nieuws

Ethisch dilemma: ‘Wat ik in de notulen schreef werd gecensureerd’ 

Persoonlijke ontwikkeling

Een directieassistent en een secretaresse vertellen met welk ethisch dilemma zij in het verleden te maken hebben gehad en hoe ze hiermee zijn omgegaan. Dit keer: Mandy Hartwig, directieassistent.

Ethisch dilemma: ‘Wat ik in de notulen schreef werd gecensureerd’ 

Naam: Mandy Hartwig-van der Ven (25 jaar ervaring als secretaresse)
Huidige functie: directieassistente bij Baas BV

Met welk dilemma heb je in het verleden geworsteld?

“In het verleden toen ik ook werkte voor een raad van bestuur bij een ander bedrijf, had ik een groot dilemma. Ik maakte notulen voor onder andere het management en de raad van toezicht. Het probleem was dat mijn notulen achteraf, en zonder dat ik het wist, regelmatig werden aangepast. Het ging daarbij niet om correcties van feitelijke onjuistheden, maar om het bewust maskeren van acties, feiten en onwaarheden. De voorzitter gaf mijn collega-secretaresse de opdracht om de notulen uit de post te halen, aan te passen en er stukken uit te halen. Dit ging veel verder dan corrigeren, hier was sprake van manipuleren van de waarheid – voor eigen belang. Wat ik schreef, werd gecensureerd. Maar mijn naam en handtekening stonden wel onder de notulen, terwijl ik niet achter de inhoud kon staan. Voor mijn gevoel kwamen mijn normen en waarden in het gedrang.”

Wil je jouw dilemma’s bespreekbaar maken, maar weet je niet hoe en bij wie? Neem dan deel aan de workshop Dilemma’s in samenwerking

Hoe heb je dit opgelost?

“Het zorgde allereerst voor een innerlijk conflict, omdat ik een loyaal persoon ben. Maar mijn normen en waarden zijn het belangrijkst. En daar ben ik voor gaan staan. Er was destijds geen vertrouwenspersoon. Ik ben toen voorzichtig het gesprek aangegaan met de voorzitter. Ik stond in mijn eentje. Hij was de hoogste in de organisatie en vogelvrij om te doen en te laten wat hij wilde. Toen ik het aankaartte zat hij ontspannen tegenover me. Hij ontkende niets maar zei: ‘Als je je er niet in kunt vinden, moet je maar gaan.’ Dat heb ik gedaan. Ik ben geëmotioneerd weggelopen en realiseerde me: dit is het einde van mijn baan.

De volgende dag ben ik op advies van mijn advocaat toch teruggegaan naar kantoor. Ik was één brok zenuwen. Die dag was er weer een vergadering van de raad van toezicht, maar ik mocht niet meer notuleren. Ik heb mijn opzegtermijn netjes afgemaakt en ben gegaan. Met mijn neus in de wind en de eer aan mezelf. Zonder vergoeding of iets. De confrontatie betekende voor mij dus een arbeidsconflict en einde dienstverband.”

We schreven eerder een artikel over het onderzoek Business integrity van Dilemma-Assist: Ethische dilemma’s; zo gaan assistants ermee om.

Zou je het anders aanpakken in het vervolg?

“Nee. Het heeft me gebracht waar ik nu sta. Het heeft me wat gekost maar ook veel gebracht. Ik had toen ook een soort jeugdige trots. Jammer vond ik wel dat ik op dat moment niet goed afscheid heb kunnen nemen van mijn collega’s. Ik kon namelijk niet open zijn over de echte reden zonder mijn leidinggevende in diskrediet te brengen.

Ik weet ook dat de situatie daar altijd zo gebleven is. Die collega-secretaresse is op mijn plek gekomen en heeft zich geconformeerd aan wat er van haar gevraagd werd. Als je geen moeilijke vragen stelt kun je een makkelijk leventje hebben als ondersteuner. De voorzitter ging vaak de confrontatie aan met mensen. Dat vond hij leuk: het was voor hem een spel. MT-leden liepen weg. Het bedrijf ging uiteindelijk failliet.
Ik beschouw mezelf als conflictvermijdend, maar vind wel dat ik gezond kritisch moet zijn. Het is gevaarlijk als iemand in de hoogste toren nooit tegengesproken wordt. Met alleen maar jaknikkers haal je niet het beste uit het bedrijf.”

Welk advies wil je aan anderen geven?

“Jij bent de oren en ogen van de organisatie, gebruik ze. Je hoeft niet altijd op de barricaden te staan, maar je kunt het op een discrete manier naar voren brengen. Je hoeft je ook niet te verschuilen achter een protocol. Je onderbuikgevoel geeft vaak wel aan of iets klopt of niet.

Blijf bij jezelf, al erken ik dat dat heel lastig is. De loyaliteit voor leidinggevenden is vaak bovengemiddeld groot bij ondersteuners. Voordeel is wel dat naarmate je ouder wordt dilemma’s makkelijker te behappen zijn. Daarnaast is gezond boerenverstand ook een goed kompas.
Persoonlijk zal ik niet snel gebruikmaken van een vertrouwenspersoon, maar ik vind het belangrijk dat deze er wel is. Ik gebruik mijn eigen normen en waarden als leidraad, want ik wil mezelf recht in de spiegel kunnen aankijken.”

Verdieping

We schreven eerder een artikel over het onderzoek Business integrity van Dilemma-Assist: Ethische dilemma’s; zo gaan assistants ermee om.

Praktijkverhaal

Secretaresse en PA Linda Schouffoer vertelde ook haar verhaal: ‘De regels bieden houvast’.

Zelf aan de slag

Wil je jouw dilemma’s bespreekbaar maken, maar weet je niet hoe en bij wie? Neem dan deel aan de workshop Dilemma’s in samenwerking.

Reageer op dit artikel