artikel

Zo creëer je het perfecte vergaderverzoek

Vergaderen

Bijna iedereen heeft tegenwoordig een volle agenda en het kan soms heel lastig zijn om een datum te vinden voor een vergadering of bijeenkomst waarop iedereen kan. Hoe voorkom je afzeggingen en datumverschuivingen en zorg je ervoor dat je vergaderverzoek zo snel mogelijk geaccepteerd wordt?

Zo creëer je het perfecte vergaderverzoek

Binnen de meeste bedrijven wordt wel met vergaderverzoeken gewerkt. Het is gewoon handig: je kunt iedereen in één keer op de hoogte stellen, mensen krijgen er een melding van in hun mailbox en het is altijd duidelijk wie betrokken zijn bij een afspraak. Helaas is niet iedereen even snel in het accepteren van vergaderverzoeken. Dat is vervelend wanneer jij de organisator bent en je gewoon snel duidelijk wilt hebben of de afspraak op die datum kan doorgaan. Daarom hieronder een aantal tips voor het perfecte meeting-verzoek.

Tip 1

Begin te plannen met de mensen met de ‘meest lastige’ agenda’s
Als zij kunnen, dan weet je dat de kans dat een meeting verzet moet worden al een stuk kleiner is. Bovendien ben je flexibeler met een lege agenda van je manager dan met een flink met interne afspraken gevulde agenda, met het risico dat je deze gesprekken moet verzetten. Dit gebeurt namelijk al vaak genoeg tijdens het jaar.

Tip 2

Wees er zeker van dat alle informatie klopt
Dat lijkt een open deur, maar het gebeurt je vast nog wel eens dat je er een vergaderverzoek uitschiet en je er later achter komt dat je de helft van de deelnemers vergeten bent of dat de datum achteraf toch niet zo goed uitkwam. Dan moet je als organisator iedereen gaan mailen met de vraag of het alsnog op een andere datum mag. Daar wordt niemand blij van. Zorg dus voor een harde tijd en datum, reserveer vast een vergaderruimte en verstuur de juiste bijlagen (zie tip 3). Overigens is het altijd mogelijk om nieuwe personen toe te voegen aan een bestaande vergadering, maar bestaande deelnemers krijgen hier geen melding van. Mocht het belangrijk zijn dat iedereen weet wie er nog meer is uitgenodigd, verstuur dan een update.

Tip 3

Stuur de benodigde vergaderstukken mee
Heb je bijvoorbeeld een kick-off meeting van een nieuw project? Zorg er dan voor dat iedereen naast de agenda van de vergadering ook vast het projectplan in zijn of haar mailbox krijgt. Instrueer elke deelnemer om het plan alvast door te nemen, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn en je tijdens de vergadering geen taferelen krijgt als ‘Ik wist niet dat dit van mij verwacht werd’. Vermeld ook dat het niet handig is om notities toe te voegen aan de vergadering, want die gaan verloren wanneer jij als organisator de vergadering bijwerkt. Mochten deelnemers toch notities willen maken, dan is de oplossing om een aparte mail te sturen of een schaduwafspraak te maken.

Tip 4

Pas op met wijzigingen van deelnemers
Wijzigingen van tijdstip kunnen het beste door de organisator aangepast worden, anders lukt het niet. Laat mensen die niet direct kunnen dus kiezen voor ‘voorlopig accepteren’ (als ze hun best gaan doen om erbij te zijn) of ‘weigeren’ en vraag ze dan om een aparte e-mail te sturen met de vraag of het eventueel mogelijk is om het tijdstip te wijzigen. Als iedereen alle rechten op alle agenda’s heeft, is het overigens wel mogelijk om wijzigingen uit naam van de organisator door te voeren. Dan zijn alle betrokkenen ook meteen op de hoogte. Maar er zullen weinig bedrijven zijn waar dat het geval is en bovendien kan het ook een wildgroei aan gewijzigde afspraken veroorzaken.

Tip 5

Voeg het account van je manager toe
Als je je manager volledig ontzorgt, dan is het slim om het account van je manager toe te voegen aan je profiel. Let daarbij wel op dat Outlook je ook echt ziet als de manager. Dat betekent dat verzonden items echt vanuit de manager gaan en het later ook niet duidelijk is wie wat heeft verzonden (tenzij je je eigen handtekening toevoegt). Dit kan trouwens wel een handige methode zijn om mensen sneller een vergaderverzoek te laten accepteren.

Verdieping

In de training Optimaal agendabeheer in Outlook leer je o.a. om willekeurige data uit meerdere agenda’s naast elkaar te zetten en meteen een afspraak in te plannen in alle zichtbare agenda’s. Daarnaast krijg je nog veel meer tips om de agenda opties in Outlook optimaal te benutten.

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels