nieuws

Lean werken op het secretariaat: best practice Toyota

Plannen en organiseren

Hoe pas je lean nu echt toe? Vijf verschillende professionals – een directiesecretaresse, een directieassistent, een projectmanager, een project- en managementassistent én een freelance project- en managementondersteuner – vertellen hoe zij lean in hun dagelijkse werk inzetten. Deze best practice gaat over Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies.

Lean werken op het secretariaat: best practice Toyota
Lydia van den Bogaard | fotograaf Henk Riswick

Lean werken op het secretariaat kan het best beschreven worden aan de hand van best practices. Daarom de komende weken 5 praktijkverhalen. Dit keer:

Naam: Lydia van den Bogaard
Functie: directieassistent / gasttrainer
Organisatie: Toyota Material Handling Nederland / Quadrant Advies

‘Lean werken staat voor mij voor slimmer en niet harder werken’

“Lean staat voor mij voor slimmer en niet harder werken. Toyota is de grondlegger van lean en de tools daaruit worden nog iedere dag door verschillende bedrijven in de hele wereld toegepast. Binnen ons bedrijf starten de afdelingen elke dag met een dagstart. Ze bespreken kort verschillende onderwerpen door zoals de planning, de werklast en wat er verbeterd kan worden. Daardoor lopen de processen soepeler en wordt er continu verbeterd.

‘Standaardisatie is de basis om te verbeteren’

Voor Quadrant Advies verzorg ik trainingen voor secretaresses. Tijdens die trainingen leg ik onder andere uit waarom het belangrijk is om een standaard te ontwikkelen. Standaardisatie is de basis om te verbeteren. De deelnemers krijgen de opdracht om één werkproces te omschrijven, bijvoorbeeld het uitbrengen van een vergaderverzoek. Meestal zorgt het beschrijven van dit proces er al voor dat ze verbeterpunten zien en doorvoeren. Er komen nog meer verbeteringen naar voren als zij de standaard laten lezen door een collega-secretaresse. We halen het beste uit elke standaard en zo komen we tot de beste werkmethode zonder verspillingen.

‘Lean is ook: in één oogopslag overzicht hebben’

Ook in mijn eigen werk pas ik lean veel toe. Een grote kracht van lean is het zichtbaar maken van diverse zaken door kleuren te gebruiken. In Outlook bijvoorbeeld heb ik allerlei handigheidjes ingebouwd. De tijd die ik nodig heb om te reizen wordt automatisch geel gekleurd. De tijd die ik inplan om lang aan één taak te werken, kleur ik groen. Zo houd ik in één oogopslag het overzicht. We hebben vrijwel al onze werkprocessen omschreven. Daardoor hoeven we een nieuwe collega niet veel uit te leggen en werkzaamheden die je niet vaak uitvoert, zijn toch altijd terug te vinden. Een mooi voorbeeld hiervan is het aanvragen van een gastaccount voor de wifi-code. Onze collega’s hoeven ons niet meer te vragen hoe dat werkt. We verwijzen hen naar de werkomschrijvingen.

‘Durf door te vragen’

Tijdens de trainingen merk ik dat secretaresses het vaak lastig vinden om dóór te vragen. Hun manager vraagt bijvoorbeeld: ‘Kan ik het verslag van deze vergadering morgen al ontvangen?’ Ze hebben de neiging om ‘ja’ te antwoorden, zonder dat ze exact weten wat de manager bedoelt. Wil hij het hele verslag morgen hebben? Of hebben alleen de actiepunten haast, omdat hij daar snel mee aan de slag wil? En moet het een uitgebreid verslag zijn? Of is alleen een verslag op hoofdlijnen voldoende? Tijdens de discussies merk ik dat secretaresses het soms moeilijk vinden om daarnaar te vragen.

‘Begin klein: met het standaardiseren van één proces’

Vaak geef ik secretaresses de tip om klein te beginnen. Ze moeten zeker niet starten met iets groots zoals het maken van een waardestroomanalyse. Daarmee maken ze het zichzelf erg lastig en komt er niets van terecht. Begin bijvoorbeeld met het standaardiseren van één proces of het toepassen van de 5S-methode (Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Systematiseren) op je mailbox. Sommige mensen hebben meer dan honderd mailtjes in hun mailbox staan. Ze zoeken de juiste mailtjes op met de zoekfunctie van Outlook. Dat kost hen 10 minuten per dag, en dus 50 minuten per week. Met de 5S-methode kun je jezelf aanleren om de mailtjes op een goede manier te structureren. Zo spaar je op een eenvoudige manier al 50 minuten per week uit.”

Meer weten over lean werken op het secretariaat?

Lees ook het grote trendartikel: Lean werken is slimmer werken, juist op het secretariaat.
Of het artikel met basiskennis: Lean werken op het secretariaat: wat is dat? 

Lean werken op het secretariaat: best practices

Hoe je lean nu toepast in de dagelijkse praktijk vertellen vijf managementondersteuners:

Projectmanager Loe Kessels van Waternet
Freelance project- en managementondersteuner Margot de Jong van Office Services Houten
Lydia van den Bogaard, directieassistent bij Toyota Material Handling en gasttrainer bij Quadrant Advies
Annelie Peters, directiesecretaresse bij ZON fruit & vegetables
Johanna de Jong, project- en managementassistent Hanzehogeschool Groningen

Nu zelf aan de slag

In de training Lean op het secretariaat bijvoorbeeld, waar je leert toegevoegde waarde te bieden op de meest efficiënte wijze. Of: Powerlean op het secretariaat (nieuw), waar je met veel afwisseling, tips en tricks de basis legt voor een lean mindset en lean secretariaat.

Reageer op dit artikel