nieuws

Ben jij een sparringpartner?

Persoonlijke ontwikkeling

De managers van nu regelen hun zaakjes zelf. Ze verwachten van hun secretaresse dat ze proactief is en meedenkt. Een sparringpartner. Maar wat maakt je nu een sparringpartner? En wat vraagt dat van je communicatieskills?

Ben jij een sparringpartner?

Volgens Bianca van Grondelle is de rol van secretaresse nauwelijks nog te duiden. Van Grondelle is managing consultant bij Van der Houwen Recruitment, een bemiddelingsorganisatie voor secretaressen. “De invulling van de rol van secretaresse is afhankelijk van de manager, de organisatie en de cultuur. De affiniteit van een secretaresse met het vakgebied van haar manager kan daarbij van invloed zijn op de ruimte die ze krijgt om ook met haar manager inhoudelijk te sparren.”

Wil je een (betere) sparringpartner worden? Dan is onze training Managementassistent als sparringpartner misschien iets voor jou.

Groeien in de rol van sparringpartner

Steeds vaker vragen managers in een sollicitatieprocedure naar de opleiding van de secretaresse. “Hoe meer een secretaresse weet van het vakgebied van de manager, en daarbij hoe groter het onderling vertrouwen en de chemie, hoe meer ruimte er kan zijn om te groeien in de rol van sparringpartner.” Dat zegt Margriet Bekedam, ze is arbeids- en organisatiepsycholoog en als consultant verbonden aan Van der Houwen Recruitment. “Managers vragen steeds vaker naar een secretaresse met een hbo of wo als achtergrond, bijvoorbeeld hotelschool, een talenstudie of een communicatieopleiding. Een achtergrond in het vakgebied van de manager is zeker een pre. Iemand die de inbox voor 80% zelfstandig kan afhandelen, daar komt het concreet op neer.”

“Logistiek wel een sparringpartner, niet op de inhoud”

Freya Verhulsdonk vindt de rol van secretaresse helemaal niet zo veranderd. Verhulsdonk is PA bij Rexel, een internationale distributeur van elektriciteitsoplossingen. “De technieken zijn veranderd door digitalisering en internet. Bladeren in de Gouden Gids is er niet meer bij en reizen boek je nu online, maar ik ken geen manager die zijn eigen check-in regelt of een taxi belt. Dat hoort er gewoon bij. Het blijft: u vraagt, wij draaien. De inhoud van je eigen werk is weliswaar anders geworden, maar je rol ten aanzien van het werk van je manager niet. Je bent misschien logistiek een sparringpartner, maar niet op de inhoud van het werk van je manager.”

Dat roept de vraag op wat een secretaresse tot een sparringpartner maakt. Als ze de logistiek om haar manager heen op rolletjes laat lopen, is ze dan zijn of haar sparringpartner? En als ze werkt voor verschillende partners van bijvoorbeeld een consultancybedrijf, heeft ze dan mogelijkheden om te sparren met al haar managers?

Persoon en chemie belangrijk voor rol van sparringpartner

Volgens Bianca van Grondelle vragen managers zelf niet om een sparringpartner, al staat het woord wel in veel vacatureteksten. Het is meestal de HR-manager die daarom vraagt. “Managers willen iemand die hem of haar managet. Iemand die weet waar ze het over heeft, die het werkveld kent. Die binnen de organisatie goed ligt en de manager kan vertellen wie er in de organisatie even aandacht nodig heeft en op welke afdeling het rommelt. Naast een goed cv met de juiste expertise is het vooral de persoon en haar chemie met de manager die maken dat ze de rol van sparringpartner kan vervullen.”

Juiste definitie sparringpartner blijft lastig

Als managers niet letterlijk om een sparringpartner vragen, waar komt dan de gedachte vandaan dat de rol van secretaresse daarheen verschuift? En daarbij: op welk punt moet er gespard worden? Vakinhoudelijk of logistiek? Een juiste definitie van de secretaresse als sparringpartner lijkt lastig omdat het vooral de manager zelf is die bepaalt wat die rol inhoudt. Het is maatwerk waarin wel steeds de signaalfunctie wordt genoemd in de rol van intern adviseur, naast iemand die voorwerk doet over de business in de rol van researcher. Wat maakt dat een secretaresse voldoet aan de omschrijving van sparringpartner? Misschien is dit een persoonlijke beleving.

Zo voelt Freya zich geen sparringpartner van haar directeur in Parijs met wie ze een uitstekende werkrelatie heeft. Voor haar gaat het om de communicatie en de feedback die ze op haar werk krijgt. “Ik zorg ervoor dat logistiek alles op rolletjes loop en doe veel research ter voorbereiding van zijn werk. We overleggen vaak, maar dat maakt mij nog geen sparringpartner.”

Laat je manager floreren

“In tegenstelling tot veel secretaresses die zich daarbij wel een sparringpartner voelen”, vult Bianca aan. “Betrokken worden, de manager op ideeën mogen brengen en 1-op-1 werken met je manager zijn ingrediënten voor die rol. En dan nog is de invulling ervan afhankelijk van de verwachtingen van die ene manager. Hoe de rol ook wordt ingevuld, de kern blijft dat secretaresses hun manager laten floreren. Ze zijn de ruggengraat en het visitekaartje van de organisatie. Dienstverlening blijft voorop staan en je diensten als secretaresse verleen je tegenwoordig beter als je mee kunt denken in het vakgebied van je manager.”

Lees ook

Van uitvoerder naar sparringpartner

Verdieping

Wil je iets betekenen voor je manager of opdrachtgever? Heb je meer in huis dan je nu kunt laten zien? Kortom: Wil je een (betere) sparringpartner worden? Dan is onze training Managementassistent als sparringpartner misschien iets voor jou.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels