blog

Schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid

Geen categorie

Gezondheid, loopbaanontwikkeling en vitaliteit zorgen ervoor dat jij als secretaresse langer inzetbaar blijft, ongeacht je leeftijd. Je bent dan duurzaam inzetbaar. Door het platform duurzame inzetbaarheid zijn, in samenwerking met honderd bedrijven die duurzame inzetbaarheid hebben toegepast, vijf succesfactoren voor duurzame inzetbaarheid geformuleerd: de schijf van vijf. Hoe kun je deze succesfactoren inzetten op het […]

Schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid

Gezondheid, loopbaanontwikkeling en vitaliteit zorgen ervoor dat jij als secretaresse langer inzetbaar blijft, ongeacht je leeftijd. Je bent dan duurzaam inzetbaar. Door het platform duurzame inzetbaarheid zijn, in samenwerking met honderd bedrijven die duurzame inzetbaarheid hebben toegepast, vijf succesfactoren voor duurzame inzetbaarheid geformuleerd: de schijf van vijf. Hoe kun je deze succesfactoren inzetten op het secretariaat?

Succesfactoren

1. Betrokkenheid

Als secretaresse wil je graag de ruimte en verantwoordelijkheid krijgen om je vak uit te oefenen en daarmee een waardevolle bijdrage te leveren. Hoe zorg je ervoor dat je die ruimte krijgt en op welke manieren kun je je verder verdiepen in het vak, de organisatie en de ontwikkelingen?

  • Maak het bespreekbaar: praat met je manager, loopbaanadviseur of HR-adviseur. Geef aan dat als jij de ruimte en verantwoordelijkheid krijgt om je nog meer te kunnen
    verdiepen in de ontwikkelingen in het vak, jij jouw manager nog beter van dienst kunt zijn.
  • Plan tijd in om je te verdiepen in het vak en de organisatie.
  • Maak een plan en bekijk wat jij wilt doen: opleidingen, trainingen, workshops, seminars, coaching.
  • Maak gebruik van social media om de ontwikkelingen in het vak bij te houden. Op LinkedIn kun je een aantal groepen speciaal voor secretaresses volgen waardoor je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen in het vak. Maar ook via Twitter zijn interessante artikelen te vinden.
  • Zijn jouw secretariële vaardigheden nog op peil? Onderzoek welke onderdelen nog bijgespijkerd moeten worden en op welke manier je dit kunt doen.
  • Verdiep je in de bedrijfsprocessen. Het is niet alleen belangrijk te weten hoe de processen op jouw afdeling lopen, maar ook binnen de gehele organisatie. Van jou als secretaresse
    wordt verwacht dat je meedenkt en meepraat over zaken op managementniveau. Een manager verwacht een sparringpartner, een rechterhand. Zorg dat je op de hoogte bent. Het overleg tussen manager en secretaresse is nu belangrijker dan ooit.

2. Gezondheid

Hoe belangrijk is gezondheid voor jou? Hoe kun jij als secretaresse aan de slag met een gezonde levensstijl op het werk?

  • Verlaat je werkplek tijdens de lunchpauze. Een wandeling in de buitenlucht doet wonderen. Het maakt je hoofd leeg en zorgt ervoor dat je vol energie weer aan het werk kunt.
  • Indien mogelijk, ga dan op de fiets naar het werk. Informeer of het mogelijk is via jouw organisatie gebruik te maken van een Fietsplan.
  • Doe aan gezondheidsmanagement, zowel op het werk als privé. Eet goed, beweeg en neem voldoende rust.
  • Neem op tijd een beeldschermpauze.
  • Neem jij een gezonde hap in de kantine?

3. Ontwikkeling

  • Een goede voorbereiding van het gesprek met je manager of HR-adviseur is het halve werk. Oefen een overtuigend gesprek. Zorg dat je de antwoorden hebt op mogelijke lastige
    vragen. Laat het niet afhangen van het budget, geef aan wat de meerwaarde zal zijn als jij deze opleiding of training hebt gevolgd.
  • Leer van je collega’s. Dat jouw kennis alleen voor jezelf is, is al lang verleden tijd. Leer van elkaar.
  • Leer van social media. Op LinkedIn en Twitter zijn veel secretariële tips en nuttige blogs te vinden.

4. Organisatie

Een goede organisatie van het werk is noodzakelijk voor een goed werkend secretariaat. Denk daarbij aan het gebruik van de juiste middelen om het werk slim, snel en goed te kunnen
uitvoeren.

  • Om te kunnen werken volgens Het Nieuwe Werken is het noodzakelijk je werk goed te organiseren. Het vraagt om een andere manier van plannen van je werkzaamheden. Je past de werkplek aan aan de werkzaamheden die je voor die dag hebt gepland. Vraag jezelf elke dag af: waar werk ik vandaag? Kan ik de geplande werkzaamheden op die plek uitvoeren? Middelen als een smartphone, mogelijkheid om in te loggen, laptop of tablet zijn noodzakelijk om Het Nieuwe Werken goed te kunnen toepassen.
  • Maak bespreekbaar wat jij nodig hebt en geef aan wat de voordelen zijn als jij volgens Het Nieuwe Werken gaat werken. Leer hiervoor de ins en outs van Het Nieuwe Werken.
  • Het goed prioriteren van werkzaamheden blijft van groot belang.
  • Bij het organiseren van je werk gaat het niet alleen om middelen. Werk jij volgens een rooster dat bij jou past? Krijg jij de verantwoordelijkheid om dingen zelf op te pakken? Weet jij wat jouw talenten zijn en doe jij daar iets mee? Durf jij initiatief te nemen en nieuwe taken of projecten op te pakken? Werk jij volgens de waan van de dag of organiseer jij jouw werk zo dat er ruimte over blijft om aan jouw eigen ontwikkeling te werken?

5. APK

Onderzoek periodiek hoe het ervoor staat met jouw duurzame inzetbaarheid. Gebruik het om een gesprek aan te gaan over loopbaan, ontwikkeling en gezondheid. Ook als secretaresse moet je constant met jezelf aan de slag gaan om te peilen of je nog duurzaam inzetbaar bent.

  • Plan ruim voor je beoordelings- of functioneringsgesprek een moment waarin je onderzoekt of jij nog steeds duurzaam inzetbaar bent.
  • Maak een checklist met vragen als: Ben ik op de hoogte van de ontwikkelingen in het vak? Maak ik gebruik van social media? Weet ik waar mijn talenten liggen? Heb ik de doelen behaald die ik heb gesteld in mijn plan? Ben ik op het werk bewust bezig met mijn gezondheid? Heb ik alles wat het voor mij mogelijk maakt slim, snel en goed te werken? Wat heb ik de afgelopen periode gedaan aan mijn persoonlijke ontwikkeling?

Investeren in duurzame inzetbaarheid is investeren in jezelf. Het zorgt niet alleen voor een hogere betrokkenheid, maar het zorgt er ook voor dat je op een gezonde manier je werk kunt uitvoeren.

Auteur: Angélique Piternella is eigenaar van Share Office Support 

Reageer op dit artikel