nieuws

4 assistants over hun positie op de werkvloer

Persoonlijke ontwikkeling

Voor de rubriek ‘Zo werk ik’ vraagt trainer Jocelyn Rebbens managementassistenten naar hun zichtbaarheid op de werkvloer. Hoe nemen zij hun positie in en welke talenten zetten ze in? Het verhaal van 4 assistants.

4 assistants over hun positie op de werkvloer

> Lijkt het je leuk om mee te doen aan de rubriek ‘Zo werk ik’  in ons tijdschrift over de posities van assistants op de werkvloer? Ben je benieuwd hoe jij jezelf neerzet in je werk en of je bewust je talent en inzetbaarheid benut? Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot via verabot@vakmedianet.nl. We maken per editie een selectie.

Rosalinda Nieuwboer-Cuvalay (32), secretaresse bij de nieuwe bibliotheek in Almere

RosalindaRosalinda werkt inmiddels 6 jaar in het directiesecretariaat van de nieuwe bibliotheek in Almere. Ze heeft ook de OR-vergaderingen in haar portefeuille. “Ik had vooraf niet gedacht dat de nieuwe bibliotheek zo dynamisch is. Vandaag de dag is het niet alleen boeken uitlenen. We organiseren ook allerlei events en momenteel zitten we in het proces van digitale innovatie, om onze dienstverlening up-to-date te houden.
Ik hou ervan orde te scheppen in de chaos. Ik geloof dat je dat met efficiëntie in agendabeheer optimaal kunt doen. Ik maak graag een systeem op maat, zodat mijn manager vervolgens die zaken kan doen die voor hem belangrijk zijn.”
Collega’s zien Rosalinda als discreet, lief en met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Rosalinda hield zakelijk en privé in het verleden meer gescheiden. Mensen die haar echt goed kennen, weten dat zij ook lekker gek kan doen. Inmiddels beseft ze dat ze meer durf mag tonen en zich kwetsbaarder mag opstellen: “Ik merk dat het me veel brengt als ik kwetsbaarder ben. Ik mag ook een foutje maken, de wereld is niet perfect.”
Ze wil graag meer met eventmanagement doen. Wellicht in de combinatie van personal assistant en eventplanner. Ze heeft als vrijwilliger geholpen bij TEDx Almere en heeft zich als vrijwilliger opgegeven voor TEDx Amsterdam. “Met dit soort ‘buitenschoolse activiteiten’ doe ik nieuwe kennis op. Ik ben nu mijn netwerk aan het uitbreiden en de kneepjes van het vak aan het leren. Het is belangrijk om te blijven leren. Zorg dat je elk jaar minstens één cursus mag doen en vertel je werkgever wat het oplevert. Kennisverrijking is een belangrijke werkinjectie!”

Mariska de Wijs (39), communications operations manager bij T-Mobile

Mariska de WijsMariska: “Ik ben nooit een klassieke assistent geweest, ik heb er altijd taken en projecten naast gedaan. Ik heb vaak het vertrouwen van mijn managers en de kans gekregen om zaken erbij te pakken en die grijp ik dan ook graag aan. Zo leer je de organisatie en mensen beter kennen. Je moet er zelf iets van maken!”
Mariska moet zichtbaar zijn omdat ze eerste aanspreekpunt is van de directeur. “Ik haal mensen op en maak een praatje. Ik verschuil me dus niet, maar maak er ook geen hele show van. Als ik me op mijn gemak voel, dan spreek ik me uit. In eerste instantie blijf ik een beetje op de achtergrond. Het afgelopen jaar heb ik mijzelf hier meer in ontwikkeld, door gesprekken met vrienden en op het werk. Dit geldt ook voor kwetsbaar opstellen. Nu zeg ik iets eerder nee. Iedereen werkt keihard bij T-Mobile en hier heb ik dat echt moeten leren. Desondanks kun je bij mij best ver gaan, omdat ik heel behulpzaam en oplossingsgericht ben en een flexibel karakter heb. Je moet er samen uitkomen.” Ondanks dat Mariska het heel erg leuk vindt bij T-Mobile, komt het moment van haar contracteinde op het juiste moment. “Wellicht is er een nòg veel leuker bedrijf waar ik andere mooie dingen mag beleven en leren.”
De rol van ondersteuner zit in Mariska’s DNA. “Mijn nieuwe job hoeft geen 9-6  baan te zijn, het mag plaatsonafhankelijk of flexibel in de avonden/weekenden zijn. Ik denk dat onze rol erg verandert en je daar zelf op in kunt spelen, door dingen erbij te pakken. Je moet juist in de materie duiken om te weten waar je manager mee bezig is. Anders wordt het saai en bouw je geen echte band op.”

Jolanda van Leuven (45), managementassistente bij Emma Handson

SONY DSCSinds een jaar werkt Jolanda bij Emma Handson (text & secretary solutions). Het leuke aan haar baan is dat Jolanda niet alleen bij verschillende bedrijven en opdrachtgevers als managementondersteuner gedetacheerd is, maar dat zij mede verantwoordelijk is voor het binnenhalen van haar opdrachten. “De diversiteit en het feit dat elke dag anders is, trekt me enorm. Ik heb geen tijd om me te vervelen. Sinds ik er ben, bieden we breder management support aan voor onze opdrachtgevers. Ik denk mee met de directeur en onze organisatie, tuig de sales mee op en zorg dat er meer werk uitkomt. Ik bouw echt mee aan de organisatie.”
In haar huidige werk bouwt Jolanda wel minder snel een band op vanwege wisselende opdrachtgevers. “Ik heb hierdoor wel meer het idee dat ik me constant moet bewijzen. Ik moet mijn uren maken en zorgen dat ik het tarief waard ben: hoge kwaliteit leveren dus. Dit maakt me soms wat onrustig.”
Ze neemt zelf graag het voortouw. “Ik houd niet van donderstralen of ‘achter-de-rug-gedoe’. Kom als er iets is naar mij toe. Ik bijt niet en ben zelf heel eerlijk en direct. Soms denk ik wel eens ‘dat had ik niet moeten zeggen’, maar ze weten zo wel wat ze aan me hebben. Ik blijf respectvol. Als ik iets niet weet, dan durf ik het te vragen. Ik durf ook sorry te zeggen als ik een fout maak.”
Als we praten over de toekomst van het vak, dan geeft Jolanda meteen advies. “Neem geen afwachtende houding aan! Als iets je niet uitkomt, kijk dan wanneer wél. Zorg dat je met een alternatief komt. Mijn commerciële passie helpt me hierbij. Ik ben geen standaard secretaresse. Ook een secretaresse moet zichzelf terugverdienen, hierdoor word je minder snel aan de kant gezet.”

Carola Duijm (28), beleidsondersteuner gemeente Hendrik–Ido-Ambacht

Carola DuijmCarola vindt dat ze binnen de gemeente de leukste baan heeft. Ze geeft in de brede zin ondersteuning op gebieden als P&O (werving & selectie, trainingen, ARBO), Facilitaire zaken (interne verhuizingen, aanspreekpunt catering en schoonmaak) en ze was lokaal trekker bij de migratie naar een nieuw softwaresysteem (ICT). Carola wordt erg blij van zaken organiseren en de diversiteit in haar werk en ze krijgt graag de verantwoordelijkheid. “Geef me iets en ik regel het!”
Ze doet er niet bewust moeite voor, maar haar werk gaat dwars door de hele organisatie heen. Daardoor is ze heel zichtbaar. Ze loopt veel over de afdelingen en gaat naar mensen toe. Ook komen mensen zelf naar haar toe. Als je haar iets vraagt, gebeurt het én op de goede manier. Dit is vertrouwen wat je krijgt en geeft. Carola durft zich kwetsbaar op te stellen en is open, zowel op
het werk als privé. Na een persoonlijk coachtraject bij een coach en haptonoom heeft ze haar grenzen leren aangeven. Als we Carola echt goed kennen, dan weten we dat ze alles voor je doet en bloedeerlijk is: “Ik ben juist heel direct en eerlijk omdat ik om mensen geef en wil dat het goed met ze gaat. Ik ben erg betrokken en wil voorkomen dat anderen gekwetst worden.”
Carola doet veel uitvoerend werk, maar sinds kort trekt ze de inhoud meer naar zich toe, in de vorm van het uitwerken van voorstellen. “Dit is een uitdaging en leerschool voor mij. Denk aan het introductieprogramma van nieuwe medewerkers, het opleidingsplan en het facilitair plan.”
Carola krijgt veel kansen en ontwikkelingsmogelijkheden binnen de gemeente. En ze heeft meer ambities. “Ik wil graag veel weten, ook over de achtergronden van zaken. Ik wil de opleiding voedingsleer gaan volgen om meer te weten over voedingsstoffen. Ik wil weten wat ik nodig heb voor mijn vitaliteit.”

Reageer op dit artikel