artikel

10 tips voor een topvergadering buiten de deur

Vergaderen

Les 1 bij het boeken van een vergaderlocatie is: vertrouw nooit blindelings op een mooie website. Lees altijd de ervaringen van anderen en ga eventueel een keer vooraf op bezoek. Lees in dit artikel meer tips van Karen Visser voor een topvergadering buiten de deur. 

10 tips voor een topvergadering buiten de deur

1. Luister naar andermans ervaringen. Lees reviews op de site, vraag na in je eigen netwerk of in de LinkedIn-groep van Management Support: wat zijn de ervaringen met deze locatie? Klopt de werkelijkheid met de indruk die ze geven op de website?

2. Ga eventueel vooraf een keer op bezoek. Spreek het programma nog eens door, bekijk de ruimtes en check of alle details kloppen. Zo kom je niet voor onwelkome verrassingen te staan.

3. Check bijzonderheden over eten en noteer ze goed. Check of de locatie rekening houdt met allergieën en diëten en volg dat op de dag zelf nog een keertje op. Als je mensen een menu laat kiezen, houd dan niet alleen de aantallen bij (zoveel vis, zoveel vlees) maar ook wie wat koos, om verwarring en discussie (‘Ik had écht geen vis!’) te voorkomen.

4. Vraag naar een aanspreekpunt voor techniek. Je wilt niet zelf met klotsende oksels bezig zijn om beamer en laptop elkaar te laten vinden terwijl iedereen al op zijn stoel zit en wacht op die belangrijke presentatie van je manager.

5. Bepaal hoe ‘apart’ jullie willen zitten en of dat kan. In sommige situaties is apart lunchen als team of afdeling wel heel fijn, maar zoiets is niet altijd mogelijk. Ook zijn aparte ruimtes voor kleine groepen soms heel praktisch.

6. IS ER WIFI EN IS DIE STERK? Niets zo erg als een filmpje in een presentatie dat het niet doet, omdat de spreker aannam ‘dat er wel internet zou zijn’.

7. Bedenk hoe je ze wilt laten drinken. Zet je koffiepauzes in het programma en moeten ze dan naar een andere tafel lopen? Of staan er kannen koffie, thee en water op tafel zodat mensen tussendoor ook kunnen drinken?

8. Maak routebeschrijvingen for dummies. Je zal de deelnemers de kost moeten geven die het maar half lezen… Zorg dat je informatie hebt voor zowel openbaar vervoer als autorijders én zet er alle parkeerinformatie bij.

9. Communiceer het startmoment luid en duidelijk. Herinner alle deelnemers de dag ervoor nog eens aan. Laat het wel redelijk zijn; om half negen starten terwijl de meeste deelnemers anderhalf uur moeten rijden naar deze plek maakt je niet echt populair. Eventueel benoem je een tijd voor inloop en koffie (15 of 30 minuten) en prik je daarna het ‘echte’ startmoment.

10. Let op het dip-moment. Er komt minstens één moment op zo’n dag dat mensen gaan inkakken. Meteen na de lunch is een berucht moment, maar ook tussen vier en half vijf – als ze nog tot zes uur door moeten met het programma. Zorg dan voor een zoete of hartige snack.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels