nieuws

Zo overtuig je je manager om je functie te verrijken

Persoonlijke ontwikkeling

Als managementassistent wil je graag je functie verrijken. Maar: hoe overtuig je je manager dat jij geschikt bent om nieuwe taken op te pakken? “Bereid het gesprek goed voor en laat je niet te snel uit het veld slaan”, is het advies. “En zie een vernieuwde functie als een reis waarbij je ook zelf ontdekt wat je wilt en wat je aankunt.”

Zo overtuig je je manager om je functie te verrijken

Begin met een goede voorbereiding

“Een gesprek over de herformulering van je functie begint bij een goede voorbereiding”, zegt trainer Jocelyn Rebbens. “Doe een vooronderzoek en verplaats je daarbij in het belang van je manager. Welke koers wil de organisatie varen? Waar wordt je manager op afgerekend? En waar zou hij mee geholpen zijn? Kijk vervolgens welke vaardigheden en expertise je in huis hebt om die taken goed uit te voeren. Veel managementassistentes willen bijvoorbeeld meer evenementen gaan organiseren. Ga na wat je al doet op dit vlak. Misschien organiseer je privé al mooie evenementen voor de hockeyvereniging. Hiermee kun je onderbouwen dat jij geschikt bent om die nieuwe taak op te pakken en dus waarde toe te voegen. Tot slot: bedenk of de organisatie voor die nieuwe taak zou willen betalen. Past het bij de doelstellingen en wat wordt er wellicht mee bespaard? Zorg dat je die puzzel rondkrijgt, zodat het voor een manager aantrekkelijk is om die taken bij jou neer te leggen.”

Op natuurlijke manier taken naar je toe trekken

“Soms kun je taken op een natuurlijke manier naar je toe trekken”, zegt trainer Gerda Bos. “Misschien moet je manager voor een project veel mensen tegelijk aansturen en ben jij erg goed in plannen. Het kan heel natuurlijk zijn om te zeggen: ‘Het bewaken van de deadlines pak ik wel op.’ Of er moet gekozen worden voor een nieuwe leverancier en je zegt: ‘Laat mij het vooronderzoek maar doen.’

Plezier is een goede drive

Trainer Gunilla Blijsie vertelt dat het daarbij goed is om uit te dragen dat je dat werk echt graag doet. “Plezier in je werk is een goede drive. Je pakt die taken dan niet op omdat anderen dat van jou verwachten, of omdat je hoopt dat je daarmee meer gaat verdienen. Je vindt het leuk om te doen of om je daar verder in te ontwikkelen. Daarom is het logisch om het aan jou over te laten.”

Jocelyn Rebbens: ‘Bedenk welke koers de organisatie wil varen. Waar wordt je manager op afgerekend?’ Jocelyn Rebbens

Kies voor een communicatiestijl die aansluit bij die van je manager

In veel gevallen is het nodig om een gesprek met je manager te plannen waarin je de herformulering van je functie bespreekt. “Kies tijdens zo’n gesprek voor een communicatiestijl die aansluit bij die van jouw manager”, zegt Jocelyn. “Houdt jouw manager van duidelijkheid? Kom dan niet met een wollig verhaal aanzetten. Zorg dat je stevig in je zadel zit, dat je kort de opties schetst en dat je verhaal goed onderbouwd is. Is jouw manager erg analytisch? Voorkom dan dat je hem of haar overvalt en onderbouw je wens goed. Kondig vooraf aan waar je het over wilt hebben, zodat hij zelf ook de tijd krijgt om erover na te denken. Is jouw manager een peoplemanager? Zorg dan dat je draagvlak hebt bij je collega’s. Kortom, probeer aan te voelen waar jouw manager gevoelig voor is, en sluit jouw communicatie daarop aan.”

Gerda Bos Gerda Bos: ‘Niet te snel opgeven. Jouw manager moet ook wennen aan jouw nieuwe rol’

Onderbouw met goede argumenten

“En maak gebruik van cijfers”, zegt Gerda. “Misschien wil je graag een taak overnemen van sales. Geef aan hoeveel tijd sales daar nu mee kwijt is. Die tijd kunnen ze beter besteden aan het binnenhalen van omzet. Of misschien heeft het bedrijf geïnvesteerd in een ICT-oplossing die in de praktijk nauwelijks gebruikt wordt. Benoem hoe duur die applicatie was. En geef aan wat het kost nu deze applicatie niet gebruikt wordt. Bepaalde dossiers zijn daardoor bijvoorbeeld niet compleet of er wordt nog altijd te veel geprint. Kortom, het bedrijf kan een efficiencyslag maken. Als secretaresse ben je uitermate geschikt om dit probleem op te lossen. Je kunt trainingen geven aan jouw collega’s waarin je uitlegt hoe zij met deze applicatie kunnen werken. Daarmee word je meteen ook de vraagbaak van het bedrijf.”

Overtuig met kracht

Gerda zegt dat het tijdens zo’n gesprek belangrijk is om elkaar als gelijkwaardig te zien. “Secretaresses hebben soms de neiging om bijna te smeken om een extra taak erbij te doen. Het komt krachtiger over als je overtuigend praat in de trant van: ‘Ik kan dat, ik vind het leuk en het past bij mijn rol in dit bedrijf.’ En misschien loop je tijdens zo’n project tegen problemen aan. Maar je weet van jezelf dat je voor die problemen een goede oplossing gaat vinden.”

Zet door, ook bij weerstand

Ondanks een goede voorbereiding kan een gesprek tegenvallen. Je manager ziet het niet zitten om jou die extra taken te geven. Gerda: “De valkuil is dat je bij die eerste weerstand al denkt: zie je wel, het lukt toch niet. Ik zou niet te snel opgeven. Jouw manager moet ook wennen aan jouw nieuwe rol. Vraag wat zijn zorgen zijn en verzin daar oplossingen voor. Misschien is hij bang dat je geen tijd meer over hebt voor andere taken. Geef aan hoe je dat wilt oplossen. Of misschien is hij bang dat je zo’n groot project niet aankunt. Begin dan met een kleiner project, zodat je allebei kunt wennen aan de nieuwe situatie. En spreek af dat je dat daarna gaat uitbouwen.”

Gunilla Blijsie

Gunilla Blijsie

Gunilla Blijsie: ‘Check zo nu en dan even of je nog met je manager op één lijn zit’

Bewaar de rust

Ook Jocelyn vindt dat managementassistentes zich niet te snel uit het veld moeten laten slaan. “Het is belangrijk om niet emotioneel te worden. Zorg dat je de rust bewaart. Haal even diep adem, neem desnoods even afstand en bedenk waarom het gesprek anders loopt dan gedacht. Durf te benoemen wat er fout gaat. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Ik heb het gevoel dat we langs elkaar heen praten en dat mijn ideeën nu niet goed overkomen. Mag ik daar morgen nog eens op terugkomen?’ Of misschien is de timing verkeerd en heeft je manager te veel andere dingen aan zijn hoofd. Stel dan voor om een afspraak te plannen op een moment waarop hij of zij wel de rust heeft om naar jou te luisteren.”

Check met regelmaat of je nog op één lijn zit met je manager

En als je die nieuwe taak eenmaal hebt, hoe zorg je er dan voor dat je daadwerkelijk de ruimte krijgt om die goed uit te voeren? “Het is een valkuil dat je alles zelf wilt doen en dat je zelf gaat invullen hoe de manager het graag wil hebben”, merkt Gunilla. “Check zo nu en dan even of je nog met je manager op één lijn zit. En overdrijf dat niet. Je hoeft niet continu om hulp en bevestiging te vragen. Zoek naar de juiste balans.”

Tot slot zegt Gunilla dat je soms tot de conclusie kunt komen dat de nieuwe taak of functie te hoog gegrepen is. “Bedenk dat dat geen falen is. En het betekent ook zeker niet dat je terug bij af bent. Een nieuwe functie is namelijk als een ontdekkingsreis. Gaandeweg ontdek je wat je wilt en wat je kunt. Het is nooit te laat om een functie of taak opnieuw te formuleren. Geef bij je manager aan wat je nodig hebt, bijvoorbeeld aan extra begeleiding. Zo kom je uiteindelijk bij de functie of de taak die het beste bij jou past.”

De valkuilen van je manager

Een gesprek over nieuwe taken verloopt soms moeizaam. Dit ligt niet altijd aan de managementassistentes. Ook managers kunnen daar fouten in maken. Trainer Gunilla Blijsie noemt de drie belangrijkste valkuilen van managers.

De managers:

  • hebben onvoldoende oog voor de kwaliteiten van de managementassistente;
  • hebben een te gefixeerd beeld van de functie van een secretaresse;
  • zijn bang de controle te verliezen.

Gunilla: “Bedenk dat het voor een manager ook spannend is om de oude structuren los te laten. Met verschillende gesprekken en het aandragen van oplossingen kom je misschien dichter tot elkaar en ga je beiden zien dat het verrijken van jouw functie voor jullie allebei positief uitpakt.”

Verdieping

Het is in de toekomst steeds belangrijker dat je zicht hebt op je huidige capaciteiten, prestatie, vaardigheden en ambities en dat je helder hebt waar je naar toe wilt groeien. Beschik je bijvoorbeeld over deze 10 onmisbare competenties voor de secretaresse? En ken je de nieuwe groeikansen voor secretaresses?

Aan de slag

Ga ermee aan de slag in de training Vergroot je zelfsturend vermogen. Of met de trainingen Tactvol en helder communiceren en Professioneel mondeling communiceren.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels