nieuws

Het Nieuwe Vergaderen met vergader-app

Vergaderen

Plaats- en tijdonafhankelijk werken, waarbij er wordt gestuurd op resultaat. Zo kun je Het Nieuwe Werken omschrijven. Onmisbaar hierbij zijn goede communicatiemiddelen en tools als een vergaderapp. 

Het Nieuwe Vergaderen met vergader-app

Wie regelmatig notuleert, is een expert in afkortingen. HNW, oftewel Het Nieuwe Werken zal dan ook niet onbekend in de oren klinken. Het is een term die al aardig is ingeburgerd en binnen verschillende organisaties breed wordt toegepast. Thuis je mailbox doornemen en de eerste dringende zaken afhandelen en daarna, buiten de files om, richting kantoor.  

HNW berust op vertrouwen

Het HNW berust vooral op wederzijds vertrouwen. Je weet dat er gestuurd wordt op output en resultaat in plaats van op jouw aanwezigheid. Je zou dus ook kunnen stellen dat HNW, WVJT is. Oftewel Werken Vanuit Je Talent en niet Werken Vanuit Je Tijd. 

Ondersteunende faciliteiten voor Het Nieuwe Vergaderen

Een belangrijke voorwaarde voor het welslagen van HNW is dat de werkgever ervoor zorgt dat ondersteunende faciliteiten voor elkaar zijn, zoals ICT-toepassingen, flexplekken en (tele)communicatiemiddelen. Is dat allemaal goed geregeld, dan wordt het tijd om een nieuwe afkorting te introduceren HNV oftewel Het Nieuwe Vergaderen. Want waarom zou je nog op de oude manier vergaderen, als je op de nieuwe manier werkt? 

Vergadertool ondersteunt effectieve meetings

Het Nieuwe Vergaderen houdt in dat de dikke aktetas met vergaderdocumenten plaatsmaakt voor een dunne tablet. De overstap naar een vergader-app heeft vele voordelen waarvan de meest voor de hand liggende papierbesparing is. Maar de belangrijkste besparing is die op tijd in het voorbereidingstraject. De tool is dan ook ideaal gebleken voor secretariaten van diverse bedrijven en instellingen. Bij de gemeente Zevenaar hebben ze daar een mooi voorbeeld van. 

Best practice gemeente Zevenaar

Antoinette Evers, senior secretaresse bij de gemeente Zevenaar, is blij dat de gemeente vier jaar geleden is overgestapt naar de vergaderapp iBabs. “Vroeger was ik veel tijd kwijt met het printen van stukken. Nu maak ik de agenda aan, en geleidelijk voeg ik alle stukken toe. Op een gegeven moment is het compleet en druk ik op ‘publiceren’. Dat werkt erg prettig.” 

In het weekend digitaal lezen en paraferen

Op donderdag bereidt ze de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders voor. Vanuit het zaaksysteem Join haalt zij in iBabs de stukken voor de agenda binnen via een DMS-koppeling. De B&W-voorstellen worden dan digitaal aan de wethouders ter parafering aangeboden. Daardoor kunnen zij de stukken in het weekend digitaal lezen en paraferen. “Op maandagochtend zie ik wat er besloten is”, vertelt ze. “Soms is iedereen akkoord en nemen we het voorstel conform advies over. En anders moet er in de vergadering over besloten worden.” 

Van leeskast naar vergader-app

Voor Antoinette is het wat omslachtig dat ze de stukken van het ene naar het andere systeem moet kopiëren. “Maar het is een verbetering ten opzichte van de oude situatie. Toen hadden we een leeskast waarin wij de B&W-voorstellen voor de komende week legden, zodat deze gelezen en getekend konden worden. Nu kunnen de wethouders plaats- en tijdonafhankelijk de vergadering voorbereiden. Bovendien zijn de stukken meteen goed gearchiveerd. Daar hebben we geen omkijken meer naar.”  

Het beste bewijs dat een vergaderapplicatie werkt, zijn de ervaringen van de gebruikers. Zij merken dat er veel tijd wordt bespaard in de voorbereiding naar een vergadering en ook tijdens de vergadering. En het werkt, want in Nederland maken inmiddels meer dan 100.000 mensen gebruik van de vergaderapplicatie iBabs. 

Wil je nog meer lezen over bevindingen in de praktijk? Bekijk dan deze case study van Gemeente Utrecht.

Auteur: Paul Neefjes | iBabs

Reageer op dit artikel