nieuws

Welke rol heb jij in je organisatie?

Persoonlijke ontwikkeling

Flexibel en wendbaar: dé uitdaging voor organisaties en hun medewerkers. Ook voor jou als managementondersteuner! Jij hebt immers een functie waarin je dagelijks veel verschillende rollen hebt: planner, verbinder, informatiemanager, adviseur, kwaliteitsbewaker, relatiebeheerder, regisseur en budgethouder. Hoe mooi zou het zijn als je alle rollen die jij kunt vervullen zichtbaar maakt?

Welke rol heb jij in je organisatie?

Hoe meer rollen, hoe aantrekkelijker je bent voor een organisatie. Maak dus jouw kapitaal zichtbaar én bied je organisatie de mogelijkheid jouw talenten te benutten. In de workshop Werken vanuit je rol leer je hoe je dit doet en maak je je eigen visitekaartje. Trainer en innovatiecoach Marianne Smits beantwoordt hier alvast enkele dringende vragen.

Welke ontwikkelingen spelen er en waarom moet je flexibel zijn?

“Van grote invloed maatschappelijk gezien is het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Er wordt daarbij ook steeds meer zelfredzaamheid en self service verwacht en dat heeft invloed op het werk van managementondersteuners. Traditionele taken als agendabeheer, correspondentie en telefoon beantwoorden nemen af. De manager doet dit zelf. Veel taken worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd, bijvoorbeeld het goedkeuren van verlof of facturen. En dat heeft consequenties voor de tijdsbesteding. Dit leidt tot bijna één derde afkalving van de taken.
Continuïteit in de dienstverlening is ook van belang. Je bent als ondersteuner dé verbindende factor binnen organisatie. Je moet weten wat er speelt, welke afspraken er zijn en welke informatie je deelt met wie. Zo kun je de juiste mensen en de juiste informatie koppelen.
We werken steeds vaker projectmatig en met zelfsturende teams. Een vast contract is geen uitgangspunt meer. We worden steeds meer een ‘zelfstandige’ binnen een organisatie.”
Flexibiliteit is een vereiste om zo om te kunnen gaan met voortdurende verandering.

Hoe komt het dat ‘werken vanuit je rol’ nu zo belangrijk wordt?

“Er wordt steeds meer gekeken naar welke bijdrage je levert aan een project, de organisatie, de afdeling. Een functie zegt daar niet veel over, competenties ook niet, maar wél de rol! Daarom is het zo belangrijk. Het gaat niet meer per definitie alleen om je opleiding, maar om de waarde van de bijdrage die je levert. Je had tot nu toe een ‘baan met taken’. Het gaat nu meer draaien om een herkenbare bijdrage. Bijvoorbeeld: een adviserende rol, regisserende rol, verslag leggende rol. Wat je bijdraagt aan de resultaten van het team.”

Wat is eigenlijk het verschil tussen een rol en een functie?

“Een rol is een verzameling taken gericht op samenhangende activiteiten. Een ondersteuner kan goed de rol van gastvrouw vervullen, daarin zit ook ‘host’. Ben je financieel onderlegd, dan kun je budgethouder zijn, planner, inkoper. Dat verwacht men niet zo snel bij functie managementondersteuner. De functienaam managementondersteuner zegt dan ook te weinig over al die rollen die je kunt vervullen. Een functie is een smallere en diffusere omschrijving van wat je doet. De taken binnen een functie kunnen namelijk heel verschillend zijn en daarbij: ook de ene manager is de andere niet.”

Hoe ontdek je je rol?

“Start met het stellen van de vraag: waar ben ik goed in? Waar ligt mijn passie? Je kunt er vast wel één verzinnen. Dat is de eerste stap. De andere kwaliteiten kun je uit gesprekken met anderen halen. Praat met collega’s en met mensen in je privéomgeving. Stel de vraag Waar blink ik in uit? Wat kan ik goed? Dan hoor je wellicht: je bent heel secuur en je weet altijd precies wanneer welke zaken moeten gebeuren! ! Dan kun je de planners rol spelen. Het gaat erom je rollen zichtbaar te maken.”

Hoe maak je die goed zichtbaar?

“Sowieso door het erover te hebben. En je hebt een objectieve beoordeling nodig. Want het is natuurlijk best fijn om te horen: ‘Je hebt het dit jaar hartstikke goed gedaan’. Maar als je dan doorvraagt (wát vind je precies goed?) dan komt daar vaak te weinig uit. Dan ben je in dat gesprek ook onvoldoende zichtbaar. Weten wie je bent en wat je doet en waar je goed in bent is stap 1. Als je dat kunt laten zien, dan ben je zichtbaar, en kunnen anderen ook ‘reclame’ voor je maken.
Vervolgens koppel je dit aan de doelen van de organisatie en aan prestatieafspraken. 3 prestatieafspraken, 1 ontwikkelafspraak en 1 teamafspraak. Stel dat je een verbindende rol hebt dan kan zo’n afspraak er zo uit zien: ik zorg ervoor dat ik 2 x per jaar voor mijn team een bijeenkomst organisteer met accent op verbinding, inhoud en leuke zaken.”

Door te werken vanuit je rollen maakt je meer en beter gebruik van al je capaciteiten!

Verdieping

Tijdens de Workhopdagen kun je de nieuwe workshop Werken vanuit je rol volgen.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels