nieuws

Wie heeft mijn werkplek ingepikt?

Plannen en organiseren

Denk jij dat je als managementondersteuner weinig profijt uit Het Nieuwe Werken (HNW) kunt halen? Ziet je manager het niet zitten dat je thuis gaat werken, of zelf je werktijden bepaalt? Nergens voor nodig, als jij laat zien hoe het óók kan – en dat kun jij als geen ander. Zo profiteer je van HNW in drie hacks.

Wie heeft mijn werkplek ingepikt?

#Hack 1: Schakel de videobutler in

Jouw managers hebben vast nog nooit gehoord van een virtuele receptionist – een avatar op een scherm bij de entree die jij op afstand inspreekt. Of ze hebben nog niet ontdekt dat ze tijdens vergaderingen via een app snel en onopvallend met je kunnen communiceren. En ze realiseren zich vaak niet dat het voor jouw werkzaamheden, zoals notulen uitwerken, vergaderagenda samenstellen of begroting opstellen, efficiënter is als je je even op een stille plek kunt afzonderen. Wijs je baas eens op het nieuwe beroep ‘videobutler’: iemand die alle technische rompslomp rond virtueel vergaderen uit handen neemt (misschien wil je je zelf wel in die richting ontwikkelen).
Als secretaresse ben je het ‘gezicht’ van de afdeling. Maar waarom moet je daarvoor op kantoor zijn? Via het interne chatprogramma heb jij zo uitgevonden of Evert online is en of hij momenteel in bespreking is met Pauline. Komen er belangrijke gasten over de vloer, dan regel je onderling dat er iemand van het secretariaat aanwezig is. En wie weet vindt je manager het helemaal geen punt om voor de afwisseling zelf eens koffie te halen voor haar afspraak (krijgt ze ook eens wat mee van de gesprekken bij de koffieautomaat).

#Hack 2: Flexibiliseer waar je kunt

Zegt je manager dat jouw werkzaamheden nu eenmaal op vaste tijden moeten plaatsvinden? Kijk dan zelf waar je kunt flexibiliseren. Stel, je draait telefoondiensten in vaste blokken van vier uur. Ben je eenmaal ingeroosterd van acht tot twaalf, dan kom je er niet mee weg om pas tegen negenen in te loggen. Aan de vier uur van jouw shift valt weinig te tornen, maar misschien kan je teamleider de roosters wel een week in plaats van een maand van tevoren maken. Dan kunnen jullie per week je beschikbaarheid doorgeven, wat vast en zeker veel lastminutewijzigingen en chagrijnige medewerkers aan de lijn scheelt. Of stel voor om onderling shifts te ruilen met collega’s. Misschien kun je daarvoor wel een interne marktplaats opzetten.

#Hack 3: Zet je skills in jouw voordeel in

Als managementondersteuner bevind jij je in een uitstekende positie om bij te dragen aan het slagen van HNW. Jij woont de belangrijke vergaderingen bij en spreekt de mensen op sleutelposities. Als jij laat zien dat je flexibel, resultaatgericht en betrouwbaar bent dan geef je het goede voorbeeld aan zowel directie als medewerkers.
Daarnaast doet de flexibele organisatie een steeds groter beroep op vaardigheden waarover jij van nature beschikt: regelen, organiseren en faciliteren en snel thuisraken in nieuwe systemen.
Zet je skills in je voordeel in. Is er geen vergaderzaal vrij, plan een webcamoverleg. Laat stuurgroepleden zelf hun stukken uploaden en op elkaars agendapunten reageren, via de digitale projectsite die je hebt gemaakt.
Trek deze taken naar je toe, zo draag je bij aan het verhelpen van obstakels en ongemakken waar iedereen op je afdeling last van heeft. Hoe beter Het Nieuwe Werken bij jullie ‘werkt’, hoe meer je daar zelf weer de vruchten van plukt: meer vrijheid, flexibiliteit en autonomie. Oftewel: een betere werk-privé balans en een leukere baan. Bonus: als facilitator van (digitale) communicatie en samenwerking maak je jezelf ook nog eens onmisbaar in HNW.

Werkplek van je voorkeur

Meer praktische tips over hoe je de flexplek van jouw voorkeur bemachtigt, hoe je IT-problemen omarmt, of hoe je je collega’s naar je toe lokt als je ze te weinig ziet? Lees dan het boek Wie heeft mijn werkplek gepikt? Profiteren van Het Nieuwe Werken in 14 hacks van Suze Krijnen & Floris Vrasdonk.

Meer weten

Wil je meer leren over werken in een bedrijf dat Het Nieuwe Werken toepast? Schrijf je dan in voor onze training Effectief ondersteunen in het HNW-tijdperk. 

Reageer op dit artikel