vraag & antwoord

Hoe maak je een visueel vergaderverslag?

Vergaderen

In onze werkomgeving ontbreekt het niet aan tekst. Maar wie zit er te wachten op een vergaderverslag van vijf kantjes? Dat kan ook anders: met een getekend vergaderverslag. Hoe maak je zo’n visueel verslag?

Hoe maak je een visueel vergaderverslag?

Illustraties: Janneke de Boer – Boleij

Iedereen kan tekenen

Maar moet je niet heel goed kunnen tekenen om zo’n verslag te maken? “Iedereen kan tekenen”, zegt Bas Bakker van De Betekenaar, een van de voorvechters van ‘de visuele revolutie’. “Teken een driehoekje en een rondje en je hebt een poppetje. Teken een driehoekje en een vierkantje en je hebt een huis. Je kunt alles platslaan en begrijpelijk maken voor iedereen. Je gebruikt de basisvormen uit het visueel alfabet: een streepje, rondje, vierkantje… Daarmee kun je alles tekenen.” Zaken worden vaak structureel te complex en ingewikkeld gemaakt. Door visueel te werken, breng je eerder de essentie aan het licht. Zo begrijp je elkaar beter, en krijg je meer voor elkaar.

Plezier en enthousiasme

Een steeds grotere groep mensen werkt visueel. Mireille Beumer begon twee jaar geleden als zelfstandig facilitator: iemand die mensen optimaal laat samenwerken en begeleidt naar een optimaal en gedragen eindresultaat. Ze zocht naar werkvormen om mensen actief te laten samenwerken, en kwam in al snel in aanraking met ‘visueel faciliteren’. “Als kind tekende ik heel veel, maar ik stopte er op een gegeven moment abrupt mee. Nu teken ik steeds vaker en heb ik het plezier erin hervonden. Ik gebruik visuals in offertes, bij gesprekken en tijdens bijeenkomsten. Visuals zijn het ultieme hulpmiddel om mensen bij elkaar te brengen en te laten samenwerken. Met behulp van visuals begrijpen medewerkers elkaar beter. Plaatjes maken je hersenen blij!” Ook Janneke de Boer-Boleij van Kom tot de kern kon zich als kind verliezen in tekenen en kleuren, maar een kritische stem nam – zoals bij veel mensen – de overhand: het is niet goed genoeg. “Een paar jaar geleden, tijdens een training storytelling zag ik een ‘graphic recorder’ aan het werk: iemand die tijdens een bijeenkomst live een visueel verslag maakt. Dat wilde ik ook!” Inmiddels maakt Janneke zelf met veel enthousiasme visuele verslagen tijdens bijeenkomsten. “Het mooie is: mensen voelen zich gehoord en gezien als je tekent wat ze zeggen. Dat werkt heel stimulerend en verbindend.”

Toepassen

Ook jij kunt visueel werken toepassen. Hoe?

  • Maak tijdens een vergadering een keer visuele notulen (‘sketchnotes’) in plaats van een verslag in woorden. Denk niet dat je álles als beeld weer moet geven: de combinatie van woorden en beelden is juist heel krachtig.
  • Misschien teken je onbewust al als je met iemand aan de telefoon zit (‘doodling’). Dat helpt je gedachten te structureren, blijkt uit onderzoek. Kijk eens bewust naar wat je tekent.
  • Als je nadenkt over een probleem: teken eens je gedachten. Visuele informatie stimuleert en ondersteunt je denkproces. Zo kom je tot andere en creatievere oplossingen.
  • Twijfel je of het wel past in jouw organisatie en of het niet ‘kinderachtig’ gevonden wordt? Probeer het gewoon uit. Laat het zien. Dat hoeft niet meteen groots: begin met wat voor jou comfortabel voelt. Wie weet wat voor enthousiasme het teweeg brengt!

Tips voor een visueel vergaderverslag

  • Begin klein. Maak bijvoorbeeld naast je teksten ook visuele aantekeningen als je in gesprek bent.
  • Wees niet te kritisch op je eigen werk. Het gaat niet om mooi, maar vooral om duidelijk. Tekenen is (in deze vorm) een communicatiemiddel, geen kunstwerk.
  • Formuleer een paar woorden die je veel tegenkomt in je werk en maak die visueel. Gebruik Google voor complexe begrippen als ‘visie’. Door ‘vision’ en ‘icon’ in te tikken, krijg je een schat aan ideeën. Kies wat voor jou het beste past.
  • Gebruik kleur, bijvoorbeeld de kleuren van het bedrijfslogo. Geef een aantal symbolen een klein kleuraccent of schrijf een aantal teksten in kleur. Maak het niet te bont: twee kleuren is meer dan genoeg en zorgt voor eenheid.
  • Heb lef. Ga het gewoon doen en kijk wat voor moois het je brengt.

 

Reageer op dit artikel