nieuws

De handigste app: Datumprikker

Digitaal werken

Met een doelijst boordevol actiepunten zijn wat extra handjes geen overbodige luxe. Gelukkig kun je anno 2018 een beroep doen op een breed scala aan handige hulpjes. Niet via de vacaturebank of het uitzendbureau maar gewoon via de appstore. We vroegen vier ondersteuners welke app of tool hun favoriet is. Dit keer: de favoriete app van Desiree Eisenberger, Datumprikker.

De handigste app: Datumprikker
Fotograaf Herbert Wiggerman

Naam: Desiree Eisenberger
Functie: managementassistente,
Gemeente Utrecht
Favoriete app: Datumprikker

Afspraken plannen met Datumprikker

Met Datumprikker kun je afspraken plannen. Genodigden geven in een rijtje datums aan wanneer ze wel, niet of misschien kunnen. Het is een website, maar er zijn ook apps voor Android en iOS. De basisversie, voor de meeste organisaties voldoende, is gratis. Wil je je eigen logo erin, geen advertenties, cc’en, documenten beheren en maximaal duizend contacten, dan kun je een abonnement nemen. Een maatoplossing is ook mogelijk.

Zoveel mogelijk papierloos werken

“Bij de gemeente zitten alle handigheidjes die het leven van de ondersteuner makkelijker maken in het interne systeem. We werken met digiplaza, zo veel mogelijk papierloos, en dat is uitstekend geschikt om digitaal samen te werken en te archiveren. Het enige wat ik echt miste, was een goede app om afspraken mee te plannen, vooral vergaderingen waarbij ook externe partijen moeten aanschuiven. Een kind kan de was doen. Je gaat naar de site of app en schrijft op wat de bedoeling is, waar de afspraak of vergadering om draait. Dan kies je een aantal datums die passen in de agenda van degenen die erbij moeten zijn. Meestal doe ik er vier of vijf. Je voert de mailadressen in van de mensen die bij de afspraak of vergadering aanwezig moeten zijn en zij krijgen automatisch een uitnodiging om op Datumprikker aan te geven wanneer ze kunnen.”

Rood kruisje, groen v’tje en oranje kringeltje

“Dat gaat echt hartstikke makkelijk: een rood kruisje voor nee, een groen v’tje voor ja en een oranje kringeltje voor misschien. Als mensen reageren, krijg ik e-mails binnen met hun keus. Als de meeste mensen hebben gekozen, kijk ik welke datum de meeste groene v’tjes heeft. Dat gaat volgens de meeste stemmen gelden, maar natuurlijk kijk ik ook of de mensen die er echt bij moeten zijn dan kunnen. En zo kies ik de datum die de meeste mensen past. Dat werkt perfect.”

Vergaderverzoek in Outlook is veel ingewikkelder

“Vergaderverzoeken in de Outlook-agenda werken ook wel, maar alleen als je een vaste datum hebt. En mailen, pfff, ja, vier opties mailen en dan alle reacties met allerlei redenen waarom wel of niet filteren op wat dan echt kan, heen en weer mailen om duidelijkheid te krijgen en zo op de beste optie komen, dat is echt heel veel ingewikkelder. Met de 4G (de vier grootste gemeenten, red.) of de 8G, bijvoorbeeld, dan zitten er een mannetje of vijftien, twintig om de vergadertafel. Vooral bij dat soort grote vergaderingen bespaart Datumprikker ontzettend veel tijd en gedoe.”

 

Reageer op dit artikel