nieuws

Projecten succesvol afronden: tips & trucs

Plannen en organiseren

Je krijgt als projectassistent de opdracht om de boel in beweging te zetten en de dingen linksom of rechtsom voor elkaar te krijgen. Je taken lijken wel op die van een projectmanager, alleen staat die functie niet op je kaartje. Hoe slaag je er toch in om je projecten succesvol af te ronden?

Projecten succesvol afronden: tips & trucs

Wanneer we aan professionals zoals jij de vraag stellen hoeveel van hun werktijd ze besteden aan het werken aan projecten, zeggen de meesten dat dit ongeveer 60 tot 80% is. Maar bijna niemand heeft de officiële titel van projectmanager, en bijna niemand heeft training gehad om die 60 tot 80% in goede banen te leiden. Het lijkt een beetje op proberen een vliegtuig te besturen zonder dat je vlieglessen hebt gehad. Hoe slaag je er dan toch in om succesvol te zijn?

Eigenlijk slagen we daar meestal niet in. Volgens het Project Management Institute wordt 45% van de projecten te laat afgerond of eenvoudigweg afgeblazen. En nog niet eens 50% van de projecten realiseert de vooraf geformuleerde doelen! De opdracht is niet een snel af te vinken klusje, maar vraagt voorbereidingstijd, een stappenplan én de hulp van andere mensen. Er zijn zaken waarop jij als projectassistent of onofficiële projectmanager kunt letten om jouw projecten toch succesvol af te ronden.

1. Mensen + proces = succes

Projectmanagement was vroeger vooral het managen en organiseren van een proces. Een goed proces met goed geplande stappen is zeker een van de sleutels tot een succesvol project, maar het is slechts het halve werk. Je moet ook mensen meekrijgen! Als trekker van een project moet je mensen aanspreken, hun betrokkenheid stimuleren en ze motiveren om hun uiterste best te doen voor je project. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, wanneer je niet het formele gezag hebt om mensen te vertellen wat ze moeten doen.

Je krijgt informeel gezag door je te gedragen als een inspirerende leider. Denk eens aan iemand met wie je in het verleden hebt samengewerkt en die jou geïnspireerd heeft om je beste beentje voor te zetten. Een inspirerende leider weet je te motiveren door: het goede voorbeeld te geven, te luisteren, respect te tonen voor jou en anderen en je verantwoordelijk te houden voor resultaten. Dat zijn de fundamentele gedragingen waarmee je informeel gedrag kunt verwerven, en ze vormen de basis voor je succes als onofficiële projectleider.

2. Start van het project

Natuurlijk wil je meteen aan de slag met je nieuwe project. Je weet ongeveer wat er moet gebeuren, het is niet je eerste keer, toch? Fout! Rustig aan! De start van het project is de belangrijkste fase, al het andere hangt ervan af. Je moet vooraf spreken met iedereen die heel bepalend is voor het slagen of mislukken van het project, de zogenaamde cruciale stakeholders. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan. Belangrijke vragen zijn: wat verwachten zij precies? Wat vinden ze het belangrijkste aan het project? Hoeveel tijd en geld hebben we om het te doen? Soms is het lastig om deze beslissers te bereiken. Ze hebben drukke agenda’s en het lijkt erop alsof je door hen tijd verliest. Maar investeren in luisteren zal je niet alleen later veel tijd besparen, maar levert ook betere resultaten op.

3. Plannen

Hoe beter je plant, hoe groter de kans dat het project slaagt. Maak een routekaart om te weten wat je wanneer moet doen. Het helpt als je daarbij ook denkt aan wat er kan mislopen (en het zal ergens mislopen). Bedenk alvast een oplossing voor de risico’s die de grootste kans hebben om werkelijk te gebeuren en die dan een ernstige impact zouden hebben. De routekaart en het opvangen van risico’s hoort bij het procesgedeelte van projectmanagement. Maar jouw werk als onofficiële projectleider bestaat voor 90% uit communiceren: met collega’s, stakeholders, leidinggevenden, leveranciers enzovoort. Bedenk dus ook in deze fase wie welke communicatie nodig heeft en wanneer, en op welke manieren je met die verschillende mensen zal communiceren, bijvoorbeeld met een korte tweewekelijkse meeting en tussendoor updates via mail.

> Lees ook: Ben je klaar voor je rol als projectassistent?

4. Uitvoering

Je hebt inmiddels al begrepen dat de uitvoering van een project valt of staat met de betrokkenheid van mensen. Mensen met eigen prioriteiten, een drukke agenda en een baas – die jij niet bent. Het belangrijkste is om de projectleden in een cadans van opvolging te houden. Hou op regelmatig ingeplande momenten korte meetings om informatie uit te wisselen. Waar staan we met ons project? Heeft ieder gedaan wat hij of zij zou gaan doen? Wat is ieders volgende actie in het kader van het project? Juist hier zijn de vier fundamentele gedragspatronen essentieel!

5. Monitoring en controle

Jij zorgt dat het project volgens planning verloopt. Je bent alert op alles wat het project kan vertragen, zodat je er een oplossing voor kunt vinden. Het betekent ook weer communiceren: de stakeholders willen geïnformeerd worden over de status van je project. Ze moeten weten of je vooruitgang boekt, en zo niet, wat je daar dan aan doet en hoe zij je kunnen helpen. Verder moet je hier ook met hen afstemmen of er veranderingen mogen gebeuren aan het oorspronkelijke opzet van het project. Zijn ze het ermee eens dat het langer zal duren omdat er zaken toegevoegd worden? Juist omdat jij niet alle controle hebt, zul je consistent moeten afstemmen – aan de hand van de vier gedragspatronen.

6. Afsluiting

Zorg dat je het project ook uitdrukkelijk afsluit. Organiseer een korte afsluitende meeting waarin iedereen rustig even ervaringen kan uitwisselen en feedback geven. Zorg dat de cruciale stakeholders erbij zijn. Regel een eenvoudig hapje en drankje. Erken de inzet en bedank mensen. Maak je successen bekend in de organisatie. Verzamel de commentaren, leg de geleerde lessen vast en deel ze met de projectleden. Deze interne communicatie zorgt ervoor dat mensen ook een volgende keer graag en goed met jou willen samenwerken.

Auteur: Erik Roger

Praktische vaardigheden

Meer lezen over de praktische kant van je functie als projectassistent? Lees dan deze items:

Of download de gratis e-pocket Projectassistentie

Verdieping

Wil je je nog meer verdiepen? Dan is Het Projectassistentboek van Pieter Hoekstra, Peter Vos en Jakob Zwinderman verplichte kost. In dit boek vind je alles, maar dan ook alles, wat te maken heeft met je functie als projectassistent.

Bovendien heeft Management Support op het gebied van projectassistentie twee leuke trainingen: de eendaagse training POWERprojectassistent en de driedaagse training Projectmanagement. 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels