artikel

Tips: nooit meer gedoe met vergaderingen in Outlook

Vergaderen

Complexe vergaderprocessen; ik heb al een hoop hulpgeroep gehoord op het secretariaat. Vooral wanneer vergaderingen verkeerd lopen, verdwijnen of conflicten geven in Outlook. Het kan een pittige zoektocht zijn naar de oorzaak van deze vergaderconflicten, maar ik help je hierbij op weg.

Tips: nooit meer gedoe met vergaderingen in Outlook

Vergaderingen in Outlook

Manager wil geen vergaderverzoeken meer krijgen

Als de manager niet hoeft te weten hoe vergaderingen tot stand komen dan is er het selectievakje ‘Vergaderverzoeken en antwoorden alleen naar mijn gemachtigden sturen, niet naar mij’ op het tabblad ‘Gemachtigden’ in het dialoogvenster ‘Opties’. Je kunt dit inschakelen wanneer je een gemachtigde toevoegt. Klik in het profiel van de manager op het tabblad Bestand >> Klik op Accountinstellingen en op Gemachtigdentoegang. In het eerste geval krijgt de manager slechts een kopie en kan hij die rustig verwijderen; in het tweede geval krijgt hij niets en kan de secretaresse alles opvangen.

Terugkerende vergadering stopzetten of wijzigen

Stopzetten: als organisator van de vergadering wil je een reeks terugkerende vergaderingen beëindigen. Open dan de vergadering (hele reeks), stel je einddatum opnieuw in en verzend een update. Omdat ontvangers misschien niet zullen bevestigen omdat ze deze reeks herkennen en denken dat alles oké is, zet je er nog een mededeling bij. Zo blijven de vergaderingen in het verleden in ieders agenda staan maar worden toekomstige vergaderingen verwijderd. Wijzigen: hetzelfde is nodig wanneer de reeks wel verder gaat maar op een andere weekdag of tijd. Je eindigt dan de reeks die geweest is op bovenstaande wijze. Vervolgens maak je een nieuwe reeks en verzend je deze.

Andere organisator aanstellen

Als een terugkerende vergadering een andere organisator krijgt, is er geen enkele manier om de eigenaar van de vergadering te wijzigen. De oorspronkelijke organisator moet de reeks stopzetten op bovenstaande wijze. De nieuwe organisator van de vergadering moet een nieuw vergaderverzoek voor toekomstige vergaderingen verzenden. Tenzij de organisator een gemachtigde heeft, want die kan óók wijzigen. Maar de naam van de organisator blijft hetzelfde. Let hierbij dus goed op of jij de organisator bent of je manager.

Aan de slag met Outlook? Volg de workshop Agendabeheer in Outlook tijdens het Management Support Event op 16 november

Wie krijgt de herinneringen?

De gemachtigde assistent ontvangt geen herinneringen (‘belletjes’) voor de afspraken van anderen. Zelfs niet als deze werkt vanuit een gedeeld Postvak van de manager. Alleen de eigenaar van een Agenda ontvangt deze.

Let op met vergadernotities en -bestanden

Voeg geen notities toe aan een vergadering waarvoor je bent uitgenodigd. Als de organisator de vergadering bijwerkt, gaan ze namelijk verloren! De enige oplossing is een schaduwafspraak te maken. E-mail die toegevoegd is aan de Agenda kan niet door iPad-gebruikers worden geopend. Office-bestanden en pdf’jes wel.

Nieuwe persoon toevoegen aan een bestaande vergadering

Voeg deze persoon toe aan de genodigdenlijst (de regel Aan) van de oorspronkelijke vergadering. Is het van belang dat iedereen weet wie er nog meer is uitgenodigd, stuur dan alle deelnemers een update. Het zou kunnen dat deelnemers de wijziging niet accepteren omdat zij in de veronderstelling zijn dat dit een vergissing is. Zij hebben immers deze vergadering al geaccepteerd.

Bestaande afspraak omzetten in een vergaderverzoek

Er is technisch geen verschil tussen een afspraak (gebeurtenis) en een vergadering. Het feit dat er aparte knoppen voor zijn is enkel een service aan de gebruiker. Immers, heb je een gewone afspraak en wil je er alsnog deelnemers aan toevoegen dan kun je dit gewoon doen zonder opnieuw te beginnen: Open de afspraak >> klik op ‘Deelnemers uitnodigen’ >> selecteer de mensen die je wilt uitnodigen. Op de afbeelding is nog een vrijwel onbekende functie opengeklapt: als je meerdere agenda’s open hebt staan en je klikt op “Nieuwe vergadering met iedereen” dan staan alle deelnemers meteen in de lijst met genodigden. Handig!

Annuleringen goed verwerken

Als je een annulering voor een vergadering krijgt, klik dan eerst op bijgaande melding ‘Verwijderen uit agenda’. Wanneer je immers eerst het bericht uit het Postvak IN verwijderd, wordt de vergadering niet automatisch uit de agenda verwijderd.

Lijst met genodigden printen

Maak meteen een presentielijst van de genodigden voor je vergadering: bij ‘controleren’ kun je de status weergeven van de antwoorden maar je kunt deze ook naar het klembord kopiëren (let op: niet het tabblad Controleren). Vervolgens plak je deze in Excel en heb je een mooi overzicht, inclusief e-mailadres. Omdat deze lijst in Excel staat kun je deze vervolgens makkelijk sorteren, bijvoorbeeld op acceptatieniveau. Je begrijpt nu ook dat het nooit meer nodig is alle acceptaties op papier te gaan bijhouden.)

Je wil geen antwoorden op vergaderverzoeken (bij grote groepen genodigden)

Dat kan (maar dan heb je ook geen overzichtslijst meer bij ‘Controle’). Klik in het menu ‘Acties’>> Antwoorden vragen uitvinken.

Account van je manager toevoegen bespaart een hoop ellende

Ben je managementassistent en ontzorg je je manager volledig, dan is het slim om het account van je manager toe te voegen aan jouw profiel. Let daarbij op dat Outlook je dan ook ziet als de manager. Dat betekent dat verzonden items echt vanuit de manager gaan, er geen “namens …” wordt toegevoegd en het later ook niet terug te vinden is wie er een mail heeft verzonden. Het is dan ook verstandig (en duidelijk voor de ontvanger) dat je jouw handtekening toevoegt aan het account van de manager zodat duidelijk is wie er verzendt.

Hoeveel gemachtigden beheren de agenda?

Het is onhandig als meerdere secretaresses vergaderverzoeken beheren. Technisch kan het, want als de ene even checkt of de vergadering is geaccepteerd (kijk in de agenda van de gemachtigde) dan kan zij haar vergaderverzoek vrijblijvend verwijderen (niet klikken op weigeren!).

Het probleem van de IOS

Er kunnen problemen ontstaan bij gebruik van iPhone en iPad: vergaderingen verdwijnen. Dit heeft te maken met de synchronisatie van deze devices. Het probleem is bekend, maar de oplossing is vaag. Je kunt de push-meldingen uitzetten en fetch-meldingen inschakelen (ophalen) óf handmatig. Dat betekent dat er niet meteen mails, afspraken en herinneringen binnenkomen maar pas wanneer je de mailapp of agenda-app opent.

Agendabeheer in Outlook

Doe mee aan de workshop Agendaheer in Outlook (voor gevorderden) en leer alle slimme trucs: 16 november, Management Support Event, Supernova Utrecht.

Reageer op dit artikel