nieuws

Het verschil tussen stukken mailen en papierloos vergaderen

Digitaal werken

Je hoeft nooit meer dikke pakken papier uit te printen voor een vergadering, omdat je sinds kort de stukken gewoon naar iedereen mailt. Dat scheelt al een hoop tijd, maar het kan nóg efficiënter. Angelique Piternella legt uit waarom papierloos vergaderen verder gaat dan alleen maar stukken e-mailen.

Het verschil tussen stukken mailen en papierloos vergaderen

Op de Management Support Workshopdagen verzorgt zij de bonustrack ‘De vergadering van de toekomst is al begonnen’, waarin ze uitlegt hoe je met papierloos vergaderen de vergadering flink kunt verbeteren.

Verschillende versies

Dat gaat verder dan alleen maar stukken mailen voordat de bijeenkomst begint. “Dat is nog steeds teveel gedoe voor de secretaresse. Je hebt alle stukken verstuurd en dan zul je zien dat er een dag later weer een bijgewerkte versie komt. Dan moet je weer iedereen gaan mailen met nieuwe versies en zo blijf je bezig. Dat is voor niemand fijn. Het kost jou meer werk en vergaderdeelnemers hebben drie verschillende versies van het stuk in hun mailbox, waardoor ze de stukken gemakkelijker door elkaar gaan halen.”

Aandacht

Bovendien kost het openen van de stukken veel tijd in de vergadering zelf. “Als ik een mail krijg met vijf verschillende bijlagen, moet ik die bijlagen steeds apart openen en ertussen schakelen. Dat is niet efficiënt. Ook de aandacht is weg als iedereen steeds bezig is met het switchen tussen de documenten.”

Daarnaast zit je nog met het veiligheidsprobleem, aldus Piternella. “Niet elke organisatie vindt het prettig als je bepaalde gegevens gewoon in een bijlage mailt. In principe kan iedereen die gegevens bekijken.”

Papierloos vergaderen

Maar wat is dan wel een goede oplossing? Het papierloos vergaderen compleet doorvoeren, dus met een apart programma. “Dan is alles beveiligd, zijn alle stukken bij de hand, heeft iedereen de laatste versie en kun je als secretariaat gemakkelijk documenten aanpassen. Met één druk op de knop worden de wijzigingen doorgevoerd voor iedereen. Vergaderdeelnemers kunnen nooit meer zeggen dat ze stukken niet gezien hebben of de laatste versie niet in hun mailbox gekregen hebben.”

Wil je meer leren over het doorvoeren van papierloos vergaderen en de tijdsbesparing die dat kan opleveren? Schrijf je dan in voor de bonustrack die Angelique Piternella geeft op de workshopdagen.

Steeds vaker wordt ook gebruik gemaakt van de iPad als handige tool voor papierloos vergaderen en werken. Praktische tips voor papierloos vergaderen met de iPad krijg je tijdens de training Effectiever werken met de iPad.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels