nieuws

Proactief plannen

Persoonlijke ontwikkeling

Secretaresses en assistants zijn bijzonder ondersteunend en dienstverlenend naar anderen. Vaak ondersteunen ze zichzelf pas op het moment dat alle anderen ondersteund zijn. Peter Vos leert hen proactief te plannen vanuit rust en structuur. Hoe gaat dat in zijn werk? Een kort interview.

Proactief plannen

Tijdens de Workshopdagen op 11, 12 en 13 april  2017 kun je de workshop Proactief plannen volgen.

Proactief plannen, hoezo?

“Het is een combinatie van timemanagement en proactief handelen. Plan je proactief dan plan je van tevoren je klussen en schakel je het reactieve gedrag uit. En dan heb je dus ook geen ‘zogenaamd lege agenda’, terwijl je het wel razend druk hebt met van alles maar niets af krijgt.”

Is het belangrijk?

“Ja. Er is een trend gaande dat managementassistenten nu meer plannen, meer gebuikmaken van hun eigen agenda. Dat was vijf jaar geleden wel anders. Toen beheerde een groot deel van hen meerdere agenda’s voor hun managers, maar hun eigen agenda kwam op de laatste plaats. Nu geven ze meer prioriteit aan het plannen van hun eigen klussen.”

Hoe doe je het?

“Het gaat erom dat je goed kijkt: wat moet er af voor de Kerst, hoe lang duurt het en heb ik plek gereserveerd in mijn agenda? Kijk op zowel lange als korte termijn vooruit en neem een besluit. Bekijk de periode die eraan komt en plan aan het eind van elke dag, elke week en elke maand. Zo ga je slimmer om met de waan van de dag. Je reageert niet uitsluitend op mail, telefoon of verzoeken en eisen van anderen. Maar je maakt een planning, voert hem uit en evalueert op een later moment.”

Wat doe je in je workshop?

“Ik ga onder meer in op de koppeling met energie: wanneer zijn je beste uren? Dat kan zijn: ’s morgens tussen 10 en 12. Plan eens twee blokjes in per week, en doe dan een lastige klus waar je je echt op wil focussen. Als je dan 80% gedaan krijgt, maak je echt een grote stap. We gaan ook in op slimmer omgaan met ad hoc klussen. En hoe je randvoorwaarden kunt creëren. Belangrijkste les: maak plannen tot routine, 5 tot 10 minuten per dag is genoeg. Daarmee verdien je morgen tijd.”

Lees ook

9 manieren om proactief te zijn
Plannen: hoe doe je dat?

Reageer op dit artikel