nieuws

Online samenwerken; van push naar pull 

Digitaal werken

Efficiënt, digitaal samenwerken draait om één ding: gericht kiezen per situatie voor het juiste communicatiekanaal. En daarvoor moet je van push- naar pull-modus komen. Waarom? En hoe doe je dat?

Online samenwerken; van push naar pull 

Trainer Inge Verweij geeft de training Power Maximaal digitaal en legt uit hoe dat werkt en waarom het urgent is: “We zijn gewend om vanuit een oude werkmethodiek te blijven werken, maar we krijgen steeds meer prikkels en er zijn steeds meer manieren om met elkaar samen te werken. Had je vroeger de brief en de telefoon, tegenwoordig heb je de mobiele telefoon, allerlei zakelijke apps, Skype, chat, WhatsApp en voor velen van ons is dat gewoon heel erg veel.”

We hebben dus last van informatie-overload. Inge: “We staan vaak in de push-modus: zenden, zenden, zenden. Daardoor krijgt iedereen verschrikkelijk veel informatie. En dat gaat tegenwerken: je raakt er gestrest van. Moet ik dát óók nog? En helaas is het zo dat de voorspelling luidt dat we binnen vijf jaar zes keer zoveel prikkels te verwerken krijgen.”

Het nadeel van mail

Je gooit een mail over de schutting en daarmee verplaats je het probleem

Mail is een handig communicatiemiddel en we zijn er inmiddels gewend aan geraakt, om niet te zeggen: verslaafd. Maar er kleven ook grote nadelen aan. Inge: “Je gooit, plat gezegd, een mailtje over de schutting en daarmee verplaats je het probleem naar de ander. Resultaat: ontplofte mailboxen en al het andere werk komt niet af, want de focus ligt op de verkeerde zaken.”

Om nog maar niet te spreken over overbodige cc’s, onduidelijke mails, gebruik van Caps Lock, uitroeptekens en emoties in een zakelijke mail… Allemaal overduidelijke no go’s. “Mail is ook niet bedoeld voor dringende zaken. Heb je een ad-hoc klus of een dringende vraag, dan heb je snel en direct contact met iemand nodig. Dan kun je beter bellen of langslopen.”

Voor de focus en rust in je werk is het beter om de hoeveelheid prikkels en informatie te beperken. Dat leidt ertoe dat jij en je collega’s efficiënter kunnen werken.

Van push naar pull: bereik de ander via het slimste kanaal

Om dat te bereiken is het noodzakelijk om van push naar pull-modus te komen. Als je van push naar pull gaat, krijg je niet langer de informatie over je uitgestort, maar ga je zelf halen wat je nodig hebt. Kies daarbij gericht voor de juiste tools en apps, en maak hier afspraken over met je collega’s. Die afspraken geven rust:

  • wat plaatsen we waar?
  • welke info delen we waar en op welke manier?
  • welke tool gebruiken we in welke situatie?

Kies het juiste medium en de juiste vorm

Inge Verweij

Inge Verweij

Wat voor wie en wanneer een handig medium is, kan dus verschillen. Het kan bijvoorbeeld een zakelijke WhatsApp-groep zijn die je met je manager, team of projectgroep vormt. “Bij AVK mailen we bijna niks meer onderling, slechts bij hoge uitzondering”, zegt Inge. “We ondervangen bijna alles met andere tools en werken efficiënt samen via Office 365. Je kunt daar ook chatten per team. Ook hebben we een zakelijke ‘noodlijn’-appgroep waarop we snel kunnen reageren als iemand een urgente vraag of een probleem heeft. Daarnaast hebben we ook een persoonlijke groep: hierin delen we onze successen, of vakantiefoto’s.”

  1. Kies de juiste tools (WhatsApp, sms, Skype for business met chatfunctie, Office 365, Microsoft Teams, Yammer, e-mail, social intranet, face-to-face).
  2. Maak hier afspraken over met elkaar.
  3. Tel uit je (tijd)winst!

Skype for business

“Bellen kan een grote stoorzender zijn, zeker nu we met zijn allen vaak in open kantoortuinen zitten. Skype for business is dan een prima tool waarmee je ook kunt chatten. In zo’n chatbericht kun je direct communiceren en reacties van anderen zien. Je kunt ook het bekende ‘duimpje omhoog’ aanklikken – zonder dat het je tijd kost om te typen – om te laten zien dat je het bericht hebt gelezen. Scheelt heel veel tijd, rompslomp en mail. Ik eindig mijn berichten daar altijd met EOM: end of message, dat is kort en duidelijk. Je hoeft niet afscheid te nemen in vier zinnen… en dat scheelt weer tijd.”

Meer weten over een digitale verbeterslag?

Lees ook het veel gelezen artikel Tips voor een digitale verbeterslag of bekijk de overzichtspagina over Digitaal werken en Mailen: drie belangrijke do’s en don’ts.

Zelf aan de slag

Leer je staande te houden in de verdere digitalisering met de training Power Maximaal digitaal van Inge Verweij (foto), Bouke van Kleef en Ed Hartskeerl op 11 september in Utrecht en 25 september in Groningen. Je krijgt concrete handvatten om voorloper te worden of te blijven. Maak jezelf toekomstbestendig en werk efficiënter en effectiever.

Reageer op dit artikel