nieuws

Zelfsturend secretariaat: deze vaardigheden heb je nodig

Persoonlijke ontwikkeling

Bij het runnen van een zelfsturend secretariaat komen best wel wat vaardigheden kijken. Management Support-trainer Maarten Fijnaut legt uit welke vaardigheden je moet hebben of ontwikkelen. Ook legt hij uit hoe je een sparringpartner voor je manager kunt worden.

Zelfsturend secretariaat: deze vaardigheden heb je nodig

Wat zijn de vaardigheden die je moet hebben of ontwikkelen om zelfsturend te worden?

“Het is heel belangrijk dat je goed kunt communiceren. Spreek uit waar je behoefte ligt in plaats van te klagen over wat er niet goed gaat. Ga respectvol met elkaar om en sta open voor elkaars mening. Als je iets wilt van een ander, is het noodzakelijk om het gemeenschappelijke belang te zoeken en te bespreken. Denk dan aan zaken als: meer tevreden klanten of je profileren als een topteam van secretaresses.

Daarnaast is het belangrijk dat je goed met elkaar kunt samenwerken, het werk goed verdeelt en in het teambelang blijft denken. Een voorwaarde voor goede samenwerking is zelfleiderschap (zie hieronder). Samenwerken lukt alleen als je zelf goed functioneert en goed in je vel zit. Ook moet je weten wat je zelf wilt bereiken en hoe je dat kunt verenigen met het teambelang.”

Maarten Fijnaut

Maarten Fijnaut

Hoe houd je de balans tussen reactief handelen, zoals voldoen aan ad-hocverzoeken en vragen beantwoorden, en proactief handelen, dus initiatief nemen en problemen voorkomen?

“Door te begrijpen dat je niet alles in het leven kunt beïnvloeden, maar dat je wel invloed hebt. Jij bent zelf de degene die bepaalt hoe je omgaat met bepaalde situaties, altijd! Je kunt ervan balen dat iets gebeurt, je kunt accepteren dat het zo is, maar je kunt ook proberen om veranderingen door te voeren. En daarvoor vechten. Dat betekent dat je soms toch moet accepteren dat je dingen niet kunt veranderen.

Maar ook dan heb je wél de mogelijkheid om zelf te bepalen hoe je daarmee omgaat. Vaak is het best confronterend om te horen, maar je hoeft jezelf écht niet als slachtoffer zien. Soms moet je maar denken: ik heb alles geprobeerd, maar het is niet gelukt om het te veranderen, dus dan moet ik accepteren dat het zo is. Maar ik weet wel wat mijn behoefte voor de toekomst is, dus dat moet ik wat meer uitspreken.”

Maar als je nou toch veel ad-hocverzoeken blijft ontvangen. Hoe krijg je zelfsturing dan voor elkaar?

“Tja, die ad-hocverzoeken horen bij het vak. Sommige secretaresses gaan er aan onderdoor, zeker als je daardoor geen ruimte hebt voor andere zaken. Ik weet één ding zeker: verzoeken die ad-hoc binnenkomen, blijven altijd terugkeren in je werk.

Deel daarom je dag in drie delen in. Routinewerk doe je op een moment dat je energieniveau laag is, want dat lukt je toch wel. De middag is hiervoor geschikt.

Op het moment dat je heel scherp bent, doe je het werk dat je ingepland hebt: de grotere klussen en projecten waar strategisch nadenken bij komt kijken, de toekomstplannen van het team. Vaak doe je deze zaken in de ochtend, maar let op, plan zelf de tijd hiervoor in je agenda! Als secretariaat krijg je vaak last-minuteverzoeken, dus hoe meer ruimte jij lijkt te hebben, hoe groter de kans dat je wordt ondergesneeuwd door allerlei taken die prioriteit hebben of lijken te hebben.

Het derde deel van de dag houd je in je agenda dus vrij voor ad-hocklussen. Probeer dat wel tot een minimum te beperken en laat je omgeving weten wat zij kunnen doen, zodat jij hen zo snel en goed mogelijk kan helpen. Krijg je toch last-minute iets op je bord geschoven, spreek dan je behoefte uit voor de toekomst, maar accepteer voor nu even dat het niet anders is.”

Wanneer moet je nou zelf verantwoordelijkheid nemen en wanneer kun je verantwoordelijkheden beter bij collega’s of je leidinggevende laten liggen?

“Kijk altijd eerst naar wat iets kost en wat het oplevert. Managementondersteuners zijn soms geneigd om veel verantwoordelijkheden op zich te nemen en zich daarmee over de kop te werken. Anderen zijn heel goed in alles van zich af te schuiven en hun verantwoordelijkheid te ontduiken. En toch hoor je ze klagen over dingen die jij of collega’s verkeerd zouden aanpakken. De balans tussen verantwoordelijkheid geven en nemen is voor iedereen anders. Mijn tip is te kijken naar wat je zelf wilt en hoe je ervoor kunt zorgen dat je daar sturing aan geeft.”

Hoe kun je jezelf ontwikkelen tot sparringpartner van je manager?

“Bedenk wat je zelf wilt, bedenk wat je leidinggevende wilt en kijk waar de overlap zit. Wat is jullie gemeenschappelijk belang? Wat is de betekenis van de organisatie op een dieper niveau? En wat is jouw bijdrage aan de output van de organisatie? Bespreek hoe je hier invulling aan kunt geven.

Inhoud is vaak niet zo van belang. Dus je hoeft als secretaresse geen verstand te hebben van grote infrastructurele projecten, ingewikkelde financiële producten of de nieuwste operatieapparatuur. Een manager weet vaak ook niet heel veel van de inhoud. Je hoeft alleen te snappen wat er gedaan moet worden om het doel van de organisatie te bereiken en hoe dat kan worden ingepland. Op dat moment kun je meepraten op strategisch niveau.”

Dus van de inhoud hoef je eigenlijk niks te weten?

“Natuurlijk werkt het fijner als je wel íéts weet van de inhoud, zodat je weet wat er nodig is, maar je hoeft niet alle details te kennen. Pas hoorde ik van een gemeentesecretaresse dat ze ook alle beleidsstukken las om inhoudelijk op de hoogte te zijn. Ze zei: ‘Ik weet dat ik nooit dat niveau bereik, maar ik vind het wel heel fijn om op de hoogte te zijn van de grote lijnen van het vakgebied van mijn manager, zodat we in ieder geval in dezelfde taal spreken.’ Je hoeft je de inhoud dus niet helemaal eigen te maken; als je maar snapt wat het voor jou, de manager of de organisatie betekent. Daarmee maak je het verschil als secretaresse en natuurlijk gezamenlijk als team.”

Drie essentiële punten voor het bereiken van zelfleiderschap

1) Ken jezelf en blijf dicht bij jezelf.
2) Ken je klant; lees je in en weet op welk speelveld jouw opdrachtgever zich bevindt.
3) Maak een plan. Denk niet: dit is interessant, daar ga ik in de toekomst wat mee doen, maar stel een concreet plan op om dat doel te bereiken. Wat ga je doen en wat ga je over twee weken doen? Schrijf het op, bespreek het met je omgeving en zorg ervoor dat je in beweging komt. Iedere lange reis begint met een eerste stap. Die eerste stap kan en mag klein zijn, maar het is heel belangrijk om hem daadwerkelijk te zetten. Heb je bijvoorbeeld al jaren het voornemen om een cursus te volgen, maar is het er nooit van gekomen? Dan komt dat waarschijnlijk omdat je de eerste stap niet hebt gezet; inventariseren welke cursussen er zijn. Op het moment dat je de eerste stap zet, wordt de volgende stap ook makkelijker.

Training Zelfsturend secretariaat

Op 11 oktober geeft Maarten Fijnaut in Utrecht de training Zelfsturend secretariaat

Meer leren over zelfleiderschap? Kom naar het Management Support Event!

Het jaarlijkse Management Support Event staat komende november helemaal in het teken van zelfleiderschap. Maarten Fijnaut geeft hier ook een sessie over. Hij is sterk in mensen motiveren, stimuleren en enthousiasmeren om het beste uit zichzelf te halen. Hij kan je leren voorbij je eigen grenzen en beperkingen te kijken, en helpt je op weg naar een betere versie van jezelf.

Wat levert het event jou op?

Als je Maartens sessie hebt gevolgd, weet je hoe je je werk efficiënter en effectiever kunt doen. Het gaat er daarbij niet om perfect te worden, maar om de ruimte voor verbetering te vinden, zodat je relevant blijft voor je werkgever. Bovendien hou je zo plezier in je werk. Nieuwsgierig geworden naar het hele dagprogramma? Bekijk managementsupport.nl/event.

Reageer op dit artikel