nieuws

De terreur van het vergaderen

Vergaderen

Dag in dag uit urenlang vergaderen. Collega’s komen te laat, telefoons gaan af, geen mens die naar elkaar luistert. Voor je het weet ben je een halve dag verder zonder dat je iets hebt gedaan. En dan moet je ook nog al die notulen uitwerken. Kan dat niet anders? Absoluut, stelt Ellen de Bruin. Sterker […]

De terreur van het vergaderen

Dag in dag uit urenlang vergaderen. Collega’s komen te laat, telefoons gaan af, geen mens die naar elkaar luistert. Voor je het weet ben je een halve dag verder zonder dat je iets hebt gedaan. En dan moet je ook nog al die notulen uitwerken. Kan dat niet anders? Absoluut, stelt Ellen de Bruin. Sterker nog, zij zegt: ‘Vergaderen? Niet doen!’

Moeten we efficiënter vergaderen? Helemaal niet, vindt wetenschapsjournalist en schrijver van het boek Vergaderen? Niet doen! Ellen de Bruin. Nee, vergaderen moet worden afgeschaft. “We vergaderen bijvoorbeeld om problemen op te lossen, terwijl al lang is aangetoond dat het veel beter werkt problemen één op één aan te pakken. Datzelfde geldt voor brainstormen in groepen. Ook daarvan is al in tientallen onderzoeken bewezen dat het niet werkt: doordat je moet wachten tot je aan de beurt bent, zit je je idee ‘op te houden’. En daardoor vergeet je het.”

Rare praat

Van vergaderen gaan mensen bovendien heel raar praten, viel De Bruin op. Neem deze termen, die we in een normaal gesprek nooit zouden gebruiken, maar die bij een vergadering ineens over de tafel vliegen: tegen je aanhouden, een tijdpad uitrollen, het bestaande kader verlaten, de hele communicatie over de hele linie transparanter maken, learning points, aanvliegen, stip op de horizon, een hands-on mentaliteit en uitfaseren. En uiteraard ligt dat alles ‘op jouw bordje’. De Bruin: “Door dit soort taal te gebruiken, kunnen mensen langer aan het woord blijven zonder inhoudelijk iets te zeggen. En dat terwijl het voorkomt dat de meeste deelnemers aan een vergadering geen idee hebben wat sommige uitdrukkingen en termen betekenen. Dat komt doordat die vreselijke taal vaak van het management komt en dat hanteert een hoger abstractieniveau, want die moeten het grote geheel overzien.”

Stoppen met vergaderen

Herkenbaar? Maar hoe overtuig je je baas ervan minder te vergaderen – of daar wellicht helemaal mee te stoppen? Bekijk allereerst of een vergadering echt nodig is, adviseert De Bruin. “Als je manager dan zegt dat de vergadering is bedoeld om informatie uit te wisselen, kun je antwoorden: Er is aangetoond dat dat niet werkt, want mensen luisteren niet naar elkaar. Als je manager de vergadering wil gebruiken als brainstormsessie, zeg je: Er is aangetoond dat dat niet werkt, want mensen kunnen niet én naar anderen luisteren, én tegelijkertijd zelf met ideeën komen.”

Tot slot kun je je baas nog vragen of het echt nodig is dat alle mensen die op de presentielijst staan aanwezig zijn. Vergaderen in een kleinere groep maakt het vaak al stukken makkelijker. In ieder geval overzichtelijker. Of doe je baas gewoon De Bruins boek cadeau. Dat zou ook weleens kunnen helpen.

Lees ook

Vergaderen: 2 alternatieven (Vakbase)
Virtuele vergaderterreur

Alle vergaderlocaties van Nederland

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels