vraag & antwoord

‘Kan mijn voorzitter geen cursus volgen?’

Vergaderen

Regelmatig hoor ik notulisten verzuchten ‘Kan mijn voorzitter geen cursus volgen?’ Veel voorzitters doen maar wat. Ze gaan slecht voorbereid de vergadering in omdat ze het te druk hebben met andere belangrijke zaken. En dat is voor de notulist heel vervelend. Een goede voorzitter maakt het notuleren namelijk een stuk leuker.

‘Kan mijn voorzitter geen cursus volgen?’

Hier vind je informatie over het leidinggeven tijdens de vergadering. Maak een afspraak met je voorzitter en breng het ter sprake, misschien helpt het.

Adviseer de voorzitter

Het probleem is dat veel voorzitters niet stilstaan bij de taak die ze hebben als voorzitter. Ze weten niet welke vergaderprocessen er spelen tijdens de vergadering en hoe je die kunt beïnvloeden. Ze staan niet stil bij de aanleiding of het doel van een agendapunt. Of ze laten deelnemers uitgebreid stokpaardjes berijden of ze vergeten discussies samen te vatten. Als je dit gedrag herkent: stap in je rol als adviseur en vertel je voorzitter dat je op twee manieren kunt voorzitten: taakgericht en groepsgericht.

Taakgericht voorzitten

Taakgericht voorzitten wil zeggen dat de voorzitter erop let dat de vergaderdoelen worden bereikt. Hij geeft bij elk wisselend agendapunt aan wat de aanleiding is om het agendapunt te agenderen en wat het doel van het agendapunt is. Is er sprake van informatie uitwisselen, mening vormen of besluit nemen? Tijdens de discussie roept hij deelnemers tot de orde als ze te veel afdwalen van het vergaderdoel. Bij de afronding geeft hij een korte samenvatting van de discussie en formuleert hij de afspraken en eventuele acties.

Groepsgericht voorzitten

Als de voorzitter de vergadering groepsgericht voorzit, dan creëert hij een vergaderklimaat waarbij alle deelnemers gemotiveerd zijn om een positieve bijdrage te leveren. Hij probeert alle deelnemers bij de vergadering te betrekken. Door geregeld samen te vatten, voorkom je dat mensen de draad van de vergadering kwijtraken en afhaken. Negatief vergadergedrag zoals elkaar in de rede vallen, elkaar niet laten uitpraten, onderonsjes of slecht luisteren zijn natuurlijk niet gewenst. Je moet respect voor elkaar tonen.

Het creatief omgaan met de verschillen tussen de deelnemers is een van de moeilijkste opgaven voor de voorzitter. Verschillen zullen er altijd zijn: iedere deelnemer heeft nu eenmaal zijn eigen achtergrond, kennisniveau, temperament enzovoort.

Het is soms lastig voor de voorzitter om zijn taak goed te vervullen, zeker bij ingewikkelde vergaderingen spelen zo veel zaken. Maar je kunt hem daarbij zeker ondersteunen met deze informatie.

Auteur Marjolein de Jong | Zij geeft onder meer de training Effectief notuleren op de laptop en schreef het boek Notuleren, zo doe je dat.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels