artikel

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Plannen en organiseren

Als projectassistent ben je samen met je projectleider het kleinste team binnen het projectteam. Het succes van dit team is afhankelijk van de onderlinge samenwerking. Het functioneren als klein team hangt af van belangrijke randvoorwaarden.

Projectassistent: zo vorm je een succesvol team met je projectleider

Deze randvoorwaarden moet je vooraf met elkaar bespreken. Dan kun je verwachtingen op tafel leggen en er afspraken over maken. Het contracteren van het kleinste team is dé start van een goede samenwerking. In het contract kun je afspraken maken over:

  • met welke regelmaat hebben we overleg?
  • hoe houden we elkaar goed op de hoogte?
  • wat zijn de kwaliteit- en kwantiteitsafspraken?
  • hoe gaan we om met feedback?
  • waar vullen we elkaar aan?

Met welke regelmaat hebben we overleg?

Goede interne communicatie is noodzakelijk, maar de praktijk leert dat de hectiek rondom een project dit vaak moeilijk maakt. Dit geldt ook voor de samenwerking tussen projectleider en -assistent. Goede afspraken aan de voorkant geven je houvast over het nakomen van die afspraken. Bespreek bijvoorbeeld de frequentie van overleggen: 1 x per week bespreken we de voortgang. De achterliggende belangen en issues van een project kunnen dan op tafel komen, en zo kun je in jouw werkveld de juiste keuzes maken. Alleen dan kun je je rol goed invullen. Zorg er wel voor dat het overleg efficiënt gebeurt. Bereid je vragen en bespreekpunten voor en zorg dat het overleg snel afgerond kan worden. De projectleider ziet dan de voordelen van regelmatig overleg.

Hoe houden we elkaar op de hoogte?

Vertellen is één, maar de vertaling naar het waarom is net zo belangrijk. Zeker als je een ruimere beslissingsbevoegdheid hebt, is het noodzakelijk te weten ‘waarom’ bij het maken van keuzes. Zet je deelopdrachten weg bij het team, dan moet je kunnen aangeven wat de achterliggende belangen zijn en welke kwaliteitsnormen je hanteert. Dat voorkomt irritaties en stress. Dat vraagt om regelmatige, duidelijke, heldere communicatie.

Wat zijn de kwantiteit- en kwaliteitsafspraken?

Welke verwachtingen zijn er rondom snelheid van verwerken en leveren, hoeveelheid en kwaliteit? Er kunnen irritaties ontstaan als we niet duidelijk zijn naar elkaar. Elke projectleider heeft eigen wensen en verwachtingen, bijvoorbeeld dat de planning dezelfde dag als het overleg bijgewerkt moet zijn. Zo heeft hij/zij overzicht op eventuele verschuivingen in doorlooptijd.

Hoe gaan we om met feedback?

Als projectassistent hoor en zie je veel zaken die de projectleider ontgaan. Wat doe je daarmee? Kritische geluiden over het werk en het project waarvoor de projectleider verantwoordelijk is moet je op tactvolle wijze doorgeven. Het is aan de projectleider om er wel of niet op in te gaan. Jouw rol als projectassistent is adviseren, en niet op de stoel van de projectleider te gaan zitten. Feedback moet twee richtingen op gaan: van de projectleider naar jou – én omgekeerd.

Waar vullen we elkaar aan?

Om het kleinste team effectief te zijn moet je als projectassistent oog hebben voor een aanvullende rol. Competitief zijn op dezelfde kwaliteiten werkt averechts. Is de projectleider iemand van de grote lijnen, maar organisatorisch verstrooid is dan kun je voor hem/haar veel betekenen door goed te archiveren en te letten op de details. Omgekeerd kan natuurlijk ook en dan is het goed om op de grote lijn te letten. Kijk dan niet naar de stappen die gezet moeten worden maar naar de beoogde deadline.

Tips

  • Creëer je eigen applaus. Maak je eigen resultaten zichtbaar.
  • Plan de reguliere overleggen voor langere tijd in.
  • Wees de kameleon. Kleur mee met de omgeving.
  • Een tweede gesprek om de afspraken helder te maken is geen probleem.
  • Toon initiatief en bereid de zaken goed voor zodat de meerwaarde van jou direct zichtbaar is. Zo kan de projectleider dankzij jou zaken snel afhandelen.

Maak samenwerking concreet

Bij het samenwerkingscontract kun je denken aan:

Harde afspraken

  • welke inzet (uren) lever je aan?
  • welke taken en verantwoordelijkheden heb je?
  • aan wie leg je verantwoording af over je prestaties en op welke manier?
  • welke overlegmomenten heb je met de projectleider? wekelijks een bilateraal! (inplannen)

Zachte afspraken

  • welke verwachtingen heeft de projectleider naar jou maar ook omgekeerd?
  • welke speelruimte heb je voor informele zaken?
  • waar word je bij betrokken? ben je sparringpartner/klankbord?
  • hoe vindt de onderlinge communicatie plaats?
  • wat is de kwaliteitsnorm voor producten?

Bron: Het projectassistentboek | Pieter Hoekstra, Peter Vos, Jakob Zwinderman

Verdieping

Power projectassistent
Projectmanagement

Reageer op dit artikel