nieuws

Evenement organiseren: trends

Plannen en organiseren

Interactie is de belangrijkste event-trend van dit moment. Bezoekers willen meepraten, meedoen en ze willen zelfs meebeslissen over de invulling van jouw evenement. Hoe geef je hier op een goede manier invulling aan? En wat zijn de trends van de toekomst? Drie experts geven hun visie.

Evenement organiseren: trends

“Een evenement moet een wow-factor hebben”, zegt Marga Groot Zwaaftink, eigenaar van het bureau CommGres. “Met een zeventje maak je geen indruk meer. Een evenement moet minimaal een negen waard zijn om te blijven hangen. Dit betekent dat je beter eens in de twee jaar iets goeds kunt organiseren, dan dat je elk jaar iets organiseert dat het net niet is.”

Bezoekers zijn kritischer

Deze trend heeft alles te maken met het feit dat bezoekers steeds kritischer zijn geworden. “Door de crisis zijn afdelingen nog geregeld onderbezet”, zegt Marga. “Potentiële bezoekers vragen zich af: is het écht nodig dat ik hier tijd voor vrijmaak? Of kan ik mijn tijd beter aan andere dingen besteden? Bij de organisatie van een evenement moet je daarom goed nadenken wat je de bezoekers te bieden hebt. Wat zijn daadwerkelijk de problemen waar de doelgroep mee worstelt? Welke oplossingen ga je hen bieden? Wat kunnen ze tijdens jouw evenement leren? Wij gebruiken de Event Canvas-methode om die behoeftes van de bezoekers scherp in kaart te brengen. Zo creëer je een evenement waar de bezoekers echt iets van opsteken, waardoor ze het gevoel hebben dat het de tijdsinvestering waard is geweest.”

Zorg ervoor dat bezoekers elkaar kunnen spreken

Mensen kunnen tegenwoordig veel informatie opzoeken op internet. “De meerwaarde van een evenement is dat je mensen live spreekt”, zegt Marga. “Het is belangrijk dat je de bezoekers daar de gelegenheid voor geeft. Creëer bijvoorbeeld kleine groepjes, zodat mensen ervaringen kunnen uitwisselen. En zorg ervoor dat een interessante spreker een uur na zijn toespraak nog aanwezig is, zodat bezoekers hen of haar nog even persoonlijk kunnen spreken.”

Meer interactie en kortere presentaties

Lenny Klaassen, trainer in eventmanagement bij Effectivents, sluit zich hier helemaal bij aan. “Bezoekers zitten niet meer te wachten op een dag vol lange, saaie toespraken. De presentaties moeten korter en dynamischer. En bezoekers willen interactie. Dit betekent dat je een presentatie afwisselt met andere werkvormen zoals een Lagerhuis-discussie, een parallelsessie met workshops of een superbrainstorm. Veel bedrijven laten zich inspireren door populaire televisieprogramma’s, zoals De Wereld Draait Door, Jinek of RTL Late Night. Evenementen krijgen daardoor een hoog tempo en worden afgewisseld met korte showelementen, zoals een samenvattend gedicht of een optreden van een band. En evenementen mogen wat losser zijn. Zelfs bij chique, serieuze evenementen wordt humor steeds meer gewaardeerd.”

Lenny geeft voor Management Support de training Evenementen organiseren. En tijdens de Workshopdagen op 10, 11 en 12 april de workshop Gouden tips voor een succesvol evenement!

Maak het resultaat meetbaar: Return on Investment

“Niet alleen de bezoekers zijn kritisch geworden”, zegt Harry de Winter, directeur van Master in Event Management. “Ook bedrijven kijken steeds kritischer of een evenement hen wel voldoende oplevert. Dus: waarom zouden we weer meedoen aan die beurs? Wat is de Return On Investment? En áls we meedoen, wat moet dat evenement dan opleveren? Hoeveel nieuwe contacten willen we daar leggen? Welke bestaande klanten willen we daar spreken? Hoeveel publiciteit moet het opleveren? Wij leren eventmanagers hoe je de waarde van evenementen meetbaar kunt maken en aantoont.”

Harry ziet dat evenementenbureaus in toenemende mate worden afgerekend op die doelstellingen. Ze krijgen bijvoorbeeld een fee voor het aantal nieuwe klanten dat een evenement oplevert. “Dit geeft bureaus een extra drive om samen met de opdrachtgever toe te werken naar een goed meetbaar resultaat.”

Geef bezoeker invloed op het programma van je evenement

Bezoekers krijgen bovendien steeds meer invloed op het programma. “Mensen vinden het heerlijk als zij alleen de elementen uit een programma kunnen pikken die voor hen interessant zijn”, zegt Marga. “Eigenlijk willen ze ook alleen voor die onderdelen betalen. En ze vinden het leuk om vooraf betrokken te worden bij het samenstellen van het programma, bijvoorbeeld door mee te beslissen welke spreker er op het podium komt.”

Lenny verwacht dat deze trend zich alleen maar verder doorzet. “Bezoekers krijgen in de toekomst vooraf meer invloed op de spreektijd die een expert krijgt en de thema’s waar hij over vertelt. Veel organisatoren vinden dat nu nog eng, want daarmee geef je een stukje regie uit handen. Maar dat is wel waar het naartoe gaat. Uiteindelijk bepaalt de bezoeker wat hij wil horen.”

Harry: “Zelfs tijdens een presentatie krijgen bezoekers steeds meer invloed op wat er gezegd wordt. Zo vroeg een spreker van een boekingssite zijn publiek een keer: ‘Waar zal ik mijn verhaal mee beginnen? A) met de trends van de toekomst, b) met mijn visie op de markt of c) met een verhaal over mijn laatste vakantiebestemming. Vrijwel iedereen koos c. Dat geeft een verrassende wending aan een presentatie.”

Evenementen worden kleiner en persoonlijker

En evenementen worden steeds persoonlijker. “Grote massale bijeenkomsten maken plaats voor meerdere kleine events”, vertelt Lenny. “Zo kun je de bezoekers meer persoonlijk contact bieden en het programma beter afstemmen op de doelgroep. Bovendien zijn kleine, bijzondere locaties inspirerend en geven ze meer een huiskamersfeer.”

Harry zegt dat ook grote evenementen steeds persoonlijker worden. “Het wordt belangrijker om de data op orde te hebben. Dit betekent dat je niet alleen weet hoe je bezoekers heten. Je weet zelfs de naam van hun favoriete huisdier. Die persoonlijke aandacht doet iets met mensen. Terug in de auto denken ze nog altijd: wat leuk dat de gastheer zelfs nog wist hoe mijn hondje heet.”

Nieuwe technologieën maken het in toenemende mate mogelijk om een evenement persoonlijker te maken. Harry: “Met apps kun je bezoekers goed informeren over wat zij van het programma kunnen verwachten. Je loopt bijvoorbeeld een beurshal binnen en krijgt meteen een melding op je telefoon: ‘Hallo Maaike, fijn dat je er bent. Over een kwartier starten de volgende workshops die aansluiten bij jouw interesses.’ De app weet zelfs hoe druk het is op de route naar die workshop toe en kan je adviseren om een stukje om te lopen, zodat je de drukte ontwijkt.”

Blijf in contact met bezoeker

Tot slot wordt het steeds belangrijker dat een evenement een onderdeel is van een groter geheel. “Vroeger meldden bezoekers zich aan voor een evenement en vervolgens was er een absolute radiostilte”, zegt Marga. “Tegenwoordig zijn er meer mogelijkheden om in contact te blijven met je bezoekers. Informeer hen bijvoorbeeld over een interessante, extra spreker die je hebt kunnen boeken of stuur als opwarmer een leuk filmpje. Je kunt de bezoekers zelfs informeren over welke andere deelnemers ze tijdens het evenement kunnen gaan ontmoeten.”

Handige tool

Marga: “Met de tool NetworkTables kun je hen zelfs laten kiezen bij welke andere deelnemers ze aan tafel zitten bij het diner. Dit helpt de bezoekers om het maximale uit een evenement te halen. Ik merk dat ook de deelnemers daar nog een slag in kunnen maken. Veel mensen gaan onvoorbereid naar een evenement toe. Ze weten vooraf niet wie ze willen spreken en wat ze willen bereiken. Een betere voorbereiding helpt hen om hun dag zo optimaal mogelijk te benutten.”

Evenement is beleving

“In de toekomst worden alle mogelijke middelen ingezet om van een event een beleving te maken”, zegt Harry. “Amstel Live is daar een goed voorbeeld van. Mensen die zich aanmelden voor dit evenement worden lid van een community. Ze kunnen online andere fans spreken en worden op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen van de sterren die optreden. Ook na een event is het leuk om contact te houden met de bezoekers. Misschien heb je bijvoorbeeld een wijnevenement georganiseerd. Mensen vinden het leuk als je hen op de hoogte houdt van de ontwikkelingen op wijngebied. Zo houd je het evenement levend en maak je de beleving compleet.”

Kom jij ook naar het Management Support Event?

Dit is hét evenement voor managementondersteuners! Laat je op 16 november inspireren door de sprekers tijdens het congres Werk vanuit je talent, volg één van de twaalf populairste workshops en ontmoet collega’s en kennispartners op het Kennisplein. Naar het complete programma van het Management Support Event >

Evenement organiseren: best practices

Het organiseren van evenementen komt vaak op het bordje van management­assistentes terecht. Enkelen van hen hebben daar veel gevoel voor en ontwikkelen zich tot echte eventmanagers. Verhalen uit de praktijk:

Astrid van Loon, directiesecretaresse BrabantWonen

Astrid van Loon | fotograaf Bert Jansen

Astrid van Loon, directiesecretaresse BrabantWonen

Ellen Haveman

Ellen Haveman | Fotograaf Jan-Willem van Vliet

Ellen Haveman, stafassistent P&O UMCG

Saskia Wijkamp en Daphne van Eikeren van AkzoNobel

Saskia Wijkamp (links) en Daphne van Eikeren van AkzoNobel

Saskia Wijkamp & Daphne van Eikeren, managementassistentes AkzoNobel

Reageer op dit artikel