blog

Hoe duur is onze vergadercultuur?

Vergaderen

Wil jouw organisatie onder de streep meer euro’s overhouden? Dan loont het zeker om eens kritisch naar de kosten van jullie meetings te kijken! Een rekensom plus vier bespaartips.

Hoe duur is onze vergadercultuur?

Kijken, kijken, niet kopen; Nederlanders staan bekend om hun zuinigheid. Toch zijn we dat niet altijd, zeker niet als het om onze vergadercultuur gaat. En dat heeft weer te maken met iets anders typisch Nederlands: de poldercultuur. Onze democratische genen zijn er de oorzaak van dat we vaak in té lange meetings zitten. Want we willen iedereen aan het woord laten, niemand passeren en een democratisch besluit nemen. En die te lange meetings… kosten geld. Wil jouw organisatie onder de streep meer euro’s overhouden? Dan loont het zeker om eens kritisch naar de kosten van jullie meetings te kijken!

Wat kost een vergadering?

Getriggerd? En wil je weten hoeveel geld de meetings in jouw organisatie kosten? Dan is het goed te weten dat de gemiddelde Nederlandse werknemer 6,5 uur per week vergadert. Dat is zo’n 300 uur per jaar! Gemiddeld hoor, want hoe hoger je stijgt op de carrièreladder hoe meer je vergadert. Met deze kennis is het financiële plaatje van jullie meetings gemakkelijk te berekenen. Check even hoeveel collega’s regelmatig vergaderen, laat er het gemiddelde uurloon op los en vermenigvuldig de uitkomst met 300 uur. Halloooooo! Heb ik nog contact? Of val je van je stoel van deze optelsom?

Meer dan alleen loonkosten

Geschrokken van het prijskaartje? Gelukkig, je bent er weer. Want we zijn er nog niet. Vergaderingen kosten natuurlijk niet alleen tijd. Er gaat ook geld op aan faciliteiten in de vergaderzaal en de broodnodige kopjes koffie en andere horecavoorzieningen. Of aan externe vergaderkosten, als je niet in een vast kantoorgebouw werkt of geen vergaderzaal hebt. Dat is anno 2016 tenslotte ook heel normaal want flex is dé trend. Misschien kun je deze additionele kosten niet exact berekenen, maar een schatting maken kun je wel. Zie je nu de noodzaak van minder vergaderen nog niet in? Laat ik dan verklappen dat we in Nederland in totaal 60 miljard euro per jaar besteden aan vergaderen.

Vier bespaartips

Wil je in 2017 minder tijd en geld besteden aan meetings? Dan helpen de volgende bespaartips je verder:

Tip 1: Ooit weleens een timer gebruikt in de vergaderzaal? Dat kan enorm goed werken. Hoe? Door per agendapunt een maximale bespreektijd in te stellen. Is de tijd om, dan ga je door naar het volgende agendapunt. Een handige vergadertool voor digitaal vergaderen helpt je hierbij, onder meer doordat alle vergaderstukken digitaal per agendapunt inzichtelijk zijn. Dat voorkomt gezoek door stapels papier tijdens de meeting en dat vergadert veel effectiever.

Tip 2: Kijk kritisch naar de collega’s die je wilt uitnodigen voor een meeting. Als je met te veel mensen aan tafel zit, vertroebelt dat het vergaderproces. Hoe kritischer je omgaat met uitnodigen in het voorbereidingstraject, hoe effectiever je vergadert.

Tip 3: Helemaal in lijn met ‘Het Nieuwe’ Werken: vergader vaker online of telefonisch. Want als je niet samen in de meeting room zit, heb je geen last van laatkomers die de vergadering ophouden, is er geen ruimte voor onderonsjes en spaar je heel wat reistijd uit.

Tip 4: vergader eens staand. Dat houdt iedereen veel actiever én het vergadert veel sneller.

Auteur: Rachel Manneart, iBabs

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels