en over managementondersteuners delen. Niet alleen wat ons eigen werk betreft; ook artikelen en trends binnen het vakgebied delen we graag. Een handige manier om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen.

Meer leren over digitaal werken? Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 geeft Bouke van Kleef één van onze populaire workshops: Digitaal samenwerken

Gum en potlood

Programma’s hebben zoveel te bieden, dat vind ik een van de grote voordelen van digitaal werken. Je hebt altijd toegang tot de laatste versie, ongeacht plaats of tijd. Ideaal vind ik dat. Soms hoor ik collega’s weleens praten over vroeger, toen ze nog de agenda van de manager op het bureau kregen om de laatste wijzigingen met een gum en potlood door te voeren. Die tijden zijn gelukkig voorbij.”

Tip

Een handige tip van Bianca voor het digitaal organiseren van je werk:

“Een tip om mee te beginnen is het opruimen van je mailbox. Ik zie soms mensen die 8.000 e-mails in hun inbox hebben staan, waarvan het grootste deel nog ongelezen is ook! Dat kan zoveel efficiënter, bijvoorbeeld door digitaal te archiveren. Overzicht creëren op je pc is leuk en je zult merken dat je de printer minder vaak of zelfs helemaal niet meer nodig hebt. Mocht het toch niet lukken, dan zou ik zeker aanraden om eens een cursus te volgen. Erg leerzaam en vaak ontmoet je mensen waarmee je kennis kunt delen. Ik heb nog veel contact met mede-cursisten.”

Zie ook: workshop Digitaal Archiveren

Reageer op dit artikel