nieuws

Flexibele instelling? Uiteraard, maar…

Geen categorie

In advertenties voor de werving van managementassistenten komt in negen van de tien gevallen de eis ‘een flexibele instelling’ voor, Dat lijkt een schot voor open doel. Hoe zou je als managementassistent immers kunnen werken zónder die instelling?

In advertenties voor de werving van managementassistenten komt in negen van de tien gevallen de eis ‘een flexibele instelling’ voor, Dat lijkt een schot voor open doel. Hoe zou je als managementassistent immers kunnen werken zónder die instelling?

Het vak van secretaresse kent in de regel werkdagen van negen tot vijf, maar plichtsgetrouw als je bent, wil je je werk af hebben voordat je naar huis gaat. Dus je blijft wat langer. Valkuil daarbij is dat je werkomgeving razendsnel gewend is aan deze instelling. Die rekent er dan min of meer op dat je de vlak voor vijf uur aangeleverde klus nog wel even klaart.

Als jij de vrager blijft belonen, is het hek van de dam. Als je dat geen probleem vindt, moet je het niet laten. Maar als het een probleem gaat worden, zal het niet meevallen om het tij te keren en te stoppen met overwerken.

Als extra uren maken structureel wordt, zou je om te beginnen je takenpakket eens onder de loep kunnen nemen. Bekijk waar je tijd kunt besparen, inventariseer de stoorzenders en kijk welke taken je kunt afstoten of delegeren. Als dan blijkt dat je tijd te kort blijft houden, kaart dit dan aan bij je manager en kijk samen eens kritisch naar je takenpakket. Breng vervolgens structuur aan in het ‘managen’ van je tijd. Lijkt makkelijker dan het is; er komt altijd wel iets tussendoor fietsen waarvan men verwacht dat jij het regelt. Kan best, maar dan moet je ook de discipline kunnen opbrengen om zelf meer gestructureerd te werken. Dat doe je aan de hand van de volgende tips:

  • Eerst denken dan doen
  • In geval van nood: eerst doen dan denken!
  • Inventariseer de tijdvreters
  • Kijk waar jíj tijd verspilt
  • Welke activiteiten schuif je voor je uit
  • Maak aan het einde van de dag de balans op (wat heb ik vandaag allemaal gedaan?)
  • Kijk of de gegeven taken wel op jouw bordje horen te liggen
  • Stel doelen die SMART zijn
  • Stel je prioriteiten bij
  • Wat is urgent en wat is belangrijk? Onderken het verschil
  • Houd je aan deadlines
  • Deel grote klussen in stukken op
  • Zoek  – indien nodig – een rustige plek om ongestoord te kunnen werken
  • Archiveer regelmatig en doe dat goed (bespaart zoektijd)
  • Delegeer!
  • Communiceer duidelijk
  • Neem af en toe een time-out
  • Deel jezelf een gezonde portie assertiviteit toe

Overdreven? Helemaal niet! Als jij je manager wilt ondersteunen zoals hij/zij van jou verwacht, zul je zelf ook iets aan timemanagement moeten doen. Als je dat onder de knie hebt, zul je zien dat je veel creatiever met je tijd omgaat. Door te plannen neem je zelf het heft in handen!

 

Reageer op dit artikel