nieuws

Tips voor een digitale verbeterslag

Digitaal werken

Als secretaresse kun je een belangrijke rol spelen in de digitalisering van jouw organisatie. Hoe pak je dat aan? Waar let je op bij de aanschaf van een nieuw systeem? Hoe richt je dat systeem in? En hoe maak je persoonlijk, én samen met je manager, een digitaliseringsslag door?

Tips voor een digitale verbeterslag

Een organisatie digitaliseert op verschillende vlakken. Hoe ga je daar als secretaresse mee om? We leggen dit voor aan drie experts, namelijk Marianne Smits (innovatiecoach bij AVK Trainingen), Angélique Piternella (coach bij Share Office Support) en Peter Kager (juridisch adviseur bij ICTRecht). 

Tips aanschaf nieuwe software 

Een digitaliseringsslag begint vaak bij het aanschaffen van een nieuw systeem. Waar moet je op letten? En waar moet je rekening mee houden? 

Zorg dat je betrokken wordt bij de aanschaf van nieuwe software 
Marianne: “Er wordt soms nieuwe software aangeschaft zonder dat secretaresses daarover meedenken. Dat is een gemiste kans. Veel informatiestromen komen namelijk bij een secretaresse samen. Zij heeft daardoor een brede kijk op de zaken, en kan op een goede manier meedenken over nieuwe, nuttige functionaliteiten.” 

lean werken 
– Zet de wensen op een rij 
Marianne: “Digitaliseren is geen doel op zich. Het is een middel om processen sneller, beter en efficiënter te laten verlopen. Bedenk daarom vooraf wat je met deze digitaliseringsslag wilt bereiken. Wat zijn je wensen, en welke eisen stelt de gewenste werkwijze aan de software? Misschien besluit je bijvoorbeeld om digitaal te gaan vergaderen. Het zou jammer zijn als het dan blijft bij het aanschaffen van software en tablets, terwijl er ook gekeken kan worden naar het nut en de noodzaak van bepaalde overleggen. Weet wat jouw doel is, en ga daarvoor.” 
 
– Zorg dat een nieuw systeem een ISO-certificaat heeft 
Peter: Ga je het systeem gebruiken voor het beheren van vertrouwelijke documenten? Zorg er dan voor dat het systeem goed beveiligd is. Het is een goed teken als een systeem een ISO-27001 of ISO-27002-certificaat heeft. Maar let op, soms is slechts een deel van het systeem gecertificeerd. Ga je het systeem bijvoorbeeld gebruiken voor de opslag van data? Vraag dan of dat deel van het systeem een ISO-certificaat heeft.” 
 
Check de overeenkomst 
Peter: Het is niet verstandig om blind aan te vinken dat je akkoord gaat met de voorwaarden van een nieuw systeem. Lees de voorwaarden, en vraag eventueel een expert om advies. Waar wordt de data bijvoorbeeld gestald? Persoonsgegevens mogen alleen gestald worden in Europa. Zo niet, dan moeten daar specifieke afspraken over gemaakt worden. Check of het systeem daaraan voldoet.” 
 
– Maak afspraken over de data 
Peter: Er zijn geen wettelijke regels over wie de ‘eigenaar’ is van de data. Daar moet je dus zelf afspraken over maken. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als je een conflict krijgt met de leverancier, of als de samenwerking stopt? Krijg je de data dan terug? Of kan hij alles vernietigen? En spreek af dat de partij geen data met anderen mag delen.”

Tips inrichten nieuw systeem 

Een nieuw systeem moet op een goede, efficiënte manier ingericht worden. Zijn alle processtappen die je deed nog wel zinvol en nuttig? Of is het beter om het anders te doen? 
 
– Zorg dat je een super-user wordt 
Angélique: “De introductie van een nieuw systeem wordt soms overgelaten aan een ICT-afdeling. Dat is jammer, want een ICT-afdeling is geen gebruiker. De secretaresse zou juist de eerste moeten zijn die betrokken wordt bij de introductie van een nieuw systeem. Een secretaresse denkt namelijk in structuren, en weet waar anderen tegenaan lopen. Zo kan een secretaresse een superuser worden die anderen vooruit helpt.” 

samenwerken 
– Geef advies over de meest efficiënte werkwijze 
Marianne: “Iedere manager werkt op zijn eigen manier, en bij een secretaresse komen al die werkwijzen samen. Een secretaresse is dus de aangewezen persoon om over een uniforme werkwijze te adviseren. Zij weet welke methode het beste werkt, en het meest efficiënt is. En ze kan managers begeleiden om de overgang naar die methode te maken.” 
 
– Haal de verspillingen uit het systeem 
Marianne: “Een proces bestaat altijd uit verschillende stappen. Vraag je bij elke stap kritisch af: is het echt nodig dat we dit doen? Of kunnen we deze stap ook weglaten? Het geeft houvast om je af te vragen: zou mijn interne of externe klant hiervoor willen betalen? Of is het wettelijk verplicht? Is het antwoord ‘nee’, dan is het waarschijnlijk een overbodige stap die verwijderd kan worden. Bespreek dit altijd met iedereen die bij het proces betrokken is. Zo kom je tot de beste resultaten en werk je toe naar een lean secretariaat.”
 
– Vraag collega’s om mee te denken 
Marianne: “Ga er niet vanuit dat je alles weet, maar vraag anderen om mee te denken. Misschien constateer je bijvoorbeeld dat een verzoek voor een parkeervergunning op drie verschillende plaatsen in jouw organisatie wordt ingediend. Dat klinkt inefficiënt. Toch is daar vaak wel een goede reden voor. Vraag naar die achterliggende redenen, en zoek daar oplossingen voor. Zo voorkom je dat er zaken mis lopen, omdat essentiële stappen met de beste bedoelingen zijn geschrapt.” 
 
Durf af te wijken van de standaarden 
Marianne: “Digitaliseren betekent vaak standaardiseren. Maar houd daar niet te strak aan vast. Check geregeld of de afgesproken standaard nog wel zo efficiënt is. In veel organisaties wordt er bijvoorbeeld iedere maand een bila ingepland met een medewerker. Die overleggen gaan gewoon door, ook als de medewerker niets te vertellen heeft. In principe is het goed om elke maand tijd voor elkaar te reserveren. Plan daarom wel tijd in, maar laat de medewerkers ‘inschrijven’ voor een deel van de gereserveerde tijd. En doe dat alleen als het duidelijk is wat er besproken gaat worden. Houd bovendien het overzicht. Misschien is een bila al verschillende keren geschrapt. Dan kan het juist nuttig zijn om elkaar weer even bij te praten, ook als het lijkt alsof er weinig te vertellen is.” 
 
– Overwin de beperkingen 
Marianne: “Het is gemakkelijk om systemen de schuld te geven, als processen nog niet optimaal werken. Maar het is beter om constructief na te denken over oplossingen. Leg de problemen waar je tegenaan loopt eens voor aan de ICT-afdeling of aan de leverancier. Of vraag andere secretaresses hoe ze hiermee omgaan? Misschien loopt iedereen tegen dezelfde beperkingen aan, en kun je de problemen bundelen. Zo kun je een oplossing zoeken waar iedereen mee geholpen is.” 

Tips voor jouw persoonlijke digitale verbeterslag 

Niet alleen de organisatie digitaliseert. Je zult ook zelf, in je eigen werkzaamheden, een slag moeten maken, omdat je anders ingehaald wordt door de jongere generatie. Hoe doe je dat? 

samen2 
– Denk plaats-onafhankelijk 
Angélique: “Probeer verder te denken dan alleen je eigen werkplek. Bedenk: hoe richt ik mijn werk zo in dat ik ook ergens anders kan gaan zitten? En welke middelen kunnen mij daarbij helpen? Je hebt een andere mindset nodig om deze verandering goed door te maken.” 
Marianne: “Dit betekent ook dat je je moet afvragen of het nog wel nodig is om elkaar telkens fysiek te zien. Of is het mogelijk om digitaal te overleggen of te vergaderen? Dit is efficiënter en goedkoper, omdat je hiermee reistijd en reiskosten bespaart.” 
 
Laat oude structuren los 
Angélique: “Het is prachtig dat je in steno kunt notuleren. Maar besef dat dit niet meer de meest efficiënte methode is. Secretaresses die met een laptop notuleren, hebben de notulen na de vergadering al bijna af. Dus: probeer je oude werkmethodes los te laten, en sta open voor nieuwe werkwijzen. Anders word je op den duur door de nieuwe generatie ingehaald.” 
 
– Zorg dat je relevant blijft 
Marianne: “Door de digitalisering komen er steeds meer werkzaamheden te vervallen. Het aantal telefoontjes dat een secretaresse binnen krijgt is al drastisch afgenomen. De volgende stap is dat een manager zich afvraagt of een notulen nog wel een toegevoegde waarde heeft. Of is het voldoende als iedereen zijn eigen actiepunten noteert? Dit betekent dat je tijd overhoudt voor andere dingen. Bedenk welke werkzaamheden je extra kunt doen, om de manager nog beter te ondersteunen. Welke taken kan hij gerust aan jou overlaten? En op welke manier kun je hem extra ontlasten? Denk daar zelf over na, en ga dan het gesprek met je manager aan. Doe wat er toe doet. Zo blijf je ook in de toekomst relevant.” 
 
– Help je manager 
Angélique: “Niet iedere manager vindt het fijn om te digitaliseren. In de praktijk zijn er veel managers die bijvoorbeeld zeggen ‘doe mij toch nog maar even die vergaderstukken op papier’. Ik vind dat je managers daar niet teveel in hoeft te pamperen. Je mag daar best wel wat meer leiderschap in tonen. Vertel de manager welke voordelen het voor hém heeft om digitaal te werken, en laat zien hoe het werkt. Uiteindelijk heeft een manager hier meer aan, dan dat je constant doet wat hij van je vraagt.” 
 
– Zorg dat je over de juiste middelen beschikt 
Angélique: “Soms krijgt iedereen binnen een organisatie een mobiele telefoon of een tablet, behalve de secretaresse. Maar hoe kun je papierloos vergaderen als je zelf geen tablet hebt? En hoe kun je op afstand werken zonder mobiele telefoon? Pleit ervoor dat je de middelen krijgt die je nodig hebt om je werk goed te doen. Maar wees ook kritisch. Helaas wordt een tablet ook wel eens als een hebbedingetje gezien. Een medewerker vindt dat hij er recht op heeft, omdat de buurman er ook één heeft. Vervolgens worden de tablets alleen privé gebruikt. Daarmee verlies je je geloofwaardigheid.” 

veilig digitaal werken 
– Beveilig je tablet, telefoon en laptop 
Peter: “Mobiele apparaten kunnen gemakkelijk een keer kwijtraken. Zorg er daarom altijd voor dat ze vergrendeld zijn met een wachtwoord en een gebruikersnaam. Een hacker kan dit eenvoudig kraken. Daarom is het bovendien belangrijk om de informatie op mobiele apparaten te versleutelen. Zo kan een hacker er niets mee. En ben je toch een keer een telefoon of een USB-stick kwijtgeraakt? Meld dit dan bij de juiste persoon binnen jouw organisatie. Er staan namelijk hoge boetes op het niet melden van een datalek. En is de informatie op jouw verloren apparaat niet versleuteld? Ga dan na of er persoonsgegevens op staan, zoals contactgegevens. Je bent verplicht om de betrokken personen te informeren over dit datalek.” 
 
– Gebruik liever geen privé-telefoons, – tablets of –laptops 
Peter: “Bij zakelijke apparaten zorgt een ICT-afdeling meestal voor een goede beveiliging, bijvoorbeeld door verdachte apps en websites te blokkeren. Privé-apparaten hebben die beveiliging niet, en daardoor is de kans groter dat ze virussen bevatten. Bovendien raakt de organisatie het overzicht kwijt, als medewerkers met privé-apparaten gaan werken. Wees je daarvan bewust, en laat privé-apparatuur eventueel checken door een ICT-afdeling.” 
 
– Voorkom dat je verdrinkt 
Angélique: “De wereld is een speelhal vol met nieuwe software, en handige tools. Maar je hebt niets aan een nieuwe tool, als deze niet goed gebruikt wordt. Voer nieuwe software één-voor-één in, en zorg ervoor dat je een nieuw programma echt goed leert kennen. Ga daarna pas over op het volgende. Anders groeit het je boven het hoofd.” 
 
– Besef dat iedereen in zijn eigen tempo digitaliseert 
Angélique: “Niet iedereen kan zich meteen goed concentreren in een grote kantoortuin. En er zijn  mensen die niet alle software gebruiken, en die graag elke dag op dezelfde plek zitten, ook al zijn er flex-plekken. Kortom, sommige mensen moeten wennen aan de nieuwe situatie. Geef deze collega’s de tijd, en help hen vooruit. Digitaal werken is een zegen. Maar mensen hebben soms even de tijd nodig om eraan te wennen.”

Ook een digitale verbeterslag maken?

Wil je na het lezen van dit stuk jezelf nog verder ontwikkelen op het gebied van digitaal werken? Dan ben je aan het goede adres, want wij hebben genoeg interessante opties voor je. Denk bijvoorbeeld aan deze trainingen: Notuleren in Excel, Digitaal archiveren of Haal alles uit Office 365. Wil je nog meer de diepte in, dan is de training POWERsecretaresse Digitaal misschien wel iets voor jou.

Lees ook onze pagina over digitaal werken om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. 

Reageer op dit artikel