nieuws

Evenement organiseren: best practice AkzoNobel

Plannen en organiseren

Het organiseren van evenementen komt vaak op het bordje van management­assistentes terecht. Enkelen van hen hebben daar veel gevoel voor en ontwikkelen zich tot echte eventmanagers. Vier managementassistentes vertellen hun verhaal. Deze best practice gaat over managementassistentes Saskia Wijkamp en Daphne van Eikeren.

Evenement organiseren: best practice AkzoNobel
Saskia Wijkamp (links) en Daphne van Eikeren van AkzoNobel

Naam: Saskia Wijkamp en Daphne van Eikeren
Functie: managementassistent
Organisatie: AkzoNobel Projects & Engineering

“Wij organiseren veel evenementen voor de medewerkers, zoals de eindejaarsbijeenkomst ‘Year end event’ en de gepensioneerdendag voor oud-medewerkers. Ook organiseren we jaarlijks een Community Event dat vergelijkbaar is met ‘NL Doet’.”

Wat is het evenement waar jullie het meest trots op zijn?

“Natuurlijk zijn we trots op alle evenementen die we mogen organiseren, maar het Year End-evenement van het afgelopen jaar springt er wel uit. We zijn in staat geweest om een grote groep collega’s enthousiast te krijgen om hieraan deel te nemen. De ambitie was om een duidelijke en vooral pakkende uitnodiging te versturen. We streven immers elk jaar naar een grotere deelname. Door een succesvolle invulling zijn we daar ook dit jaar weer in geslaagd.”

Voor AkzoNobel is veiligheid zeer belangrijk’

Wat vinden jullie belangrijk bij het organiseren van een evenement?

“Het moet een passend programma zijn voor alle collega’s. Het programma moet gevuld zijn, maar zeker niet te vol. En we willen graag dat een deel van het event interactief is. Voor AkzoNobel is veiligheid erg belangrijk. Daarom is het zeer belangrijk dat alle veiligheidsaspecten op de evenementenlocatie en bij het transport goed gewaarborgd zijn. We kijken altijd op de locatie of alles aan de veiligheidsvoorschriften voldoet, zoals de benodigde vluchtwegen, geen open vuur zoals kaarsen en geen loshangende kabels in verband met valgevaar.”

Wat zijn jullie tips voor andere managementassistentes die evenementen moeten gaan organiseren?

“Het allerbelangrijkste is om een compleet draaiboek te hebben en vervolgens het overzicht te houden, qua programma, veiligheid en natuurlijk – niet onbelangrijk – qua budget.”

Auteur: Maaike Tindemans

Ken de trends

Wat is er hot op evenementen? Lees er alles over in het artikel Evenement organiseren: trends.

Zelf aan de slag met het organiseren van evenementen

Wil je alle ins en outs weten, bekijk dan eens de training Evenementen organiseren. Trainer Lenny Klaassen toont je hoe je een evenement op verrassende wijze kunt invullen en optimaal kunt afstemmen op het doel en de doelgroep. Deze training geeft de handvatten om ‘gewapend’ en zelfverzekerd aan de slag te kunnen gaan en toont de weg in evenementenland. En tijdens de Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 geeft ze de workshop Gouden tips voor een succesvol evenement.

 

Reageer op dit artikel