nieuws

Succesfactoren van toporganisatoren

Plannen en organiseren

Met een goed evenement kun je verrassen, activeren, verbinden en inspireren. Hoe zorg je ervoor dat genodigden uitzien naar je evenement en er nog lang over napraten? Erik Peekel, schrijver van het boek Het evenement dat niemand wil missen, geeft drie tips met voorbeelden van toporganisatoren. Tip 1: Zorg voor een perfecte ontvangst Maarten van […]

Succesfactoren van toporganisatoren

Met een goed evenement kun je verrassen, activeren, verbinden en inspireren. Hoe zorg je ervoor dat genodigden uitzien naar je evenement en er nog lang over napraten? Erik Peekel, schrijver van het boek Het evenement dat niemand wil missen, geeft drie tips met voorbeelden van toporganisatoren.

Tip 1: Zorg voor een perfecte ontvangst

Maarten van Druten (Synpact) is organisator van de Week van de Ondernemer. “Onze gasten moeten zich welkom voelen op ons evenement. Dat begint al bij de parkeerwachters: zij zijn het eerste contactmoment. We zetten veel hostesses in, zodat iedereen direct wordt geholpen. Al onze mensen zijn herkenbaar aan een grote oranje bloem en iedereen die meewerkt aan onze evenementen moet van alles op de hoogte zijn, want ze moeten de gasten direct de juiste informatie kunnen verstrekken. Daarom organiseren we vooraf een kick-off. Zo voelt iedereen zich betrokken bij het evenement.”

Rollen
Ook wanneer je een kleinschalig evenement organiseert, besteed je aandacht aan het ontvangstmoment. Wie ontfermt zich over de gasten? Maak vooraf duidelijk aan iedereen wat zijn rol is. Zorg er bovendien voor dat iedereen van de organisatie herkenbaar is. Zo zorg je voor een perfecte ontvangst.

Tip 2: Wees warm en persoonlijk

Boris Veldhuijzen van Zanten organiseert jaarlijks The Next Web. “Veel zakelijke evenementen zijn erg onpersoonlijk, dat lijkt me nergens voor nodig. Op elk vlak willen wij een warme en persoonlijke sfeer creëren. Tijdens het evenement loop ik steeds rond en ga ik met zoveel mogelijk bezoekers in gesprek. Bij ons eerste congres hadden we geen geld om een sprekersdiner te organiseren. De avond voor het evenement hebben we de sprekers bij ons thuis uitgenodigd. Mijn medeorganisator en ik stonden zelf in de keuken en na het eten hielpen een paar sprekers met de afwas. Daar hebben we nu een gewoonte van gemaakt.’

Uitnodiging

Bedenk voor je eigen bijeenkomst hoe je de formaliteit zo snel mogelijk doorbreekt. Dat begint al bij het uitnodigingstraject. Als je klanten uitnodigt, laat ze dan opbellen door hun vertrouwde contactpersoon. Dat is persoonlijker dan een uitnodiging per e-mail. Het kost weliswaar meer tijd om te bellen, maar de kans dat ze komen is meteen een stuk groter. Het telefoontje ondersteun je met een uitnodiging per mail. Die mail verstuurt de contactpersoon direct na het telefoongesprek. Zet in de aanhef alleen de voornaam van de genodigde en tutoyeer, tenzij dat ongepast is in jouw branche.

Tip 3: Kies een pakkende titel

Hans Janssen (DenkProducties) organiseert spraakmakende seminars als MBA in één dag. Om bezoekers te werven voor zijn programma’s steekt Hans veel tijd in het bedenken van een pakkende titel. “Ik zie nog zoveel congressen die gebaseerd zijn op ‘tools’, bijvoorbeeld ‘CRM in de praktijk’, ‘Werken met het Enneagram’, ‘Socratisch coachen’. Jakkes! Die titels zijn gericht op het middel en niet op het doel. Kies als titel het effect dat je bereikt. Wat kun je na deze dag? Wat leer je? Ik organiseerde ooit een seminar over Metaprogramming, een tool waarmee je uit taalpatronen en non-verbale signalen kunt achterhalen wat iemands denkstijl is. Dat werd geen seminar getiteld ‘Metaprogramming’ (snapt niemand) maar ‘Mensen lezen’ (snapt iedereen).”

Programma

Verplaats je in de genodigden. Wie wil je echt op je evenement verwelkomen? Het is de uitdaging om een programma samen te stellen waar zij graag naartoe komen. Stel de genodigde dus centraal in het programma dat je organiseert. De juiste titel maakt direct duidelijk waarom men het evenement niet zal willen missen. Een goede titel zorgt ervoor dat je verder weinig hoeft uit te leggen.

Meer tips? Lees dan het volledige artikel van Erik Peekel in de nieuwe editie van Management Support Magazine.

Workshop

Wil je meer leren over het succesvol organiseren van evenementen? Schrijf je dan in voor de workshop ‘Tips en trends voor een succesvol evenenement’ van Lenny Kaarsgaren tijdens de Management Support Workshopdagen. Klik hier voor meer informatie en aanmelding. 

Reageer op dit artikel