artikel

Maak een actielijst in Excel

Vergaderen

Actiepunten staan vaak verspreid over verschillende notulen, met als gevolg dat niemand ze leest, laat staan opvolgt. Roel Peters legt uit hoe je een werkbare actielijst in Excel maakt.

Maak een actielijst in Excel

Heb je ook de ervaring dat notulen weinig of niet worden gelezen? En merk je dan ook dat acties uit voorgaande vergaderingen niet of te laat zijn opgevolgd? Dat komt omdat het lastig is om zicht te houden op taken als die verstopt zitten in meerdere notulen. Mensen zijn gebaat bij een overzicht van hun to do’s. Een dergelijk overzicht kun je in tabelvorm onder in je notulen toevoegen, maar efficiënter is het om dit te doen in een aparte Excel-lijst. Ik had het er al eens eerder over in een artikel over de ‘BAL’, de actie-besluitenlijst.

In dit artikel vertel ik hoe je een actielijst in Excel maakt. Een minicursus Excel, zeg maar, met als resultaat een werkbare actielijst voor alle deelnemers aan de vergadering.

Het verschil met standaardnotulen

Als je gebruikmaakt van een actielijst in Excel betekent dit dat je acties niet meer in de notulen schrijft maar enkel in Excel. Dit is een apart bestand met alle actieve én voltooide acties van een hele periode. Daarom is deze snel te raadplegen en heeft iedereen een overzicht van de status van activiteiten. Als je dit bestand ook nog eens op één plek zet in de cloud (Dropbox, OneDrive, SharePoint, …), dan kan iedereen snel bij de laatste update. Niemand hoeft te wachten tot de volgende vergadering om inzicht te hebben in de eigen taken en die van anderen. Het is ook een voorbereidende stap naar het gebruik van takenlijsten in SharePoint of tools zoals Trello. Ik ken al teams die gestopt zijn met notuleren en alleen nog maar met takenlijsten werken.

Koppel taken met een nummer aan de vergadering

In de kolom ‘nummer’ geef je de taak een nummer. Als enkel de vergaderdatum belangrijk is, gebruik je de Amerikaanse datumnotatie JJJJMMDD, bijvoorbeeld 20170326. Indien ook het agendapunt gekoppeld moet worden, voeg je dit achteraan toe, bijvoorbeeld 2017032604 (agendapunt 4 van de vergadering op 26 maart 2017). Die cijfervolgorde is van essentieel belang, omdat het de enige juiste manier is om de hele lijst correct te sorteren.

Omschrijf de taak

Voeg een kolom ‘onderwerp’ toe voor een korte taakomschrijving en een kolom ‘omschrijving’ waarin wat meer uitleg staat. Maak de kolom ‘omschrijving’ voldoende breed. Selecteer de volledige kolom en klik in de menubalk op de knop ‘tekstterugloop’. Zo zorg je ervoor dat als de tekst te lang wordt, deze niet verder loopt dan de vastgestelde breedte van de kolom.

Wie is verantwoordelijk?

Het is vaak niet duidelijk wie iets moet oppakken. Door deze kolom toe te voegen ontstaat druk om hierover een beslissing te nemen. Via een pull-downknopje kies je uit een lijst met personen. Maak deze lijst eerst in een extra tabblad van het Excel-bestand. ‘Allen’ is daarbij ook een optie. Klik vervolgens in de eerste cel van de kolom ‘verantwoordelijke’. Klik in het Lint op het tabblad ‘Gegevens’ >> ‘Gegevensvalidatie’ en kies in het menu Toestaan voor ‘Lijst’. Klik vervolgens in hetzelfde menu in het veld ‘Bron’. Ga vervolgens naar het Excel-werkblad waarin je de lijst met verantwoordelijken hebt gezet. Selecteer deze lijst en selecteer meteen nog enkele lege cellen eronder, zodat je later mensen kunt toevoegen. Klik in het menu dat nog openstaat op ‘OK’. In de kolom ‘verantwoordelijke’ is nu een keuzeknopje toegevoegd waarop je kunt klikken. Het keuzelijstje wordt zichtbaar. Je wilt dit keuzelijstje in de cellen daaronder ook nog hebben. Dus je klikt op de vulgreep (het kleine vierkantje, rechtsonder de cel waarin je staat) en je trekt dit een eindje naar beneden.

Wat is de deadline?

Door deze kolom toe te voegen, stimuleer je ook om daarover een besluit te nemen. Omdat de kolomtitel ‘einddatum’ breder is dan de datum zelf, heb ik deze omhoog gedraaid. Dat doe je door de cel waarin de titel staat te selecteren. Vervolgens klik je in het Lint op het knopje ‘afdrukstand’ en kies je voor ‘tekst omhoog draaien’.

Geef de status aan

Een status-veld is interessant om daarna de lijst te kunnen filteren. Je kunt de status handmatig invullen; als je daarna dezelfde status gebruikt in een andere cel zal Excel deze automatisch aanvullen. Je kunt hier ook een keuzelijstje voor maken zoals boven beschreven.

Gefilterde takenlijsten geven overzicht

Eén van de voordelen van een Excel-takenlijst is de mogelijkheid om te filteren. Zo is het interessant om enkel de taken van één persoon te zien, of alle taken met de status ‘open’. Om te kunnen filteren voegen we filterknoppen toe. De snelle methode is dat je in een bepaalde kolomtitel gaat staan en in het Lint op de knop ‘Sorteren en Filteren’ klikt en vervolgens nog eens op ‘Filteren’.

Opmaak én filterknoppen maken

Je kunt met deze takenlijst echt uitpakken als deze er tegelijkertijd mooi uitziet én je alle kolommen kunt filteren. Dat doe je door ergens willekeurig in een kolomtitel te gaan staan en vervolgens in het Lint via de knop ‘Opmaken als tabel’ te kiezen voor een mooie tabelopmaak. Na je keuze geef je in het opengeklapte menuutje aan dat je gebruikmaakt van kolomtitels. Vervolgens krijg je een fraaie lijst mét filterknoppen in de titels.

Download hier een kant-en-klare actielijst in Excel [sjabloon] >

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels